高职院校数字化档案室建设

在日常的教育教学及管理过程中， 学校老师和学生都会产生众多具有价值的信息， 除了传统的文字、 图标等纸质文件外， 还有各种音频资料、 声像资料等非纸质的文件材料。 这些信息资源正越来越多的以电子文档的形式被保存和利用， 极大地提高了工作的效率， 也方便了使用者， 推动了数字化档案室的建设与发展。

1.高职院校未来发展要求随着我国科学技术的逐步发展， 出现了多元化的档案资源载体， 除了纸质载体， 还有胶卷、 新型光盘与磁盘等新型载体。 在新时期， 高职院校的档案馆 （室） 建设走向了多元化， 传统的档案管理方式难以满足师生的多元化发展需求， 随着高职院校实行电子政务以及办公无纸化管理， 对于档案管理也提出了多元化的要求， 基于此种背景下， 构建数字化档案室， 也是高职院校发展的必然趋势。

2.档案信息利用要求原始档案是以纸质形式保存， 但是在现代， 人们对于档案信息有多元化的需求， 传统的纸质模式以及管理方式难以实现多人同时共享。 在新时期必须构建完善的档案管理模式， 扭转传统落后的管理方式， 运用先进的管理理念和服务措施， 以满足广大师生对于档案信息资源的各种需求。

3.便于保护档案原件由于传统的档案是纸质档案， 大部分自然因素会严重损坏档案。 如果档案的多次复印或查阅， 也会損害纸质档案， 所以构建电子化档案能够有效的避免此类问题， 也能够有效的保护档案原件。