贵阳档案整理外包服务

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　1、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　2、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　3、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　4、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　文书档案如何整理编页或者件号

　　页号或件号是指在立卷中，用数字固定卷内丈件排列顺序的流水代码。它是挡号的一个重要组成部分。经国家技术监督局批准的《文书档案案卷格式》中规定：“装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写总件数。

　　文书档案整理流程

　　1.原件一般一式一份，特别重要可保存多份原件

　　2.草稿一般不用保存，有重要领导批示的草稿可保存

　　3.按照文号顺序依次叠放

　　4.每份文件原文在前，附件在后，发文处理单在最后面

　　编页说明：

　　1、每一份文件单独编页码，从数字1开始编号

　　2、有内容的页面编页码，空白页不编页码

　　3、单面打印纸张在右上角编页码，双面打印纸张在正面右上角和背面左上角编页码

　　哪些文件材料该编件号

　　一般来说，机关、单位所形成的大多数文件材料都适宜编页号，不宜编件号，只有少部份文件材料如：会议记录薄、领导人工作笔记本、财务账本、上级机关编写的业务参考资料汇编、单独的图纸、照片或零散文件等不装订的案卷可编件号。如果经过装订也要编页号。一）

　　件号，是归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号两种。

　　1.室编件号：在同一年度，同一保管期限，同一问题内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。件号为三位数，如033。

　　2.馆编件号：可以不填。

　　最后就是盖归档章，一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置加盖红色归档章。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，不要压字迹。

　　档案整理前的收集妙招

　　收集作为归档文件整理的第一步，是档案工作的开始，其重要性不言而喻，那作为一名档案工作者要怎么做才能完成档案的收集工作呢？

　　档案收集前的制度准备

　　1、树立档案意识。

　　人人都是档案的形成者，在日常工作中产生的文件材料都是有成为档案的可能性，不要认为档案离我们很远，实际上一份工作总结，一个情况说明，一份报表等等都是潜在的档案资料，让每个工作人员在工作中注重文件材料的保存，不乱丢乱放，就是在为档案的收集做准备。

　　2、制定归档制度，明确本单位的归档范围，对重点部门，重点工作人员进行重点宣传，

　　让其知晓档案的重要性，以及需要归档的文件范围，并且说明收集后的档案资料也是为了以后利用起来方便。实际上，收集上来的档案资料经过整理、分类之后，更加方便查找利用。

　　3、掌握文件形成的规律和特征，关注文件的形成、运行、归档的全过程。

　　根据文种的对应关系、收文的文号、发文字号等进行收集。依据收发文登记薄进行核对收集是档案最常用、最有效的、最直接的途径。（收发文登记是办公工作的制度化要求，也是档案工作的开始，所以说档案从来不是脱离了工作实际，而是相辅相成的。）

　　注意档案收集的三种方式

　　1、平时收集

　　根据文件材料的承办、形成和运转的情况，在其办理完毕后，归档单位进行及时的收集。

　　2、定期收集

　　这是针对平时收集有困难的文件材料，根据其形成的实际情况，定期适时收集，防止散失。

　　3、年终收集

　　每至年终，各部门、单位领导和业务人员应对归档的文件材料进行一次清查、清退，移交给负责文件归档的人员，从而保证归档文件材料齐全、完整。

　　档案管理的定义与重要性

　　1.定义：档案管理是对档案进行收集、整理、保管、利用和鉴定等工作的过程。

　　2.重要性：档案管理对于组织和个人都具有重要意义，它可以保护历史记录、提供信息支持、维护法律和合规性。

　　二、档案管理的原则

　　1.完整性原则：确保档案的完整无缺，包括内容、结构和记录的连续性。

　　2.准确性原则：保证档案信息的真实、准确和可靠。

　　3.保密性原则：根据档案的性质和要求，实施相应的保密措施。

　　4.便利性原则：便于档案的存储、检索和使用。

　　三、档案管理的流程

　　1.档案收集：从各个来源收集档案材料。

　　2.档案整理：对收集的档案进行分类、编目、标记等工作，使其有序化。

　　3.档案保管：选择适当的存储设施和环境，确保档案的安全和长期保存。

　　4.档案利用：提供档案的借阅、查询和复制等服务，以满足用户需求。

　　5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，决定其保留或销毁。

　　四、档案管理的技术与工具

　　1.信息化技术：利用电子档案管理系统、数据库等技术提高档案管理效率。

　　2.存储设备：使用档案柜、文件盒、光盘、云存储等设备来存储档案。

　　3.安全措施：采用防火、防水、防盗、加密等措施保障档案的安全。

　　五、档案管理人员的素质要求

　　1.专业知识：具备档案管理相关的专业知识和技能。

　　2.责任心：对待档案工作认真负责，严格遵守规章制度。

　　3.保密意识：具有高度的保密意识，确保档案信息不泄露。

　　4.沟通能力：能够与内部和外部用户进行有效的沟通。

　　总之，档案管理是一项重要的工作，它涉及到信息的收集、整理、保管和利用。通过合理的档案管理，可以提高组织的工作效率、保护历史遗产、维护合规性，并为决策提供支持。因此，重视档案管理，不断提升管理水平，对于个人和组织的发展都具有重要意义。