开放的档案是档案？还是封闭的档案是档案？

　　开放的档案是档案？还是封闭的档案是档案？提出这样的问题是不是让人觉得非常意外和不置可否，或者说是没有事找事呢？如果要问档案馆开放的档案与封闭的档案有什么区别呢？可能大都会说没有什么区别。真的没有区别吗？没有区别为什么有的开放有的要封闭呢？区别就在于开放的档案基本上都已经失去了凭证价值作用，可能会有人问档案失去了凭证价值作用就要怀疑它的档案身份吗？不是还有历史文化价值吗？别忘了档案的根本价值是它的凭证价值，而且还有更多的理论因素，咱们且往下看。

　　按照文件运动理论的观点：“文件运动内在动力的学说，实际上就是阐述文件作用、作用形式和保管期限的文件价值理论。”

　　[1]“文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件运动具有阶段性的特点”，

　　[2]“档案正是文件运动过程中某一阶段的别名”。

　　[3]这就是说，文件运动是由文件价值的变化推动的，由于文件价值的变化使得文件分为不同的运动阶段，档案是由于文件价值的变化而形成的，它是文件运动过程中或者说文件价值变化过程中的某一阶段。

　　什么是文件价值变化为的档案价值呢？按照文件运动理论中的文件价值观点：文件分为文件的第一价值与第二价值。“文件的第一价值指文件对其形成者的有用性。文件的形成原因是多方面的,它们在形成之初当然是其形成者进行职能活动的工具，在完成其原定目的以后、又还可能为形成者日常行政性事务提供参考并作为其行为或权益的合法凭证，或为财务工作、研究工作及其他各方面的工作提供参考和依据。”“文件的第二价值是对文件形成者以外利用者的价值，这种价值已越出了原形成者的兴趣和需要。简言之，文件的第二价值就是文件对社会的有用性。在欧美日耳曼语系国家里，文件的第二价值又称为‘档案价值’。因为这种价值主要是由保存在档案馆中的文件体现的。第二价值一般分为两类：证据性价值和情报性价值。”

　　[4]当然，对于文件的第一价值与第二价值到我国后就变得复杂起来了，我国又提出档案的第一价值和档案的第二价值，“档案对于档案形成者的首要作用，构成了档案的第一价值”，“档案对于档案形成者以外的这种社会作用，构成了档案的第二价值。”

　　[5]正如有研究者所说：“我们的档案价值，既不能说是文件的第二价值，又不能说就是文件价值，也不能说就是非现行价值。我们的档案价值的确既存在第一价值，又存在第二价值，但它与文件的第一价值和第二价值又不是一回事。”

　　[6]这里不辨析孰是孰非，简单地说，文件价值就是具有现行效用的办事工具，档案价值就是具有凭证作用的保存备查工具。更简单地说文件价值就是现行效用，档案价值就是凭证作用。

　　不过，文件的第一价值与第二价值、档案的第一价值和第二价值提出者所说的一个问题，即第一价值对其形成者有用性和第二价值对社会的有用性是有问题的，这也是一个比较复杂的问题，别的不说，只说档案价值（文件的第二价值与档案的第二价值），其凭证作用是对社会的有用性吗？关于这个问题在“档案馆是为社会保存提供利用档案吗？”中已经分析过，这里再简单地分析一下。从档案馆的档案利用情况来看，大多数利用档案的情况好像都与社会没有太大的关系，也就是与对社会的有用性不太相干。如工作查考利用档案，基本上都是因工作需要查阅本单位形成的档案，这不能说是对社会的有用性。经济建设的利用与工作查考基本相仿。编史修志利用档案，其编写地方专业志主要是为了完成本单位的任务，编写地方专业志的基本上都是本单位的利用本单位形成的档案来编写。严格说，编写地方专业志利用与工作查考基本相仿，而不是研究历史，也不能说是对社会的有用性。民生档案利用是近些年档案利用的大户，民生档案利用是不是属于对社会的有用性呢？也不属于，民生档案利用者都是与民生档案有关的相关人。

　　上述这几类档案利用者不仅不是档案的社会利用者，而且，他们的档案利用都是利用的档案的凭证作用。档案的凭证价值有一个特征就是专指性。档案凭证价值的专指性指的是档案凭证价值与其利用者具有专指性的关系，也就是具有一对一的专指关系，或者说是具有针对性的专指关系。工作查考利用其专指性既具体又明确。编史修志利用档案，基本上都是本单位的利用本单位形成的档案来编写其专指性很明确。民生档案利用就更不用说了，“普通市民——这种类型的人利用档案仅仅是为了满足个人的查证需要，他们利用档案的专指性很强，而且要求比较迫切，有些是为了证实个人履历、有些是为了解决房产、婚姻纠纷。”

　　[7]“大部分个人用户是在办理其它事情时需要用到档案凭证”，才到档案馆利用档案，“到馆的利用者主要查询与自身利益相关的证明材料”。

　　[8]上述利用凭证作用的档案中还有一个明显的特点，就是利用的绝大多数档案都是封闭期的档案。

　　再来看真正对社会的有用性的档案利用，主要是学术研究中的一类，因为撰写论文或者研究某方面的历史问题来利用档案，这类利用大都属于利用非本单位形成的档案，也就是社会利用。他们利用档案有两个特征：其一，利用的档案大都是开放的档案；其二，利用的是档案的历史文化价值。

　　按照文件运动理论的观点，文件变档案是由于价值的变化，文件价值是现行效用，档案价值是凭证作用，而开放的档案其价值是历史文化价值，其作用才真正是对社会的有用性。那么，开放的档案价值变化算不算运动呢？如果算，那么，开放的档案就不是档案了，是什么呢？如果不算，那么，明显的历史文化价值与凭证价值有着很大的差别，而且，没有了档案的根本价值——凭证价值，那还是档案吗？还有就是，如果不算，那么所谓的文件运动理论的正确性就要大打折扣。

　　意大利的波尼法西奥在《论档案》中“主张档案馆的性质应当是公开的，只有可以公开的档案才应当归档案馆保存。”

　　[9]按照这一观点及文件运动理中档案是对社会的有用性观点，那么，档案馆应该只保存开放的档案，而只有开放的档案才具有对社会的有用性，那么，是不是对形成者及相关人的有用性为主的封闭档案就不是档案呢？

　　说到这里，你说说开放的档案是档案？还是封闭的档案是档案？到底哪个是档案？是文件运动理论错了？还是把档案确定为具有凭证价值作用错了？到底哪里错了呢？

　　参考文献：

　　[1][2][3][4]何嘉荪，傅荣校著.文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论[M].北京：中国档案出版社，1999：6、76、1、236-237.

　　[5]陈兆祦，和宝荣主编.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，1986：30.

　　[6]傅荣校.关于档案价值的研究[J].中国档案，1996，（9）：33-35.

　　[7]杨帆.档案馆核心竞争力构建研究[D].安徽大学，2013.

　　[8]杨丽.成都市（区、县）综合档案馆利用服务调查研究[D].电子科技大学，2015.

　　[9]傅荣校.档案馆性质认识之历史变迁[J].档案，1993（04）：21-23.