如何做好档案电子化

随着信息化的发展，档案在我们的工作和生活中司空见惯，各行各业都存在不同的档案文件和资料。纸质版的档案文件不易保存，不易查询，还涉及到损坏、丢失、篡改等诸多风险，所以，做好档案的电子化管理，已经成为当前及未来档案管理工作的必然选择。那么档案的电子化管理需要哪些条件呢？

一、硬件设备

需要配备至少一台运行档案管理系统的计算机服务器，如果档案材料较多，存储量巨大，可能要配备多台服务器。另需配备至少一台高速扫描仪，如果档案材料中包含老旧的纸张（如人事档案中的年份较久的材料），还需要配备一台平板扫描仪，因为老旧的纸张是不能使用高速扫描仪扫描的，只能使用平板扫描仪扫描。还需要配备一台打印机，因为档案管理工作中随时需要打印一些资料，除了档案本身需要打印之外，还需打印档案盒的标签，档案目录材料等等。

二、软件系统

需要配备一套档案管理系统。现在的档案管理系统分为两大类：一类是专门针对人事档案的人事档案管理系统，还有一类是针对文书档案的文书档案管理系统，如果要细分的话，还包含了建筑类档案、国土资源档案、金融业务档案、会计类档案等等，这些不同行业的档案管理系统会有不同行业的特色和风格，但总体功能是一致的：实现档案的电子化存储与管理。

三、人员组织与管理

档案的扫描工作是一项工作量巨大的工程。除一个总的项目负责人外，还要根据工作量的大小配备多名材料整理人员和录入人员。现在很多单位档案管理的专职人员很少，也抽不出其他人员来做这项工作，所以大多选择外包给其他专业团队来做。

四、工作流程

档案电子化的工作流程大致如下：

1、档案材料清点、签字出库。

2、档案拆检，并按规定进行整理。

3、档案批量扫描。

4、档案扫描图像处理。即对扫描的原图进行纠错、纠偏、高清等处理；如发现漏扫的及时进行补扫。

5、基本信息录入及上传图片。即把档案的基本信息如档案编号、名称、录入时间、页数、目录信息等录入系统；然后上传相关的档案扫描图片，形成完整的电子档案。

6、档案装订。完成电子化的档案就可以按顺序放置整齐，然后按规定装订好。

7、档案清点、签字入库。入库的档案必须按照出库单逐一清点，不能出现遗漏。

五、质量要求与验收

电子化的档案材料必须满足以下要求：

1、扫描的图像文件与原件一致并清晰可辩，不存在错、漏、模糊不清的情况；

2、在系统中可随意浏览、查询档案材料；

3、扫描后的档案材料整理装订整齐；原始档案必须完整归档。