公文整理归档

　　《公文条例》规定，“公文整理归档及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档”。凡已经办理完毕的公文，应按下列程序处理。

　　公文整理归档

　　一、办结暂存

　　将收发文中已经办理完毕的公文，即收文经注办、发文经分发递送出去的公文，在公文处理部门暂时存放一段时间，以待次年上半年分别立卷归档或清退、销毁。

　　文件办结暂存，目的在于保证文件完整无缺，便于日后立卷归档或清退，便于在当年工作中查找利用。

　　（一）办结暂存内容

　　1.将有保存价值的文件、材料收集齐全，剔除重份文件。

　　2.按文件形成的先后次序(如依收文流水号)或内容性质等其他排列组卷原则，将办结文件初步整理分类，排列放入办结文件卷。

　　（二）文件、材料收集范围

　　1.反映本机关单位主要职能活动和基本历史面貌，对本机关单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。

　　2.机关单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。

　　3.本机关单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关单位报送的重要公文材料。

　　4.其他对本机关单位工作具有查考价值的公文材料。

　　二、整理立卷

　　文件立卷是整理与保管公文的一种方法。即将已经办理完毕并有保存价值的公文，在收集齐全的基础上，按一定的标准(形成机构、内容性质等)分类，而后按其一定的特征与联系组合成案卷。一般在次年上半年进行此项工作。

　　公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。整理立卷工作包括装订、分类、排列、编号、编目和装盒。

　　立卷时要注意到下列几种特殊情况：电报随同文件一起立卷；联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件；机关领导人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职的机关立卷归档；公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

　　电子公文的立卷归档，应按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》办理。

　　案卷应当确定保管期限，按规定定期移交给档案部门。

　　个人不得保存应当归档的公文。

　　三、移交归档

　　归档是把按规定组合好并编目的案卷交给档案部门，也叫存档。

　　公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。

　　归档既是公文处理工作的终结，又是档案管理工作的开始，它是公文转化为档案的中间环节。在移交之前，拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收。完成了移交工作，公文就正式转化为档案。

　　《公文条例》规定，“两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档”。