在全球数字化转型加速推进的时代背景下，档案管理领域正经历着从传统模式向电子化、智能化方向的深刻变革。海南，作为中国最年轻的省份和最大的经济特区，近年来在自由贸易港建设的宏伟蓝图下，经济社会发展呈现出蓬勃态势，各类档案资源也随之快速积累。传统纸质档案管理方式在存储空间占用、检索效率、信息共享等方面的局限性日益凸显，难以满足海南现代化治理与高速发展的需求。档案电子化扫描则是环节这些难题的重要手段。

　　海南档案电子化扫描的重要作用和意义包括：

　　档案整理数字化的意义是查询方便，保存数据大，节约库房和成本，传输档案数据资料便捷快速，从而提高工作效率，实现档案管理无纸化，网络化。

　　第一，提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　第二，提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。

　　与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　第三，增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　海南档案电子化扫描的具体内容：

　　1、扫描方式(扫描前必须准备一台专业的平板扫描仪)根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪，如：

　　(1)工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描;

　　(2)普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描;

　　(3)纸质过薄、透明的(如信纸、便签纸)采用高速扫描仪的平板扫描;

　　(4)纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描;

　　(5)对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描;

　　2、扫描模式(纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式)

　　(1)页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式;

　　(2)页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式(因情况而定);

　　(3)页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。

　　3、分辨率选择

　　(1)采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于300DPI;

　　(2)采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI;(以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理)

　　(3)扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整;

　　(4)可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率;反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准;

　　(5)粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接;对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决;对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。

　　4、扫描登记

　　填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。