工程项目档案整理

　　在工程项目档案整理立项、设计阶段注意检查征地拆迁方面收集的资料是否齐全，尤其是拆迁户在拆迁过程中形成的材料应收集齐全。例如：征用地申请，红线图、坐标图、征地拆迁、安置、补偿批准文件等。

　　工程项目档案整理

　　1.简要说明工程项目文件的组成及其相互关系。

　　答：工程项目文件由项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等组成。项目竣工文件分为项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件。在项目开工前及工程准备阶段形成的是项目前期文件；在项目施工及竣工阶段形成的是项目竣工文件；在项目试运行及竣工验收阶段形成的是项目竣工验收文件。

　　2.工程项目文件归档与工程项目文件移交在概念上有何不同点？

　　答：工程项目文件归档是指建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件，项目建设单位内部各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送本单位档案管理机构。工程项目档案移交指项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门（地方或国家档案管理行政部门）移交有关项目档案。

　　3.常见文件载体种类有哪些？简要说明其特征。

　　答：常见的文件载体有纸质和非纸质载体。纸质载体以纸张作为信息传递的物理介质，在纸面上显示相关信息。非纸质载体通常指采用纸质载体以外的材料，如底图（薄膜图）、射线底片、萎缩胶片、照片、光盘、磁盘、磁带、岩土芯样等，作为记载和传递信息的载体，这些载体通常需要借助一定的工具或手段才能浏览、显示、复制相关信息，在保管过程中也有着与纸质载体不同的环境要求。

　　4.简述在项目实施不同阶段各类文件的收集责任。

　　答：分为三个阶段：

　　（1）项目前期准备阶段收集责任：建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

　　（2）项目施工阶段收集责任：项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核，签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

　　（3）项目试运行阶段收集责任：试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件；项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

　　5.工程项目文件收集的质量要求是什么？

　　答：工程项目文件收集的质量要求包括：

　　（1）完整、准确；（2）原件；（3）清晰、整洁；（4）签章完备；

　　（5）书写材料要求；（6）装订要求；（7）其他要求。

　　6.常见的工程项目文件收集控制措施有哪些？结合本单位及工程项目的实际情况，请列举在工程项目文件收集工作中应采取哪些措施。

　　答：工程项目文件收集控制措施主要有：管理制度控制、工程合同管理控制、工程进度计划管理控制、工程质量保证体系控制、文档管理控制等五大控制措施。

　　结合我单位实际，在工程项目文件收集工作中，首先要提供文件收集和归档的意识，档案管理人员应明确文件归档的范围，同时对于归档开展过程中的每一项工作都要做好详细的记录，以此保证工程项目文件的完整性。其次，为了保证工作的连续性，施工单位不得随意更换档案管理工作人员，通过这种措施的实施，能够有效防止工程项目文件出现流失以及不完整的现象，从而项目文件的连续性及可靠性。

　　第二章工程项目档案分类方案的编制

　　1.简述工程项目档案分类应当遵循的原则。

　　答：（1）遵循工程项目档案形成规律；（2）便于保管利用；（3）维持职能导向；（4）兼容其他；（5）可扩展；（6）标准统一。

　　2.工程项目档案分类方案编制需经历哪些步骤？并简述这些步骤的内容。

　　答：工程项目档案分类方案编制一般通过工程项目档案内容分析、类目划分、类目排序、类目编号确定、类目表制定五个步骤完成。

　　（1）工程项目档案内容分析：对所收集及将收集的工程项目档案的种类及其内部构成进行分析，同时还需分析工程项目档案形成的背景。

　　（2）类目划分：按类别大小进行，即先进行大类的划分，即一级类目划分，再对一级类别划分，形成二级类别，继而进行更细类别（二级以上类别）的划分。

　　（3）类目排序：主要是对各级类目进行的排序，在排序时应按类目彼此之间的相互关系进行，体现一定的规律性，而非无序。

　　（4）类目编号确定：根据实际需要及已经确定方法对类目进行编号（即类目号），编号形式可采用英文字母、阿拉伯数字、汉语拼音等组合形式。

　　（5）类目表制定：主要采用表格法，因为工程项目档案分类方案一般较大，其类别层次较少，同位类目较多。

　　第三章工程项目竣工文件的编制

　　1.简述竣工文件的编制时间和各方责任。

　　答：（1）工程施工及建立过程的各种文字材料要及时、准确记录并编制完成，施工文件的编制要与工程进度、节点同步进行，文件的编制不应超前或滞后于工程形象进度，以确保竣工文件编制的准确性。竣工图的编制应在项目竣工时进行，对于工程建设周期较长的项目竣工图可在单位工程或单项工程竣工验收完成后开始编制竣工图。

