南宁档案整理外包服务

　　人事档案整理机构可以提供人事档案整理、归档、存储和管理等服务。通常拥有专业的人事档案管理团队，能够根据客户的需求，对人事档案进行分类整理、数字化处理、保密存储和定期更新等工作，还可以提供人事档案的检索、借阅、销毁等相关服务，帮助企事业提高人事档案管理的效率和安全性。那么，在整理工作中需要注意什么呢？

　　一般要注意以下几点：必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作有关规定，确保档案的安全；不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料；不得擅自处理或销毁档案材料；人事档案整理中因审核剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后分别情况予以处理；在整理中，要加强对档案材料的管理，防止材料丢失或泄露材料内容。

　　人事档案整理机构在档案整理服务领域有非常丰富的经验和专业的技术，可以帮助企事业单位更好地管理档案，提高档案管理的效率和可靠性。

　　档案整理基础

　　档案工作的基础是具备丰富的档案资源，档案资源来源于各部门形成的文件材料，收集好这些文件材料并经过规范化整理才能形成真正意义上的档案。作为新手档案员怎么整理档案呢？

　　严格意义上来说，“整理档案”的说法并不准确，档案是具有保存价值的历史记录，真正整理的是文件材料，运转完毕的文件材料经过规范化、系统化的整理，形成归档文件，移交入库后才是档案。

　　1.剔除不归档的文件材料

　　收集来的文件材料并不是每一份都需要归档,要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件（上级来文）都要归档。需要认真学习《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令），按照文件材料的不归档范围剔除不需要归档的文件材料。

　　机关文件材料归档范围：

　　（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

　　（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

　　（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。

　　以下几种文件材料可以不归档：

　　（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。

　　（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。

　　（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

　　（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。

　　2.将不同“年度”文件材料分开存放

　　文书档案是按年度进行整理的,如果单位的档案好几年未进行规范化整理,那么首先要将各年度的文件材料分开归类,同一个年度的文件材料放在一起,整理的过程种注意以下几点：

　　（1）一般以文件形成日期为准；

　　（2）计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度；

　　（3）跨年度形成的会议材料归闭幕年；

　　（4）几份文件作为一件时,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。

　　3.鉴定保管期限，按期限分开存放

　　（1）文书档案分永久（Y）和定期（D）两种。其中定期，分为30年（D30）和10年（D10）。

　　（2）应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）的要求,结合各自的工作实际,制订出一个科学、合理的符合本单位实际的归档范围和保管期限表，报本级档案行政部门审批，并以此为依据对归档文件划定正确的保管期限。

　　4.排列归档文件的先后顺序

　　（1）件内文件排序

　　归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　（2）归档文件的先后顺序

　　①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　②归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

　　③同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

　　④会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.编写页码

　　（1）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

　　（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

　　6.加盖归档章，填写档号项

　　归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必填项。

　　7.装订、装盒

　　归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

　　归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

　　将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　档案整理工作内容

　　很多人觉得档案整理工作是梦中情职，不需要什么技术含量就可以完成。但看似简单的工作，实际操作起来处处充满着细节。下面跟大家好好讲讲档案整理工作内容的复杂性。

　　首先，档案管家收到移交的档案后，先对数量进行清点，确认好份数，开始分十大类。一、履历材料；二、自传材料；三、鉴定、考核、考察材料；四、学历和评聘技术职务材料；五、政审材料；六、党团材料；七、奖励材料；八、处分材料；九、任免、工资、出国、退（离）休等材料；十、其他类。万事开头难，这里是最难的而一部分，因为每份材料都得仔细分类，稍微疏忽就可能会错误。其次就是给档案编号和编目。编号在正面右下角、反面左下角，编目注意避免错别字。最后就是装订成册啦，要想完美走完这一流程，就要注意在打孔时小心，不要破坏档案内容。

　　档案整理外包服务费用

　　档案整理外包服务费用的具体金额会根据项目的规模、复杂程度、持续时间以及服务提供商的经验和专业水平而有所不同。在选择服务提供商时，客户应该与多家供应商进行沟通和比较，了解其服务范围、报价和质量保证，并根据自身需求和预算做出决策。档案整理外包服务费用通常包括以下几个方面：

　　1.项目评估和规划费用：在开始整理档案之前，服务提供商需要对项目进行评估和规划。这包括了解客户的需求、确定档案的范围和数量、制定整理计划等。这部分费用通常是按照项目的复杂程度和工作量来计算。

　　2.数据采集和整理费用：如果需要从不同来源收集和整理档案数据，服务提供商可能会收取相应的费用。这包括扫描纸质文件、数字化文档、记录和分类信息等工作。

　　3.档案分类和编目费用：为了便于检索和管理，档案需要进行分类和编目。服务提供商将根据档案的特点和客户的要求，制定分类体系和编目规则，并将档案进行标记和索引。这部分费用通常根据档案的数量和复杂程度来计算。

　　4.数据录入和索引建立费用：将档案信息录入到数据库或电子档案系统中，并建立相应的索引以便快速检索。这部分费用可能根据录入的工作量和系统要求来计算。

　　5.质量控制和审核费用：为确保档案整理的准确性和完整性，服务提供商可能会进行质量控制和审核工作。这包括检查档案的准确性、一致性和完整性，并进行必要的修正和补充。这部分费用根据项目的规模和复杂程度来确定。

　　6.报告和交付费用：完成档案整理后，服务提供商将向客户提供整理报告和成果交付。这可能包括整理后的档案清单、索引、电子档案或其他形式的交付。这部分费用通常是项目总费用的一部分。

　　7.额外服务费用：如果客户需要额外的服务，如档案的安全存储、备份、恢复、检索服务等，可能会产生额外的费用。这些费用将根据具体的服务要求来计算。

　　总的来说，档案整理外包服务费用是根据项目的具体要求和工作量来确定的。客户可以与服务提供商协商，明确服务内容和费用结构，并确保双方对项目的期望和交付成果达成一致。