监理档案的要求

　　对监理档案的四个重要要求是

　　一、监理档案的分类

　　按施工阶段监理档案来源大致可以分为三大类：

　　第一类，即建设工程的基本文件。

　　第二类，即施工单位报审的各类报表及附件。

　　第三类，即项目监理机构在施工监理过程中完成的各种档案。

　　第一类档案主要来源于建设单位。主要包括：各类合同;勘察设计文件及图纸等。这些档案主要是原件，项目监理机构要及时收集并妥善保存.

　　第二类主要来自施工单位报审的各类报表及附件。主要包括：质量、安全验收以及进度、费用审核表格。这些档案由施工单位提供，档案员要根据施工进度督促监理人员及时签审归档。

　　第三类主要是现场项目监理机构在施工监理过程中完成的各种档案。主要包括：监理规划;监理实施细则;旁站方案;安全监理方案;监理通知单、监理工作联系单;旁站记录;实测实量;会议纪要;监理月报;工程质量评估报告;专题报告;监理日记;监理工作总结等。此外，还有上级主管部门以及制度规定要求提供的一些台帐等。这部分档案由项目部编写、纪录、传递、整理归档。

　　二、监理档案员基本要求

　　应掌握以下的知识：

　　(1)了解建设工程的基本建设程序，加深对工程建设的理解，从而知道自己处理的是什么档案，有什么用处，档案之间有什么关系，以便清楚掌握档案管理工作。

　　(2)了解监理档案、施工技术档案、基建档案;掌握档案分类的基本方法;熟悉《建设工程文件归档规范》关于工程文件的立卷、归档、验收与移交的规定及建设工程文件归档范围，以便能指导施工承包单位的施工技术档案技术整理工作。

　　(3)掌握《建筑工程施工质量统一验收标准》的基本内容，理解工程验收的几个验收层次的概念及其关系;掌握各个层次质量验收地的合格条件;掌握分项、分部工程的划分标准和质量验收的程序。

　　(4)了解与《统一标准》配套的专业工程施工质量验收规范的有关内容，材料、构配件验收试验、工程检测等的有关规定。

　　(5)掌握一定的文秘知识，具备一定的文字能力;熟悉电脑操作和有关软件;对信息化管理有一定的理解;有一定的组织能力和协调技能。

　　三、监理档案的管理要求

　　(一)项目监理机构应建立完善监理文件档案管理制度，宜设专人管理文件档案，做到“明确责任，专人负责”。

　　(二)项目监理机构应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件档案。监理人员应及时分类整理自己负责文件档案，并移交由总监理工程师指定的专人进行管理，监理文件档案应准确、完整。

　　(三)项目监理机构收集归档的监理文件档案应为原件，若为复印件，应加盖报送单位印章，并由经手人签字，注明日期和原件存放处。

　　(四).监理文件档案涉及的有关表格应采用统一表式，签字盖章手续完备。

　　(五).项目监理机构宜采用信息技术进行监理文件档案管理。

　　四、监理档案的分册管理依据

　　1、《河北省建设工程施工阶段监理工作的实用表式填报说明及要点》把监理档案按六册分类整理。

　　2、建设工程监理规范GB/T50319--2013

　　发布:2013年5月13日实施：2014年3月1日

　　3、建设工程监理工作标准DB13(J)/T161--2014

　　发布:2014-06-25实施：2014-08-01

　　第一册(共7项内容)

　　1、委托监理合同(实行监理招标的应附监理中标通知书);工程监理单位营业执照及资质证书复印件盖监理单位公章。

　　2、施工合同(含各类合同，如分包合同等)

　　3、建设工程监理备案表

　　4、施工许可证

　　5、项目监理机构组织形式、总监理工程师任命书(A.0.1)及监理机构监理人员资格证书。证书复印件加盖监理单位公章。

　　6、合同争议处理意见

　　7、合同变更档案

　　第二册(共8项内容)

　　l、勘察设计文件

　　2、设计交底与图纸会审会议纪要

　　3、工程变更单(C.0.2)

　　4、工程开工报审表(B.0.2)工程开工令(A.0.2)工程暂停令(A.0.6)工程复工报审表(B.0.3)

　　5、施工组织设计/(专项)施工方案报审表(B.0.1)

　　6、分包单位资格报审表(B.0.4)

　　7、施工机械和设施/计量设备报审表(B.0.8)

　　8、试验室报审表(B.0.6)

　　第三册(共14项内容)

　　1、监理规划

　　2、监理实施细则

　　3、监理月报

　　4、单位工程竣工验收报审单(B.0.12)