　　（2）工程建设项目竣工文件的编制工作，实行“谁施工谁负责编制”的原则。项目建设单位（业主、项目法人）负责组织、协调、监督和指导项目各参建单位（勘察设计单位、施工单位和监理单位）编制项目竣工文件。施工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。项目竣工图应由施工单位负责编制，如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。监理单位负责编制、收集、积累项目监理文件。

　　2.简述竣工文件的编制依据及原则。

　　答：（1）施工文件：主要依据国家、地方及行业现行的相关法律法规、标准规范、图集清单、设计文件、工程合同文件、施工组织设计

　　现场检测及监测数据等内容进行编制。

　　（2）监理文件：监理单位应遵循科学、公正、真实的原则，依据国家、地方及行业现行的相关法律法规、标准规程、工程合同文件、设计图纸、监理大纲、监理工作规范、技术规范、业主指令性文件及有关会议记录等内容编制相关监理文件。

　　（3）竣工图：按照国家现行的制图标准及相关建设法律法规文件进行编制，主要依据设计施工图

　　3.简述竣工文件的组成。

　　答：竣工文件包括施工文件、监理文件和竣工图三部分。

　　（1）施工文件：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件，可分为“建筑施工文件”、“设备及管线安装施工文件”、“电气、仪表安装施工文件”三大类。

　　（2）监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件，是监理单位在项目建设过程中对项目进行“三控两管一协调”监理活动的真实记录和反映，可分为“施工监理文件、资料”，“设备采购、监造工作监理资料”，“监理工作声像材料”三大类。

　　（3）竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸，是真实记录建筑物、构筑物等情况的技术文件，是工程交工验收、维护、改扩建的重要依据，可分为“总体方面”和“专业方面”两部分图纸。

　　4.论述竣工图修改方法。

　　答：（1）杠改法与划改法：杠改一般用于文字、数字的更改，是指在原施工图上将不需要的文字、数字用粗直线划去。划改一般用于线条的更改，是指在原施工图上将不需要的线条用叉线划去。

　　（2）叉改法：对于少量图形的修改可采用叉改法，即用“×”将被修改部分划去，并在附近空白位置，画上修改后的图形，并注明修改依据。

　　（3）圈改法：局部图形（较多图形）更改可以圈出更改部位，即将被修改的部分图形圈出，按制图规范在附近的空白位置，画上修改后的图形，并注明修改依据。

　　（4）刮改法：即在原施工底图上刮去需要更改的部分，重新绘制竣工后的真实情况，再复晒竣工蓝图或白图。

　　（5）贴图更改法：将需修改的部分，用别的图纸书写绘制好，然后粘贴到被修改的位置上。粘帖时，必须与原图的行列、线条、图形相衔接。贴图更改后，再重新复制，在复制出的图纸上加盖并签署竣工图章。

　　5.竣工图章应包含哪些基本内容？

　　答：竣工图章包括编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理人等内容。

　　第四章工程项目文件的整理及归档

　　1.工程项目文件的整理原则是什么？

　　答：工程项目文件的整理原则是“及时、准确、完整、系统、规范”。

　　2.简述工程项目文件的整理责任分工。

　　答：（1）工程项目管理文件：工程项目建设单位负责前期文件及征地、拆迁、补偿、招评标文件、承发包合同等材料的收集、整理、分类、组卷与归档工作。

　　（2）工程设计文件：设计单位负责工程设计基础材料及各阶段设计文件的提供，项目建设单位按设计单位提供的图册目录清点，收集齐全后，整理、归档。

　　（3）工程竣工文件：施工单位负责施工文件、竣工图的编制、收集、整理、分类、组卷，并提交监理单位审查。监理单位负责建立文件的整理、组卷及移交工作。实行总承包的，由各分包单位负责收集、整理分包范围内的文件资料，交总承包单位进行汇总、整理。

　　（4）设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。

　　3.简述工程项目文件的组卷原则。

　　答：（1）内在联系性。进行工程项目文件的组卷必须保持项目文件的内在有机联系，这是进行工程项目文件组卷的首要原则。

　　（2）合理性。工程项目文件的组卷应保证形成的档案保管单位内文件数量合理、分类合理，这样才能便于检索和查找利用。

　　（3）齐备性。工程项目文件收集完整是工程项目档案的基本要求。

　　4.案卷装订有哪些基本要求？

　　答：（1）在进行工程项目文件案卷内文字材料装订前，应去除案卷内文件原有的金属物和杂物。通常以A4尺寸标准幅面进行装订；特殊情况下，对某些不合规格的，在不破坏文件材料内容前提下，可采取剪裁、补、贴等方式，修补成A4尺寸标准幅面。卷内材料按照卷内封页、卷内文件目录、文件材料、备考表顺序排列、装订。

