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随着信息化技术的不断发展,档案数字化扫描已成为管理和保护档案资料的重要手段。对于机构和企业来说,进行档案数字化扫描可以提高档案管理效率,便于信息检索和共享,也有利于保护珍贵的历史文化遗产。
1.档案数字化加工流程的第一步是接收。
接收时要对档案进行详细登记,不出现漏登记或重复登记,保证档案接收过程中数量无误,同时也要与客户进行书面交接并签字确认。第一阶段是数字化工作开展前的准备阶段,也是档案数字化起步的关键时刻,准备的内容包括纸质档案的准备、基础设施的准备、人员的准备及相应管理制度等。
2.档案整理准备
档案工作人员要能够熟练掌握各阶段档案整理规则,整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、文件页排序、页码的编写、按档案整理方案归档排序、每一件盖好归档章并准确无误填写,确保即将进行数字化加工的档案齐全、完整、真实、准确、规范,同时要注意有些档案需要进行拆除装订物,修整页面,修补褪变、破损档案等工作,才能进行数字化加工。
3.设备的准备
纸质档案数字化工作需要相应的设备和场所,数字化加工场所应空间充足,布局合理,需配备消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。数字化加工设备需要计算机、档案扫描仪、刻录机及存储介质(如磁带、磁盘、光盘等),设备、数码相机等,数字化加工工作同样需要相应的软件系统支撑,如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等,来保障数字化加工工作安全有保障。
4.人员的准备
档案数字化加工人员需要具备一定的计算机知识和档案管理知识。档案工作人员要做好工作计划,制定实施方案,成立档案数字化工作领导小组,工作人员要求责任心强,细心细致,能够严格把好质量关,实行数字化加工过程的全流程管理。
5.管理制度的完善
确保档案的安全和工作的科学、规范、有序,应从这几个方面制定相应的制度,如《档案数字化工作管理办法》《数字化工作流程》《档案信息保密管理制度》《档案数字化验收工作细则》《数字化工作制度》《设备管理制度》等,并在纸质档案数字化工作过程严格执行。
总之,通过档案数字化扫描,可以实现档案信息的电子化存储、快速检索和长期保存,有利于节约空间、提高工作效率,同时也更好地保护和传承重要的历史文化遗产。希望各机构和企业能够积极推进档案数字化扫描工作,提升管理水平,推动信息化建设,为社会发展进步做出贡献。