　　5、工程质量评估报告

　　6、监理工作总结

　　7、第一次工地会议及第一次工地会议印模签名字样留存表(C.0.4)、监理例会

　　8、工程质量事故报告单

　　9、工程质量事故处理方案报审

　　10、监理工作联系单(C.0.1)

　　11、监理通知单(A.0.3)监理通知/工程质量整改通知回复单(B.0.11)

　　12、工程质量整改通知单(A.0.4)监理通知/工程质量整改通知回复单(B.0.11)

　　13、施工单位申请表

　　14、监理日志

　　第四册(共5项内容)

　　l、施工控制测量成果报验单(B.0.5)

　　2、工程材料、构配件、设备报审(B.0.7)

　　(有见证取样送检档案的附在相应的报审表后)

　　3、报审、报验单(B.0.9)

　　4、分部工程报验单(B.0.10)

　　5、旁站记录(A.0.7)

　　第五册(共6项内容)

　　l、工程款支付报审表(B.0.13)

　　2、工程款支付证书(A.0.9)

　　3、索赔意向通知书(C.0.4)

　　4、费用索赔报审表(B.0.15)

　　5、施工进度计划报审表(B.0.14)

　　6、工程临时/最终延期报审表(B.0.16)

　　第六册(共5项内容)

　　l、监理台帐

　　2、收、发文登记表

　　3、工程档案的照片及声像档案

　　4、其它监理档案(含工程质量保修期的监理档案)

　　5、D类表(项目监理机构考核评价用表)(建设工程监理工作标准DB13(J)/T161-2014)

　　五、监理档案的移交

　　依据：《河北省建设工程施工阶段监理工作的实用表式填报说明及要点》

　　需向档案部门提交归档的监理档案

　　1、工程开工报审表(B.0.2)

　　2、工程复工报审表(B.0.3)

　　3、施工控制测量成果报验单(B.0.5)

　　4、工程临时/最终延期报审表(B.0.16)

　　5、工程材料、构配件、设备报审(B.0.7)

　　6、工程质量事故报告单;

　　7、工程质量事故处理方案报审表;

　　8、工程暂停令(A.0.6)

　　9、工程质量整改通知单(A.0.4)

　　10、监理规划

　　11、监理实施细则

　　12、合同争议处理意见

　　13、合同变更档案

　　14、工程质量评估报告

　　15、监理工程总结

　　16、工程变更单(C.0.2)

　　17、法律、法规所规定的归档档案

　　建设监理档案暂行管理办法

　　为了系统完整地的保存和科学地管理我所的建设监理档案，根据本所《监理工作管理规定》和国家《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程监理规范》的有关规定，结合本所的具体情况，制定本办法。

　　第一条建设监理档案，是指我所在对受托建设项目实施监理的过程中形成的各种文字材料、图纸、图表、照片、音像记录等技术文件的总称。是我所全体工程技术人员和管理人员的.劳动成果和智慧结晶，也是我所对监理的建设项目实施专业化管理和科学控制的真实记录。它对我所的业务拓展和进一步发展具有极其重要的意义。

　　第二条建设工程文件的归档包括两方面含义：一是项目监理机构将监理过程中形成的文件向本所监理部移交；二是项目监理机构将监理过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。

　　第三条监理档案的形成、收集、整理责任人是项目总监理工程师。项目总监理工程师应在项目竣工验收后的一个月内，将根据本办法整理的监理文件完整地移交给监理部，由监理部进一步编目、组卷、装订并保存。只有合格地完成了归档工作，项目的监理工作才算告一段落。

　　第四条为便于监理档案的编制和查阅，监理文件的分类和编码统一规定如下：每一份监理文件均采用一组九位代码来表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含义是“档案”类，以区别于“图书”“档案”；

　　第2位：填写字母J或S。J含义是“建筑安装工程”；S含义是“市政基础设施工程”；

　　第3位：表示文件的大类，以数字来表示。“1”代表工程准备阶段文件；“2”代表监理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工图；“5”代表竣工验收文件；

　　第4、5位：表示文件的小类，以阿拉伯数字编码。编制人按照《建设工程文件归档整理规范》中的附录A《建设工程文件归档范围和保管期限表》（以下简称附录A）的顺序编号；如“立项文件”为1、“建设用地、征地、拆迁文件”为2等等。