　　（2）案卷装订可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。对于外文资料，应当保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。如原文件材料已装订，且符合档案装订的要求，则可维持其原装订，不必重新装订。

　　（3）装订时，应采用线绳、不锈钢钉或包塑金属夹在案卷的左侧装订，无论是单份文件还是案卷装订，均要注意不能将文件的文字装订在装订线内，也不能装订得过于靠近纸张的边缘，要求牢固整齐，便于保管和提供利用。

　　5.简述卷内备考表的作用及其编制内容。

　　答：（1）作用：卷内备考表是一种用来说明案卷内文件基本情况以及归档后项目文件在保管或使用过程中的变化情况的记录单，也是为今后进行档案利用、价值鉴定和统计提供参考。

　　（2）编制内容：第一部分是说明案卷组卷时卷内文件的基本状况，如文件件数、页数、文件材料的完整程度，文件自身质量情况等。第二部分则说明归档后案卷在保管或使用过程反映出来的卷内文件变化情况，如卷内文件的缺损、移出、补充等完整情况、卷内文件的准确性、经鉴定销毁后导致的卷内文件数量变化等。当所组案卷存在反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位时，需将另行保管的该档案保管单位的档号作为互见号，在卷内备考表中注明，填写互见号时要同时注明其载体形式。

　　6.简述工程项目文件归档审查主要内容。

　　答：（1）文件完整情况。工程项目文件归档齐全是档案管理工作的基本要求。工程项目文件归档齐全与否对于能否反映整个项目建设全过程和今后查找利用有用极其重要的影响。

　　（2）文件准确情况。工程项目文件审查单位应对文件、图纸、数据、内容的真实性以及是否符合施工的实际情况进行审查，只有将准确的项目文件组卷归档，才能保证今后能够准确提供利用。

　　（3）案卷组卷质量，包括案卷与卷内文件的分类、排列是否科学合理，卷盒标识、案卷著录信息、案卷装订、文件材质以及书写材料等是否符合档案规定要求。

　　第五章工程项目档案的汇总整理及移交

　　1.工程项目档案汇总整理包括哪些工作内容？

　　答：工程项目档案的汇总整理包括实体档案整理和电子数据整理两部分。

　　（1）工程项目实体档案的汇总整理是指对各类介质的档案实体进行汇总整理，进而使之更具有系统性的过程。一般要经过汇总分类、编目、入库和项目档案案卷目录编制等过程。汇总整理工作完成后，需编制档案整理情况说明。

　　（2）工程项目档案电子数据的汇总整理是指建设单位或工程项目档案汇总单位对项目建设各参与单位所提交的电子数据进行整理，以便于工程项目档案的电子数据长期利用和移交。包括：电子文件、数据库、管理软件与信息系统以及文件档案的电子目录数据等。

　　2.简述工程项目档案移交流程包括的具体内容。

　　答：（1）移交计划制定：在移交前，无论是分步移交还是整体移交，都应编制工程项目档案移交计划，移交计划应列明移交内容和时间，移交内容应与工程项目档案移交范围一致。移交计划应经移交方和接收方确认作为工程项目档案移交进度控制的依据。

　　（2）工程项目档案移交清单的编制：移交前应根据合同约定，对需移交档案实体及电子数据进行整理分类后，形成工程项目档案移交清单，以便接收单位进行验收检查。

　　（3）工程项目档案移交：建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位在进行档案移交时应办理项目档案移交手续，移交时，移交方应对所移交档案提供与之都应的移交清单，移交清单中应明确档案移交的内容、案卷数、图纸纸张等，并有完备的清点、签字等交接手续。

　　（4）移交不符合项的整改与关闭：项目移交审查过程中发现的不符合要求的内容，移交单位对移交的不符合项应及时进行整改，直至其符合要求后进行关闭。

　　3.档案专项竣工验收的材料准备工作包括哪几方面内容。

　　答：档案专项竣工验收的材料准备工作包括以下主要内容：工程项目档案专项竣工验收报告编写、项目档案说明编写、档案专项竣工验收汇报材料编写。