照片档案整理

　　照片档案整理原则，照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

　　照片、底片的鉴定

　　保管期限保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的视定》执行。

　　密级是指照片、底片保密程序的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB/T7156及有关规定执行。

　　根据《照片档案整理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）等标准规范对纸质照片、数码照片进行规范化整理、全文数字化管理，便于照片档案的管理和利用。在实际工作中，特殊情况比较多，如有的有纸质照片没底片，有的有底片没有纸质照片，有的有数码照片没有纸质照片，有的既有数码照片又有纸质照片，如何统一规范的管理，需要根据实际情况有机结合上述三个标准规范进行操作管理。

　　一、照片档案的定义

　　照片档案photograpkicarchives，国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。（《照片档案整理规范》（GB/T11821-2002）定义）

　　数码照片档案digital photographic records是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。（《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）定义）

　　二、照片档案的归档

　　1、归档范围

　　（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

　　①本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的照片；

　　②本单位重点建设项目、重点科研项目的照片；

　　③领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；

　　④本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的照片；

　　⑤本单位历届领导班子成员的证件照片。

　　（2）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

　　（3）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

　　（4）其他具有保存价值的照片。

　　2、保管期限

　　数码照片档案的保管期限划分为永久和定期，其中定期分为30年和10年。

　　3、归档时间

　　数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。

　　4、归档要求

　　（1）公务活动中形成的具有保存价值的照片、底片、数码照片，在活动结束后一个月内归档，各类照片在归档前，都要做好鉴定、删选工作。

　　（2）归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。

　　（3）对反映同一内容的若干张照片（纸质、数码照片），应选择其中具有代表性和典型性的照片归档，所选照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的照片一般只归档一张。

　　（4）归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。

　　（5）归档的照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。

　　（6）数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。

　　（7）归档时，应参照GB/T 18894-2002对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。

　　（8）归档的数码照片，有条件的单位可以冲洗一套纸质照片。

　　四、照片档案的整理和数字化的存储管理

　　1、分类和排列

　　（1）同一全宗内的照片档案按“年度-保管期限-照片组”分类。

　　（2）同一照片组内的照片档案按形成时间排列。

　　2、命名

　　数码照片(数字化扫描图象)文件采用“年度-保管期限代码-照片组号.张号.扩展名”格式命名。

　　保管期限代码：分别用“Y”、“D30”、“D10”代表永久、30年、10年。

　　年度：为4位阿拉伯数字。

　　照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。

　　张号：为3位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“001”开始顺序编号。

　　示例1：

　　2020年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：2020-Y-0001.001.jpg。

　　3、档号

　　照片档案代码设为“ZP”,分为2个属类：纸质照片类（ZP01)、数码照片类（ZP02)。

　　档号格式为“全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-件组号”。（每一件档案的“档号”唯一，即此件档案的身份标识）

　　如XXX单位2020形成的需永久保存照片类档案第1件，档号标识为：

　　整理要求：

　　（1）照片类档案以“件组”为单位，一次会议、一次调研、一次检查、一次参观、一次演出、一次慰问、一次走访、一次活动、一个专题事项为一件；

　　（2）一“件组”照片可以有一张照片，也可以有多张照片，拍摄的照片需要清晰、完整，能反映照片的主题。

　　（3）以照片的拍摄时间，确定归档年度，为“档号”和档案盒上的“年度”；

　　根据保管期限表确定此份档案的保管期限，永久、30年，对应代码为“Y、D30”

　　（4）同一个年度、同一个保管期限的编写一个“件顺序号”（即件号），每个年度、保管期限都从“1”号开始编写。