　　第6、7位：表示文件属类，是小类项下的分项，依照附录A中“○”的数字编写，如不划分属类时可分别填写“0”、“0”。

　　第8、9位：为文件流水号。

　　本例代码含义为：建筑安装工程挡案—监理文件—监理规划—监理实施细则一份。

　　第五条一切依法监理的证明文件和监理质量的证明文件及作为监理成果的结论性文件，均应属于归档范围。具体内容如下：

　　1工程项目监理机构及负责人名单；

　　2施工合同文件及委托监理合同；

　　3勘测设计文件；

　　4施工许可证和安全许可证；

　　5监理规划、监理实施细则；

　　6分包单位资格报审表；

　　7设计交底及图纸会审会议纪要；

　　8施工组织设计（方案）、专项施工方案、安全施工组织设计报审表；

　　9工程开工/复工报审表、工程开工/工程暂停令；

　　10测量核验档案；

　　11工程进度计划及控制档案；

　　12工程材料、购配件、设备的质量证明文件及检查、试验档案；

　　13施工试验档案；

　　14设计变更和工程变更档案；

　　15隐蔽工程验收记录；

　　16工程计量单和工程支付证书；

　　17监理工程师通知单、监理工作联系单、会议纪要、往来函件；

　　18各种报验申请表；

　　19监理日记、监理月报；

　　20质量缺陷和质量事故的处理文件；

　　21检验批、分项（子分项）、分部（子分部）、单位工程的验收档案；

　　22索赔文件档案；

　　23竣工结算审核意见书；

　　24工程项目施工质量评估报告等专题报告；

　　25监理工作总结；

　　26鉴于每个项目具体情况不同，归档档案不一定都如上所列齐全，但绝不能少于附录A中规定监理单位应保存的文件内容。

　　第六条归档的工程文件应为原件，其幅面尺寸为A4幅面。

　　第七条监理档案的保存期限和密级从《建设工程文件归档整理规范》的规定。

　　第八条监理档案应有专人保管；监理档案的到期销毁必须经所主管领导批准并登记造册，由指定人员见证销毁。

　　第九条外单位来所查阅或复印档案档案，须持单位介绍信，并经所主管领导批准。有密级的档案一般不外借。如工作需要确需借阅时，须经所主管领导批准。

　　监理需要做哪些档案

　　监理档案（又叫做建筑工程档案）包括：监理档案概述，监理投标文件，监理管理档案，监理工作记录，竣工验收档案，监理工作其他档案，监理档案的管理办法，安全监理档案等内容。

　　项目监理部行政文秘负责工程施工有关信息收集、管理、保管。总监理工程师或总监代表组织定期工地会议或监理工作会议，并整理会议纪要。专业监理工程师定期或不定期检查施工单位材料、构配件、设备的状况以及工程质量的验收签认，并将有关信息收集后，向总监理工程师或总监代表汇报。

　　扩展档案：

　　一、监理档案的作用：

　　监理档案的要求

　　1、监理档案是反映工程质量和工作质量的重要依据；

　　2、监理档案是工程质量竣工验收的必备条件；

　　3、监理档案是城建档案馆的重要组成部分；

　　4、监理档案是建筑交付使用后维修、改建、扩建的重要依据。

　　二、监理档案的要求：

　　1、工程的参见各方应该把工程档案的形成和积累纳入工程管理的各个环节和相关人员的职责范围；

　　2、工程档案档案应该实行分级管理，由建设、勘察、设计、监理、施工等单位的主管（技术）负责人组织各自单位的工程档案管理的全过程工作。在工程建设过程中工程档案的收集、整理和审核工作应有熟悉业务的专业技术人员负责；

　　3、工程档案应随着工程进度同步收集、整理和立卷，并按照有关规定进行移交；

　　4、工程各参加单位应该确保各自档案的真实、准确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。所用表格应按相关规定统一格式，若有特殊要求需要增加表格时，应按有关规定统一归类。

　　监理档案都有哪些？

　　1、勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件。

　　2、监理规划、监理实施细则。

　　3、设计交底和图纸会审会议纪要。

　　4、施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件档案。

　　5、分包单位资格报审文件档案。

　　6、施工控制测量成果报验文件档案。

　　7、总监理工程师任命书，开工令、暂停令、复工令，工程开工或复工报审文件档案。

　　8、工程材料、构配件、设备报验文件档案。

　　9、见证取样和平行检验文件档案。

　　10、工程质量检查报验档案及工程有关验收档案。

　　扩展档案：

　　注意事项

　　1、监理档案必须及时整理、真实完整、分类有序。

　　2、监理档案的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。

　　3、监理档案应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

　　4、监理档案的编制及保存应按有关规定执行。