“会计档案外包”业务或将兴起

　　《中国会计报》记者从某省财政厅会计处获悉，最近陆续有很多会计档案管理人员打来咨询电话，其中多数对于私营企业和外资企业在实行破产清算后档案如何处置表示了困惑：这些档案应该“保留还是丢弃”？企业会计档案管理工作细小而繁琐，然而《中国会计报》记者通过调查发现，这项最容易被人忽视的工作，背后其实隐藏着许多问题。

　　会计档案是留还是扔

　　“我们是一家外资企业，刚刚完成破产清算，但是不知道这些会计档案该怎么处理？”张林（化名）给某省财政厅会计处打来电话咨询求助。

　　从1999年1月1日起施行的《档案管理办法》中第十三条规定：单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

　　对于外资企业而言，由于其在中国没有业务主管部门，而且不能携带档案出境，所以其档案只能移交当地档案馆代管。而档案馆相关工作人员表示：“我们档案馆工作人员有限，管理成本高，而且各单位会计档案如此繁多，全部交由档案馆来保管显然不切实际。”“这样一来，往往中外合资企业被注销后，公司相关人员就把档案分掉，移交中方合资者，后来就慢慢散失了。”一位知情人士这样告诉记者。

　　面临这种困境的不只是外资企业。随着经济的快速发展，市场竞争日趋激烈，很多企业的存续时间越来越短，留下一个会计档案管理的乱摊子。会计档案“是留是扔”的问题在业内也是众说纷纭。

　　一位在外资企业工作的会计主管认为，公司经清算后在工商部门完成注销，公司的一切法律权利义务终止，失去了法律意义上的责任还有什么可追溯？而另一位会计主管反驳道：“会计档案里面有重要的税收信息，很多房地产开发公司成立两三年后，做完项目就把项目公司进行注销，以至于税务局无从收到这个项目公司的土地增值税。”

　　电子档案中哪些要纸质备份

　　会计档案管理的方式，也是不少会计人员所面临的困惑。尽管很多会计人员都知道纸质档案和电子档案应该并存，但是由于实际操作上存在诸多困难，目前的焦点就集中在会计档案中到底哪些需要纸质存档、哪些需要电子存档？多长时间备份一次？通过什么介质进行备份？按照《档案管理办法》第十二条规定：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　一位企业的会计主管就向记者抱怨道：“我们单位电子档案每周一用光碟进行备案，现在光碟多得没地放了，专门申请了一间房还是放不下。如果把它们都打印出来，更是劳神费力，同样没地方。”据本报记者调查，同样是央企，有的央企不打印明细账，仅凭证发票采用纸质保存。但是有的央企就是严格按照要求用服务器每周对电子档案进行AB备份，全部明细账和会计凭证都要打印出来进行纸质保存。

　　关于如何保存电子档案，央企尚没有统一，更何况私营企业。

　　不过，对于那些完全通过光盘或者服务器备份的单位而言，他们对于税务局查账是否承认电子档案也心存疑虑。

　　有些单位的做法是，接到税务局查账通知后，连夜把需要的会计年度的会计档案全部打印出来。但是有的单位又反映部分税务局只看手工账本，打印的账本都过不了关。

　　其中的原因不外乎税务局担心企业提供的电子档案有被修改的可能，尤其是国内一些记账软件可以复制好几个账套，并可以进行反复撤销修改，甚至有的企业能够针对银行、税务局、工商局和会计师事务所各做一个账套。这对于税务稽查工作人员来说，也是一个不小的挑战。

　　会计档案外包或是发展方向

　　现行的《档案管理办法》毕竟是10年前的产物，已经不适应现在企业的发展和需要。关于会计档案管理，上述会计处的工作人员建议，在电算化形势下，大型企业至少要建立“灾难恢复中心”，以保证在任何情况下不会丢失，而中小企业则应该有一个关于会计档案管理的规范手册，让企业按照自己的实际情况开展相关工作。

　　记者从一位接近政策制定者的知情人士了解到，会计档案管理属于会计基础工作的一部分，对于外资企业和私营企业破产清算后在会计档案保管、电子档案的备份保存等方面已经发现了的问题，目前正在寻找适当的解决办法。

　　部分企业的会计主管或者财务经理建议，由于会计档案管理是项重要而繁琐的工作，因此可以委托给一个服务外包公司。

　　其中一位会计主管曾经做过相关的尝试，给各个公司扫描存档会计信息，很遗憾没有获得成功，原因是“国家没有相关立法规定，很多公司担心信息外泄。”还有一些担心是，会计档案外包服务可能会形成高度垄断。“因为在云计算环境上，一个省一家这样的公司就能消化掉整个市场的容量。”不过，很多会计人员表示，目前通过外包服务公司帮助企业管理会计档案的物质条件已经具备，只差软环境和法律方面的认可，将会计档案进行“外包”应该是未来的发展方向。

　　来源：《中国会计报》2009年09月04日