资料档案管理

　　资料档案管理看似吃力不讨好，却又是不可或缺的基础性工作。通过它，可以记录下公司发展过程中的真实面貌，延续企业的文化及历史；又能帮助业务部门以档案材料为依据，吸取过往经验及教训，做出合理决策。

　　那么作为行政，该如何进行资料档案管理，才能在维护企业经验及成果的同时，辅助企业更快、更好地发展？不妨听听小奥怎么说~

　　01、预先准备

　　磨刀不误砍柴工。档案管理涉及的面繁杂、广泛，需要行政人预先做好准备，才能在后续整理及管理过程中有条不紊。

　　①认识管理对象：什么是“档案”？并非公司经营过程中产出的所有资料，都能称之为档案噢。行政er应厘清档案的概念，才能在实际工作中，知道该管理什么材料。只有社会或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录，才能称之为档案。

　　档案具备原始记录性、回溯性等特性。判断一份文件是否属于档案，可参考以下这三点：

　　此文件是否办理完毕。假如一份文件还处于流程之中，那么就不属于档案；

　　此文件是否具备利用价值。盲目保存经营过程中产生的所有文件，本质上是资源浪费；

　　是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。

　　②明晰管理范围：该管理哪些？档案管理涵盖的范围很广，既可涉及品牌宣传、合作荣誉、大事件等对外资料，也可覆盖战略规划、投资运营、业务评估等对内材料。

　　与此同时，文书规范性、离任审计、监察资料、无形资产等管理性质的资料，可以转化为档案的一部分；制度流程、企业文化等宣传色彩的材料，也是时常被归档的对象。

　　但并非将以上材料全部进行归档，就是对的。行政er应考虑自家公司实际需求，做到档案范围划分科学合理。请参照以下tips进行决策吧：

　　与各部门leader进行访谈，确定该部门需进行归档的具体文件类型；

　　仔细确认各部门的制度及流程，确保每个流程及节点都有相应的交付物；

　　根据各部门业务类型及需求的变化，适当调整档案管理范围；

　　明确公司硬性要求，有哪些文件必须要归档；

　　根据公司年度计划判断本年度档案工作需涉及的部分。

　　③组织人员配置：由谁进行管理？档案管理不是单打独斗，而应「统一指导、分级管理」。

　　在设置专门的档案管理人员，负责拟定规划、制度及实施方法的同时，最好应在各部门配置相应的兼职人员，负责本部门材料的形成及收集。必要时，还应组织相关人员进行档案管理培训。

　　例如：人事部、财务部、业务部中涉及敏感内容的文件，可由其生成部门自行管理，档案部实施监管。

　　④确定场地支持：应存放在哪里？在具备条件、符合需求的情况下，可将档案放置在档案室内；没有条件的情况下，也可以设置带锁的柜子进行档案归置。

　　归置档案的场地及设备并非越高级越好。而应根据企业自身情况而定，既要保证档案安全性、私密性与完整性，又得符合公司资源的实际调用情况及业务需求，量力而行。假设10人以下的初创公司，动用库房来进行档案管理，显然就大材小用了。

　　公司设置档案室的情况下，事先考量以下几点：

　　在设备配备上预先为“九防”服务，例如安装二氧化碳灭火器、防爆灯、漏水报警装置等。

　　档案室选址避开地下室或顶楼，避免漏水问题；

　　使用密集架的情况下，提前计算楼板的承重问题；

　　档案室内避免管道通过（消防水管、空调管等）；

　　运用独立门禁及监控等措施，保证档案的保密性。

　　02、开展工作

　　开展档案工作，要求档案管理人员具备耐心、细心的同时，又得具备原则性，严格按制度、规则办事。可参考以下开展工作过程中的实用建议~

　　①确立档案管理的制度与流程是关键。应在符合公司实际需求的基础上，制定贴合档案管理人员工作习惯的制度。可在拟写制度及流程前，借鉴国家规范制度及优秀企业档案细则中的闪光点。

　　*档案管理制度示例

　　一般来说，档案工作的具体流程可分为：文件审核、文件接收、文件录入、文件整理及归档、库房整理。每块细分类别下又有不同的注意事项。

　　A文件审核。专业性文件须经生成部门进行标准确认（哪些文件、原件/复印件、是否签字盖章等）；非专业性文件则审核其流程及内容是否符合公司要求。另外，文件转化成档案的过程中，要站在档案的角度，审核其是否完整、连续、有效。

