档案整理要求

　　2016年5月，国家档案局中央档案馆印发了《中央档案馆文件级档案接收质量检查办法》(以下简称((办法》)档案整理要求。这份文件的正式下发，实现了中央和国家机关下一阶段档案归档整理与档案移交整理的衔接，首次提出了“档号”的概念，兼顾了室编件号与馆编件号，并将两号统一起来，做到了机关档案室与档案馆档案移交的无缝对接，标志着档案资源体系建设步入了新的发展阶段。档案整理要求文件的下发将对所有按文件级归档整理的中央和国家机关进馆档案工作产生积极和深远的影响，中央档案馆的档案接收工作将得到进一步规范。

　　背景与意义

　　2000年12月6日，国家档案局发布了《归档文件整理规则》。在实施的过程中遇到了一些问题，同时也积累了很多经验。2015年10月，国家档案局修订的《归档文件整理规则》(DA／T22—2015)正式发布。随后，很多中央和国家机关提出希望尽陕出台配合《归档文件整理规则》的档案接收进馆标准。由此，国家档案局馆室司、信息中心、中央档案馆保管部等相关部门密切配合，在广泛调研和论证的基础上，制定出这一与《归档文件整理规则))配套的《办法》，并于2016年5月公布实施。《办法》的发布实施是推进中央和国家机关档案移交工作可持续发展的重要举措。《办法》作为中央和国家机关移交进馆档案整理与数字化加工的标准，对档案工作宏观指导和具体操作起到了引领作用。《办法》的实施，将有利于中央和国家机关的档案进馆工作，使中央档案馆的档案接收标准化、规范化。

　　主要特点

　　《办法》以简便易行为指导思想，在中央和国家机关档案部门档案整理方法与程序方面，做了适当的调整。

　　一.是将中央和国家机关档案室的年度归档整理工作与档案进馆工作统一起来，文件规定：进馆文件级档案可以采用“年度机构(问题)一保管期限”等方法进行分类。档号的结构为：全宗号一档案门类代码一年度一保管期限一机构(问题)代码一件号。也可以按文件排列顺序从0001开始，每年一个大流水，中间不可断号。即：归档文件未按机构分类的，可省略代码。

　　二.是对归档章提出了补充，文件规定：归档章将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必备项，机构为选择项。

　　三.是对页数提出明确要求，文件规定：每件档案文件统一编制流水页码，文件中有图文的页面为—页。

　　四.是对装订提出修正，文件规定：进馆文件级档案应按件进行装订。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

　　五.是提出对音像档案、照片档案的整理要求，文件规定：音像档案应整理、编目，与文书档案分别存放。照片档案与文书档案同步整理、编目并分别存放，在档案目录中注明互见号，保持联系便于查找利用。

　　六.是提出对电子版档案数据的要求，文件规定：目录数据格式满足数据迁移的通用性移交目录数据为D B F文件格式或Excel3擀格式。图像数据移交格式为单页TIFF格式或者JPG格式。

　　注意问题

　　1．案卷级档案整理与文件级档案整理并存的原则

　　“文件级档案整理”是与传统的“立卷”对应的一个新概念，是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之有序化的过程。《办法》并未要求用文件级档案整理完全取代传统的立卷方法，各单位可依据自身档案的实际情况，选择按卷整理或按件整理。关键是看哪种方式更有利于该机关档案的保管与利用。

　　2．统一的档号使用问题

　　在设置档号时，((办法》综合了馆编、室编两号的统一和衔接问题。各单位严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》设置保管期限表，经国家档案局审批后，档案保管期限比较准确，档号统一以后，档案移交工作就得以顺利开展。

　　3．编页码，装订和归档章的修改问题

　　《办法》明确提出了编页码和装订问题，要求每件文件必须编制页码并进行装订。装订可采用不锈钢钉和线装两种方式。归档章采用了6号章的形式，增加了页数项。同时，为了便于特殊情况的查档利用，《办法》建议档案盒内放置相应目录。