在当今信息飞速发展的时代，档案管理正经历着一场深刻的变革，而档案数字化扫描与整理工作则是这场变革的核心环节。随着社会对信息资源需求的不断增加，传统的纸质档案管理模式面临着诸多挑战，如存储空间有限、查阅效率低下、易受自然因素损坏等问题。档案数字化扫描与整理工作的出现，为解决这些问题提供了有效的途径。通过将纸质档案转化为电子形式，不仅可以极大地提高档案的存储密度和安全性，还能让档案信息的检索、共享和利用变得更加便捷高效。

　　档案整理：

　　档案整理工作的内容包括区分全宗、分类、立卷、装订或装盒、案卷排列和编号、编目等。

　　档案整理工作具体包括以下几个环节：

　　(1)区分全宗;

　　(2)全宗内档案的分类;

　　(3)立卷(卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面);

　　(4)装订或装盒;

　　(5)案卷排列和编号;

　　(6)编目，即编制案卷目录。

　　全宗内档案的分类、立卷、案卷排列和编号以及编制案卷目录等业务环节，一般由文书部门或文书人员承担，即文书立卷。归档案卷的统一编号和排列由本单位档案室承担。全宗的划分和排列多由档案馆承担。

　　档案数字化扫描以及整理涉及到的概念主要有以下几项：

　　1、数字化：利用计算机技术将模拟信息转化为数字信号的处理过程。

　　2、档案数字化副本：是指将纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等传统载体档案进行数字化转换，形成以数字形态存在的能被计算机识别的数据。

　　3、纸质档案数字化：采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

　　4、录音录像档案数字化：对模拟录音录像档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘光盘等载体上的数字音频文件和视频文件并按照录音录像档案的内在联系，建立起目录数据与数字音视频文件关联关系的处理过程。

　　5、实物档案数字化：采用拍摄、扫描等方式对实物档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字文件，并按照实物档案的内在联系，建立目录数据与数字文件关联关系的处理过程。

　　档案数字化扫描以及整理过程中的安全管理要求：

　　1.制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量，包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等。

　　2.依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。

　　3.加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。

　　4.纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质.

　　5.在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)、《档案服务外包工作规范》(DA/T68-2022)，从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

　　6.档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

　　7.应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全，加强对外聘工作人员的审核。

　　8 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。

　　9.加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

　　10.应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。