档案整理工作中的业务外包问题

　　随着档案信息化的发展，传统的档案管理模式正在向现代档案管理模式转变。“业务外包”作为一种现代管理模式，被运用于档案管理是档案事业发展的必然趋势。

　　一、“业务外包”的含义及在档案整理工作中的利与弊

　　业务外包（Outsourcing也译资源外包、资源外置）是指企业整合利用其外部最优势的专业化资源，从而达到降低成本，提高效率，充分发挥自身核心竞争力和增强对环境的迅速应变能力的一种管理模式。作为一种经营管理模式，上世纪90年代，就已经被西方图书馆界吸收并利用，随后进入我国图书馆界，尤其是在采编部门得到广泛的应用，并取得了阶段性成果。目前，对业务外包的研究已经从实践层面总结上升到理论、方法的研究，并形成完善的运作模式、优良的监督机制等。这些新的管理理念都值得档案界学者借鉴。因为档案工作的机性、安全性特点，在档案界业务外包的提法还非常谨慎。主要弊端就是业务外包会触及档案的信息安全。但是档案作为一种历史资料，它的机性和时效性不是一成不变的，随着时间的推移，机性逐渐减小，以至消失。事实证明，业务外包可以借助第三方档案业务资源（中介机构、服务商）整合社会上图书与档案专业的人力资源和技术资源等优势力量去完成机关企事业单位因缺乏档案人员而造成的业务积压和数据录入等浩大工程。目前一些政府机关为了把主要精力集中于核心业务上，充分发挥其优势与专长，将非核心的、次要的、技术含量低的辅助性业务，如文书档案整理（以合约的方式）委托给外包业务人员或外部中介服务机构办理。这种新的管理模式，可以节省机关人力，达到降低成本，提高机关工作效率的目的，受到政府机关的广泛欢迎。

　　二、文书档案整理业务外包的必要性

　　随着计算机及现代办公技术的飞速发展，纸质文书档案大量增加。纸质文书档案整理工作是一项非常浩大的脑力兼手工操作的系统工程，是办公室的常规业务，任务繁重而艰巨。以我省文化主管部门为例，受政府职能扩大、归档文件增加、缺少文书档案整理人员的影响，文书档案整理工作面临着很大困难，而档案整理的标准化、规范化和程序化为文书档案整理业务外包提供了可能。

　　根据DA/T22―2000《归档文件整理规则》和河南省档案局发布的《<归档文件整理规则>实施细则》，文书档案整理的要求十分明确，即分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。同时，文书档案整理工作的作业方法相对稳定，带有一定的流水作业的性质。鉴于文书档案整理工序简单、重复、单一，工作量大的情况，在机关人员短缺的情况下,外包十分必要。

　　三、档案整理工作业务外包模式分析

　　1．按加工地点划分：可分为“到单位加工模式”和“外送加工模式”。这是图书馆业务外包采用的两种主要方式。鉴于档案的保性、安全性的特点，档案整理工作业务外包建议采用“到机关加工模式”，即外包业务人员到机关办公室对文书档案进行分类、编号、编目、装订等工作。这种外包模式其实质是机关办公室利用外部的人力资源，优势是与外包业务人员沟通便利，发现错误可随时修正，机关办公室易于掌握和控制外包工作进展，监督指导外包业务的开展情况，可避免外包人因利益而故意拖延时间等问题的发生。

　　2．按加工深度划分：为“完全外包”和“部分外包”

　　“完全外包”是机关办公室把全部文书档案整理业务包括分类、装订、排列、编号、编目、装盒交给外包方完成。“部分外包”是外包业务实施后，机关办公室人员（机要秘书）同时也担负一部分整理业务，如目录打印、采购整理用具与外包业务人员一起商量制定符合本单位的分类方案等。

　　3．按照档案整理工序分：可分为分类外包、装订外包、归档文件排列外包、编号外包、编目外包。

　　四、档案整理工作业务外包实施方案

　　1．选择合适的外包业务人员：选择信誉良好、服务质量高对承包业务熟悉的外包业务人员（中介机构、服务商），是决定其外包业务的执行水平和服务质量好坏的关键因素。采用两种方式：

　　（1）将档案整理业务承包给档案中介机构、服务商并与之签订外包合同。这种方法适合经济实力强的企业、学校档案的整理。目前档案中介机构还未像图书供应商那样形成规模。

　　（2）借用外部力量。根据我国现行体制和隶属关系，上级管理机构对下属单位具有财权、人事权、总体组织协调权。为了保证档案的安全，更多的政府机关请有丰富经验的、技术高的退休的档案管理人员来机关进行业务指导，并承担其中部分工作，如分类工作。其余的技术含量相对较低、工作量大的装订、编号、编目可以抽调本系统下属单位的专业图书、档案人员承担。档案工作中这种外包形式经济实用，可降低机关成本，从而被普遍应用。

　　2．建立良好的沟通

　　机关办公室与外包业务人员之间是相互合作、互惠互利的关系，双方应该经常沟通，沟通是合作双方交流思想、互通信息、统一认识的过程，合作双方只有建立良好的沟通，才能增进相互了解与信任，保障外包业务能够顺利进行。沟通内容包括：合作条件、档案整理方案、技术指导、工作量等。

　　3．科学制定合同，明确双方权利与义务

　　在外包业务执行前期（或合同中）双方要对具体的承包内容作出详细规定。如制定出工作目标、合作范围、运行方式、对编目人员的上岗要求、编目完成质量要求、完成时限、责任划分、违约责任等。

　　4．对外包业务人员进行监督

　　机关办公室人员要配置审核人员进行实时抽查和监督，发现问题及时与外包业务人员协调和沟通，使外包工作能够顺利开展，并取得较好效果。监督工作可分为：事前监督、事中监督、事后监督。良好的监督可以保证外包业务的工作时效和工作质量，在监控抽查中，发现装订质量不合格，可要求其返工，打印目录存在错别字，可要求其及时改正，避免外包人员因为工作量大而敷衍降低整理质量，或者因为利益拖延时间等。

　　5．与外包业务人员签订保协议

　　档案信息安全是档案工作永恒的主题，也是国家信息安全工作的一项重要内容。在档案整理业务外包时，外包人员在项目实施期间，因工作需要接触到机关档案秘信息，这就要求外包人员必须保守秘，不得向外泄露机关秘信息，承包方人要填写个人简历，提供身份证复印件（交甲方）并保证永久保，如若违约，将追究外包人员法律责任，造成损失的由外包人负责赔偿。

　　综上，档案整理工作中有两种情况可以考虑外包。一是积压档案的整理，二是具有简单、重复、技术含量低等特点的操作性工作。期望档案中介机构能像图书供应商那样形成规模化、商业化，承担起更多的档案管理（如收集、整理、数字化）工作，把档案工作者从繁重的事务性工作中解放出来，将更多的精力投入到档案信息的编研和开发利用中。