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现如今,随着信息技术水平的迅速提升,各行各业都逐渐认识到传统的发展模式无法适应社会发展的需求,积极与新兴技术手段相结合,探索可持续发展的转型手段。档案数量的迅猛增加,给档案管理行业也带来了不小的压力,因此,档案管理相关机构也积极跟上时代发展步伐,将档案管理工作与先进技术手段相结合,衍生出了档案电子化的新型档案信息形态。档案电子化,指的就是利用数字化等新兴技术手段,对传统的实体档案原件进行加工和处理,改变其存储载体和存储方式,将其转换为以二进制形式存储在特定的计算机档案管理系统内的数字化档案的过程。四川省作为我国经济较为发达的省份,积极响应政策号召,开展四川档案电子化扫描工作。
档案电子化可以说是靠扫描仪吃饭的行业,扫描仪是否规范使用直接影响着扫描成果的质量和项目进程。在档案数字化加工过程中,常用的扫描设备有平板扫描仪、零边距扫描仪、高速扫描仪、大幅面扫描仪、高拍仪、非接触式扫描仪等。那么,面对这些纷杂的扫描设备,实际工作中该如何正确地选择并运用呢?
在实际的档案电子化扫描工作过程中,相关档案电子化扫描工作人员要对档案数字化中的档案进行统计、分类,然后根据档案新旧程度、装订方式、纸张质量、大小、厚度等进行判断,最后决定选择扫描仪的类型。四川档案电子化扫描过程中可能会使用到的扫描设备包括:
1. 档案纸张较差,较薄、易破损,或者扫描量较少,选择平板扫描仪。
平板扫描仪,又称平台式扫描仪、台式扫描仪,是指由CCD或CIS等光学器件来完成扫描工作的扫描设备。扫描时需要掀开扫描仪的盖子,档案资料平铺透光玻璃上再盖上盖子,镜头在透光玻璃下左右移动,达到扫描成像目的。普通企业日常办公用得较多的扫描仪就是平板扫描仪,它能够扫描A4、A3等大小的纸张。
2. 如果档案纸张可以拆订,质量相对较好,没有太多褶皱,没有粘贴票据,且扫描量相对较大的项目,可以选择馈纸式扫描仪。
高速扫描仪,将单张的整齐的纸张放到馈纸处,扫描仪会自动一页一页地将纸张进行扫描。相对来说,高速扫描仪,高速高效,扫描成果质量好,但成本相对较高。
3. 在扫描的档案中,有些难以拆卷或者不允许拆卷的情况,这个时候零边距扫描仪就可以起到独特的作用。
零边距扫描仪可以不用拆卷就能够对档案进行扫描,在扫描装订成册的对象时,纸张不必紧贴玻璃面板,并且扫描后的图像能够做到不变形,不失真。
4. 如果须对工程类的档案或者大型图纸进行加工,可以选择大幅面扫描仪。
大幅面扫描仪能够对A0、A1这类的大型工程图纸进行扫描,保持图像的完整性。
5. 如果档案纸张粘有票据,或者存在特殊要求,可以选择高拍仪。
高拍仪可以通过拍照的方式,对图像画面进行扫描。高拍仪具有OCR文字识别功能,可以将扫描的图片识别转换成可编辑的word文档。
6. 对于已经装订成册,不方便拆订的书籍、卷宗等,可以选择非接触式扫描仪。
非接触式扫描仪,也称书刊扫描仪,通常指扫描元件与被扫描物品不直接接触,被扫描的书籍、档案、卷宗等摆放在置物台上,通过线性CCD扫描对图像进行采集。非接触式扫描仪具有OCR文字识别功能,是专门为书籍、档案、账本、卷宗这种装订成册并且不方便拆订的纸张而设计的一种特殊的扫描仪。
在档案数字化的实际操作中,应以文件内容无损转化为目标,灵活选择最适扫描仪,才能高效助力项目。
综上所述,未来,随着安全防护体系的持续完善、统一标准的深入推行以及人才培养机制的不断健全,四川档案电子化扫描必将实现新的跨越。通过深度融合大数据、人工智能等前沿技术,持续优化扫描流程与服务质量,不仅能为四川的政务高效运转、企业创新发展、文化传承弘扬筑牢数据根基,更将依托成渝地区双城经济圈建设等战略机遇,探索出具有西部特色的档案电子化发展模式。