如何建立电子档案系统

　　如何建立电子档案系统:电子档案管理系统是档案整理工作发展到现代在社会的一个新的趋势，是档案整理发展史上的一个新的革新，在大数据发展的时代，各种新的软件横空出世，人人在网络上都占据了一席之地，人们每天都与各种各样的软件进行接触，这就大量减少了人员与传统的文字载体接触的时间，无纸化办公的兴起，促使着档案整理行业加紧变革档案管理的方式，电子档案管理系统的兴起便是为了适应时代发展的需求。

　　如何建立电子档案系统？

　　电子档案管理系统建立的前提是将所有的档案资料进行数字化的加工和处理。将档案变成数据储存在一定的介质里，然后通过计算机等设备实现档案数据的对接，将这些电子化的档案资料数据对接到电子档案管理系统之上，便可以实现档案的电子化管理。主要有以下步骤：

　　1、整理分类需要电子化的档案资料。将所有的档案资料收集到一起，并且按照不同的档案内容给档案进行分类整理。整理时要注意根据档案内部得联系进行整理，忽略了档案内部联系的整理并没有很高的价值。

　　2、给档案资料编码编目。在所有的档案资料分类之后，给整理好的档案进行编码编目。排列好档案的顺序，利于后期的检索和使用。

　　3、扫描档案数据。选择合适的扫描设备，调整好扫描设备的参数，对档案进行数字化扫描。扫描时注意不要对档案原件造成损坏，不可以携带与工作无关的人员对档案资料进行扫描、拍照。要严格遵守档案扫描的规范。

　　4、核对档案数据。扫描完成后，需要扫描的档案数据进行核对，要保证档案扫描的质量。保证档案扫描数据的完整性。

　　5、数据的对接。将档案的数据对接到电子档案管理系统之上，实现对档案的电子化的管理和应用。即可将档案资料移交入库。

　　建立电子档案系统有什么意义？

　　建立电子档案系统对档案整理发展来说是一件非常有意义的事情，它是档案整理书数字化行业的一个新变革，为各行各业有关档案的管理都提供了很大的便利。主要的意义如下：

　　1、建立电子档案系统有利于提高档案工作人员的工作的效率。电子档案的管理在一定程度上是对传统阅读方式的一次冲击，它打破了人们通过传统载体查看档案的方式，电子化的档案管理系统就是将档案进行电子化的加工，通过电子设备实现对档案的管理。这极大地提升了人们的工作效率。这也凸显出电子化管理系统相比于传统的档案管理的方式的优越性。

　　2、建立电子档案系统有利于节省资源。相比于传统档案整理，人们多使用纸质材料记录档案，随着时代的发展，档案的数量越来越多，需要占用的空间也越来越大，将档案资料进行电子化的处理和加工会将档案压缩至很小的空间里。通过一定的储存设备便可以装载大量的档案资料数据，这节省了很大的空间资源和纸质的材料。

　　3、建立电子档案系统可以提升档案的利用率。将档案资料进行数字化加工，通过电子化的管理系统对档案进行管理。节省的大部分人们查阅档案的时间，在提升档案管理的效率的同时，还能增加人们对档案资料的使用频次，可以提升档案的利用率，实现真正的让档案“活起来”。

　　4、建立电子档案系统可以提升档案管理的综合服务水平。档案政府和单位将档案进行数字化的管理之后，会大大缩短调阅档案的时间，在人员需要查看档案时，可以快速的实现档案资料的查询，完成相关的档案办理的业务，这也就大大提升了档案管理的综合服务的水平，能够为人民提供更加优质的服务。

　　5、建立电子档案系统有利于打破时间地点的限制。电子档案的特点就是不受时间和地点的限制，他们能够通过网络实现对电子档案的档案管理，在任何地点，任何时间，获得管理员的许可之后，就可以实现对档案的调阅。

　　总之，通过电子档案管理系统可以实现对档案资料的高效利用，可以减少档案资料所占用空间，能够实现对档案的高效管理。提升对档案原件的保护的水平。为促进企业和国家的数字化进程贡献自己的力量。