　　B文件接收。交接双方应有文字性凭证，例如邮件或移交单等。应记录文件排列的顺序及规格，确认文件的页数、载体类型、原件或复印件等信息。

　　C文件录入。这是最为关键的环节，将直接影响后期档案的利用效果。录入文件时，应做到：

　　信息遵从文件内容本身录入；

　　信息录入正确、完整；

　　除文件本身信息外，需添加档案信息（如档号、类别代码、分类代码等）；

　　为便于利用者检索和查阅档案信息，需对文件信息进一步优化（摘要、关键字、备注说明等）。

　　每份文件起码要有全宗号、档号、年度、所属机构、文件题名、责任者、文件编码、载体类型、原件/复印件、保管期限等信息。

　　D文件整理及归档。原则上按份整理，部分文件按套整理（如诉讼文件）；实行纸质+电子结合的双轨管理制度。例如，重要电子文件做到打印留底归档；存放时应按照所属公司、年度、类型依次摆放。

　　E库房整理。库房的整理及管理决定了档案保存的完整性。日常工作开展中，应注意：

　　使用档案柜或密集架进行档案搁置；

　　原则上保管和使用分离，即档案借阅室应与档案存放室割离；

　　库房出入必须按照人+档案的形式加以登记；

　　做到防火、防盗、防尘、防虫、防晒、防潮、防高温、防有害生物、防污染等（例如日常打扫、保养消防器材、控制温度及湿度等）。

　　②做好档案的分类管理是基本原则。档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等，按照归档要求组件，有序排列，以便后期的管理及利用。一般来说，组件是以单份文件为一件，但也可将关联紧密的多个件组成一件。

　　文件依据自身属性、特征及利用需要可划分为以下几类：

　　按照载体归纳：可分为影音类、电子类、纸质类、实物类；

　　按照时间归纳：可分为月度、年度；

　　按照保管年限归纳：可分为短期、长期、永久；

　　按照内容归纳：可分为资产类、标准类、文书类、管理类；

　　按照机构归纳：即按文件生成中心或部门进行分类；

　　按照复式结构归纳：可分为年度+内容、年度+机构、机构+内容等。

　　在分类管理时，应根据自家公司情况及需求，采用合适的结构进行分类。例如：年度-机构-保管年限等。并依据分类标准做好档案陈列，方便后期检索。

　　③依据时效、管理范围变动对档案进行规模性调整。可按照半年、一年的时间长度，定期销毁失效或不具备价值的档案。成立档案鉴定小组，专门对到期档案进行清查、鉴定。在接受监督的情况下，处理档案。

　　另外，根据业务部门需求反馈，档案工作也应进行相应调整。例如：业务部门需归档的具体文件变动，那么档案管理工作也应有所应对。

　　④制定档案管理应急方案，避免险情，做好万全之策。重要档案在突发事件来临时，应能及时被转移到安全场所，得到最大限度的保护。

　　03、后期利用

　　档案管理不是将档案整理完就算结束了。让档案有效流通及利用，才是档案管理的终极目标。

　　①建立查询、借阅等制度，让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用，文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。

　　档案可通过原件、复印件、电子件、在线阅览等形式进行利用，档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同（公开、秘密、机密、绝密），制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。

　　②根据档案信息，为公司决策提供数据支持。在档案整理的过程中，就可收集相应的数据及建议。

　　文件审核过程，可检查公司各类工作流程；

　　文件接收过程，可依据数量梳理各阶段业务活跃度；

　　档案类别上，可看出各部门之间协作是否紧密；

　　另外，档案管理人员还可对档案信息进行再加工，提供有效的档案产品。例如：对公司每年度打印机租赁费用进行汇总，为相关部门提供数据支持；对租赁合同进行分析梳理，可得出本年度公司设立了多少分公司，分局区域等信息。

　　—最后—

　　档案管理是项长期工作，需要行政er付出足够的耐心，才能收获完美答卷。优质的档案工作不仅是行政人职场进阶的阶梯，也是业务部门得以正确决策的合理依据。