监理档案管理办法

　　监理档案管理办法

　　《监理资料管理制度》要点：

　　（一）、城建档案管理规定

　　1、《统一用表》必须采用碳素黑色墨水填写或黑色碳素印墨打印，采用复写的应使用单面碳素复写纸，填写或打印的首份用于上交城建档案馆；

　　2、签署人签名采用惯常笔迹亲笔手签。项目总监或总监代表和监理工程师盖执业注册章，单位签署栏应采用单位注册全称并加盖公章；

　　（二）、收文程序

　　来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档

　　1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；

　　2、按照文件规定的分类，属于同类编号的文件登记在一张表上。

　　（三）、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理

　　第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的；

　　专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→返回发文单位

　　第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的；

　　专业监理工程师（监理员）传阅→项目总监(总监代表)批准→转发有关单位

　　第三种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；

　　专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→盖章→返回发文单位

　　第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的；

　　专业监理工程师（监理员）批阅签字→归档

　　第五种文件：各参建单位发给监理的参考资料或回复函件。

　　专业签阅→归档

　　（四）、发文程序拟稿→审稿→签发

　　1、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人；

　　2、监理函件由提出发文的监理人员拟稿；

　　3、根据授权，发文内容必须通过项目总监（总监代表）审核后才能定稿；

　　4、所发文件须经监理工程师和总监盖章签字后,方可发出；

　　5、转发参建单位文件经监理工程师和总监审阅后转出。

　　（五）、收、发文登记

　　1、收文和发文分开登记；

　　2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起；

　　3、经济签证独立登记；

　　4、工程变更独立登记（总监登记）；

　　5、多个单位工程的项目、多个分段的市政工程，项目总监根据实际情况制定收、发文登记和归档方案。

　　（六）、资料收集

　　资料收集范围：政府部门、业主、各参建单位、设备材料供应商、项目周边情况资料、本以及监理小组资料。

　　（七）、资料编号

　　1、城建档案和统一规定资料编号为：A承建商类、B监理类、C监理内部使用类、D勘察设计类、E业主类；

　　2、各工程项目发文和收文统一编号如下：

　　（1）、发文编号：采用MMi-Ni-XX形式；

　　MM:表示工程项目名称汉语拼音的字头。如“HW”表示“华为”,“i”表示栋号或区段号；

　　Ni:表示政府和统一管理的资料分类号。如“B4”表示“开工令”,“C2”表示“工程进度跟踪表”；

　　XX:表示流水号。如1，2，3，……N。

　　（2）、收文编号：按城建档案规定的分类，属于同类编号的登记在一起，然后按照收文顺序编写流水号；

　　3、若项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分开后再编号。

　　（八）、资料归档

　　1、按A、B、C、D、E分五大类分别归档；

　　2、每大类采用统一制作的样板文件夹按分类编号分开；

　　3、上交档案馆的资料由资料员协助工地资料员按照档案馆的要求整理、归档。

　　（九）、向移交资料

　　分类→装订→上交

　　1、每月上交归档资料（见附表），按照城建档案和的规定划分为：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大类，分别装订成册；

　　2、每月28日前须将本月资料整理好上交；

　　3、现场资料员向上交资料时，应填好“资料目录”表，并由交接人签字。

　　（十）、监理机构内监理临时移交

　　（十一）、向档案馆移交资料

　　（十二）、资料借阅

　　（十三）、资料信息化管理

　　通过计算机完成的资料都必须拷贝存盘，月底与资料一起上交。

　　（十四）、资料保管

　　1、资料员负责好资料的防盗、防腐、防丢、防潮工作；

　　2、监理小组常用的资料，应自留复印件或拷贝保存，以备查阅。

　　（十五）、失效资料处理

　　工程竣工后项目总监（总监代表）负责将剩余的资料上交。

　　（十六）、总监、资料员的责任

　　总监对监理资料的管理负监督和管理责任。

　　监理资料员怎样整理档案？

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　　资料员工作的具体流程资料员岗位职责

　　1．2．1在项目上负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。

　　（1）负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作

　　（2）收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档。

　　1．2．2参加分部分项工程的验收工作

　　（1）负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档；

　　（2）监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步；按时向档案室移交；

　　（3）负责向市城建档案馆的档案移交工作；

　　（4）指导工程技术人员对施工技术资料（包括设备进场开箱资料）的保管

　　1．2．3负责计划、统计的管理工作

　　（1）负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表；

　　（2）负责与项目有关的各类合同的档案管理

　　1．2．4负责工程项目的内业管理工作

　　（1）协助项目经理做好对外协调、接待工作；

　　（2）负责工程项目的内业管理工作

　　1．2．5完成工程部经理交办的其他任务

　　建设工程档案管理办法

　　关于规范编报城市建设工程档案的通知各建设、施工、监理单位：为及时、规范编报城市建设工程档案和加强业务指导工作，确保工程档案的齐全

　　法律依据：

　　《中华人民共和国档案法》

　　第八条国家档案主管部门主管全国的档案工作，负责全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。

　　县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

　　乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。

　　第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

　　中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的档案业务工作。

　　第十条中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。