拉萨档案整理外包服务

　　在开展档案工作时，基础环节之一就是进行档案整理工作。对于档案管理员收集到的档案材料，因为其形成与来源不同，所以在进行档案管理时，就需要进行材料鉴别工作，然后进行一系列档案整理加工。

      但是档案种类繁多，如人事档案、会计档案、文书档案、科技档案、工程档案等等，对于不同类型的档案材料，其进行档案工作的政策法规也有所区别，所以企业就会选择档案整理外包服务，来协助档案管理专员开展档案工作。

　　除此之外，选择档案整理外包服务主要的对象是企业档案管理工作者日常工作中接触较多的人事档案，因为人事档案与其他种类的档案在进行管理工作时有一个显著的区别，就是人事档案的流动性。人事档案的特点在于这类档案是动态的，具有延续性的。

　　人事档案的管理，是以个人为单位进行集中保存的一种专门案卷，同一个人的档案材料是不能分散的，不同人的档案材料不可混淆。而且每一份人事档案，会根据当事人的学习、工作经历的进程情况产生变化，还会不断补充新的材料，人事档案的保管单位也不是固定的，所以对于人事档案的整理工作是一个持续性的过程。选择档案整理外包服务，对于企业档案管理员开展人事档案的日常管理工作是有很多便利的！

　　为什么选择档案整理数字化外包

　　我们都知道，档案整理工作标准多要求高，想随随便便完成档案工作根本不可能。所以不少企事业单位选择了档案整理数字化外包，让专业机构来完成，今天就来讲讲选择档案整理数字化外包的四大理由。

　　选择档案整理数字化外包，首先可以帮助企业降低管理成本，数字化管理档案不仅节约保管费用、节省占地空间，而且查阅方便迅捷，在避免各种浪费的同时还在某种程度上实现了人事档案信息资源共享。其次是帮助企业释放工作压力，有效解决企事业单位缺乏人事档案相关专业人员、专业设备的问题。

　　专业的档案整理数字化外包服务提供标准化人事档案整理及数字化服务，解决达标难题。并且这些服务机构拥有众多国企、事业单位项目服务成功案例，多个项目验收标准超出同行服务水平，丰富的档案整理数字化工作经验，确保企业工作成果达标，杜绝企业自己的档案整理数字化工作不达标的问题。

　　档案整理工作内容

　　档案整理工作，就是按照各单位档案形成的规律以及特点，根据科学的理论和方法，将各种档案整理成方便管理人员管理和利用的有序整体的一项工作。

　　对于档案整理工作而言，它的主要内容分为：区分全宗、全宗内档案的分类、档案立卷、档案排列以及编制档案目录等等。这些内容后续我都会详细讲解，感兴趣可以在评论区告诉我，会及时更新的。

　　对于现在的社会单位，行业是五花八门的，那么单位形成的档案一样也是各种各样的，不仅类别不同，有时载体也会不一样，所以根据档案的状况不同，整理工作的内容也会出现差异，而整理工作也可以分为下面三种类型：

　　（一）排列与编目

　　这里可以说一下，档案整理工作呢也是需要一定量的档案的，所以工作一般的场景都是出现在“档案室”“档案馆”内，往期我也分享过档案馆的一些资料，所以从档案馆（室）的角度分析。

　　当档案室接收的是机关部门整理好的档案，档案馆接收的是立档单位移交的档案，这个时候档案整理工作的范围就很大了，所以就需要对收集过来的档案全宗，进行系统性的排列，也要对档案目录进行加工。

　　（二）细节调整

　　俗话说得好“林子大了什么鸟都有”，档案馆也不敢绝对的保证，自己接收的档案都是极具价值的，所以当整理入档案馆内保存的档案，其中显然不符合整理要求，不便于保管利用的部分。

　　应进行加工，来提升档案的质量，另外，在时间的推移中，档案本身与整理方法也会发生变化，在发现不适合时代的时候，也要进行必要的调整。

　　（三）全过程整理

　　这个整理工作的类型，看字面意思就很好理解了，就是对档案整理的全过程进行工作，每一步都要细致地做好。另外，档案馆有时也会接收一些零散的文件。

　　又或者在库藏体系遭遇严重受损的时候，全过程类型整理工作也要及时地进行。

　　照片档案的整理步骤

　　按照《照片档案管理规范》的要求，照片档案的整理应本着有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

　　1.照片档案的分类

　　根据照片档案的特点，从室藏档案的实际出发，适当考虑照片档案与其他类型档案的联系，以达到分类的客观性、逻辑性与实用性的要求。底片与照片应有不同的分类方法。

　　（1）底片的分类

　　按底片的制成材料分类，有软质底片、硬质底片；按底片尺寸大小分类，有2寸、4寸、特大号；按年度分类，即按不同历史时期产生的照片来分类；按内容分类，即按底片所反映的问题、剧目、工程、项目、产品类型来分类。对于底片数量较少的单位也可以不分类，按底片收到的先后次序流水编号即可。

　　（2）照片的分类

　　应在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。也可以考虑与文书档案的分类方法保持一致。照片档案数量较多的单位，还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式，划分为记录性照片和艺术性照片两大类。

　　2.照片文字说明的编写

　　文字说明同底片、照片一起构成了照片档案的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白照片画面上所反映的时间、地点与内容。文字说明与照片放在一起，可以起到相互印证、补充的作用。文字说明编写得准确、简明与否，直接影响到照片档案的质量。文字

　　说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。这六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

　　3.照片档案的立卷

　　照片档案分类后，应将照片档案组合成案卷。一般情况下，一项内容一卷，内容相近的也可组成一卷，每卷不宜超过30个芯页，照片档案数量很少的单位，每一年的照片可组合成一卷。一般按照重要程度或时间顺序进行排列，按顺序嵌进照片档案装具。然后编照片号，照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。照片号有两种格式，即全宗号——保管期限代码——册号——张号、全宗号——保管期限代码——张号。

　　4.照片档案目录的编制

　　为了方便地查阅利用照片档案，需要编制照片档案目录。照片档案目录是对每张照片编制目录，目录的条目是按照照片号顺序排列。照片档案基本目录的必备项目有照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。