武汉档案整理外包服务

　　随着企业的高速发展，来自金融机构、大型企事业单位的大量业务资料、凭证、单据等呈几何级数增加，档案整理外包服务以降本增效为特点，受到了很多企事业单位的青睐。档案服务外包需求日益增长，各类服务机构发展迅速但良莠不齐，选择档案整理外包服务要注意以下三个原则。

　　第一，合法原则。外包服务机构熟悉各项法规政策，不得违背法律法规等有关规定，不符合法律法规的外包服务不得实施，能严格按照档案外包服务行业标准和规范开展服务工作。

　　第二，安全原则。外包服务机构拥有健全的安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损，或造成商业秘密和个人隐私被泄露。

　　第三，可控原则。外包服务机构能接受企业对档案服务外包工作全过程的监督监控，对外包机构的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，让档案整理外包服务的各项风险点都在可控范围之内。

　　如果您的企业有档案整理的需求，把握好以上三个原则，就可以挑选到称心如意的档案整理外包服务机构啦！

　　纸质归档文件的整理

　　一、修整

　　1、归档文件已破损的，应予以修复：字迹模糊或易褪变的，应予复制；

　　2、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　3、幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　二、装订

　　1、归档文件以件为单位装订。装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理；

　　2、相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　3、永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订。

　　4、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　三、编页

　　1、以件为单位编制页码；

　　2、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、装盒

　　将归档文件按顺序装入无酸纸制作的档案盒，并填写档案盒合集及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　五、排架

　　1、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架；

　　2、归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理；

　　3、归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

　　专业档案整理关键步骤

　　很多的机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件，它们有些有重要价值，有些却意义不大，但这些文件的存在都无一例外地耗费着单位的空间、人员的时间和精力。专业档案整理是对档案文件的归档整理，是企业必不可少的工作，那么，如何做好档案整理工作呢？

　　首先就是档案材料收集工作。档案材料归档工作可以结合企业的实际情况，按一定周期进行，以年度或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期专业档案整理工作顺利进行。

　　其次是档案材料的归档范围。没有参考利用价值的材料无需保存，通常企业都会有一套归档的范围文件，可以按照此类文件剔除，剩余文件则可根据档案材料归档管理的具体要求进行筛选。

　　最后修缮材料内容进行专业档案整理装订。对于文件中存在疏漏或损毁的情况进行修补增删，并打印目录依次装盒，规范填写档案盒上各个项目并编号，编号要统一连贯，最后汇总所有文件目录，方便后期快速查阅档案。

　　武汉档案整理外包服务项目验收程序

　　（一）项目档案验收组织单位在收到档案验收申请的10个工作日内作出答复。

　　（二）项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

　　（三）项目档案验收会议的主要内容：

　　1、验收组织单位有关人员主持验收会议，宣布项目档案验收组成员名单；

　　2、项目建设单位（法人）汇报项目建设概况和项目档案工作情况；

　　3、项目施工单位代表汇报项目施工文件、竣工图的编制及其管理情况；

　　4、项目监理单位代表汇报项目监理文件的管理情况和对项目施工文件、竣工图的审核情况；

　　5、项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

　　6、项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价并形成档案验收意见；

　　7、项目档案验收组宣布验收结论。

　　（四）项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

　　（五）项目档案验收合格的项目。由项目档案验收组织单位签署确认意见。

　　（六）项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的总是限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。