干部人事档案档案整理及数字化的保密与风险防控

1.资质审查 干部人事档案在内容上包括了很多干部隐私信息，保密 与风险防控必须贯穿数字化工作全过程。当前我国很多干 部人事档案管理机构由于专职档案人员的数量和精力有限， 不足以同时兼顾日常档案管理工作和数字化工作，所以很多 档案机构选择了聘请外包公司进行专门的数字化服务。在 前期准备阶段，要注重对外包公司和所有数字化项目参与人 员的资质审查，调研其是否具备保密资质、是否有足够的数 字化经验、是否具有数字网络技术能力；对于使用的软硬件 设备，要明确国产化率，检测其安全性，防止网络泄密。

2.强化安全意识与责任 要对所有参加干部人事档案的人员进行教育 。一方 面，要强调干部人事档案的实体安全，严格按照所拟定的档 案进出库制度规范档案交接行为，制作档案交接单，做好档 案核对，明确每一卷干部人事档案的库存状态。在数字化过 程中，任何工作人员不得污损、丢失、抽取档案材料，在档案 库房和出库情况下，都做好档案“八防”；另一方面，要注重 保障干部人事档案的信息安全，在数字化项目开展前做好 保密教育，树立工作人员的保密意识，通过签订保密协议等 方式，明确法律责任，严禁以任何形式泄露档案信息。数字 化成果要注意使用符合国家标准的载体，并妥善保存。

数字技术的发展为干部人事档案管理工作带来了新的挑战，党和国家对干部人事档案数字化的新要求，推动档 案工作者思考未来的创新与变化。当干部人事档案从传统 的手工管理向数字化、信息化迈进，干部人事档案数字化 工作的复杂性、系统性和长期性要求我们做好前期准备和 全过程管理，既梳理好流程、分析重点和难点，也要考虑并 防控风险、确保档案的实体安全与信息安全。在数字化技 术下，干部人事档案必将为我国人才建设、组织建设提供 更好的支持作用，不断服务于国家的建设。