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北京档案数字化加工公司

来源: 2022-06-01

  北京档案数字化加工公司:数字档案馆(室)是大数据时代档案馆(室)的发展方向,档案工作是否现代化的标志就是看是否建成数字档案馆(室)。而对传统载体档案进行数字化,是数字档案馆(室)建设最基础的工作。

北京档案数字化加工公司

  北京档案数字化加工公司档案数字化是实现档案工作精细化、自动化管理的基础,它能全面提升档案工作水平和服务能力,为社会提供便利迅捷的档案利用。随着数字档案室创建工作的开展,我县已创建85家数字档案室,在纸质档案数字化加工工作方面,我县各级档案馆(室)大都选择以社会服务外包方式开展,但随着大量的档案数字化成果涌现,档案数字化成果的质量问题日益突出,如何保证档案数字化成果的质量是档案数字化加工工作的一个根本问题。

  北京档案数字化加工公司

  档案数字化加工外包质量问题及分析

  (一)外包前单位没有科学规划档案数字化加工项目质量管理。

  首先,我县数字档案室创建工作进行在2011年开始逐步开展,很多单位考虑到单靠自身力量无法完成档案数字化加工工作,于是纷纷启动档案数字化加工外包项目。有的单位轻率地认为只要把档案数字化加工项目外包给档案服务公司任务就完成了,项目启动前没有着手制定详细的质量管理计划和质量标准,也没有对项目实施过程中可能出现的各种质量问题进行预测,忽视了对单位档案数字化加工外包项目进行质量控制。

  其次,档案服务公司和委托单位之间缺乏通。虽然档案服务公司数字化加工都是按照纸质档案数字化规范来做的,但是各公司在实施过程中标准并不统一,再则每个委托单位的档案从利用角度对档案数据条目著录的要求也不一致,很多委托单位并没有就质量标准和质量要求与公司沟通,在档案数字化成果数据利用不便捷时才反馈给档案服务公司,提出整改要求,对项目的整体进度和成果质量造成巨大影响。

  最后,参与档案数字化加工项目的委托单位工作人员质量控制职责不清晰。在确定单位档案数字化加工项目外包并通过领导审批后,委托单位应建立档案数字化加工工作领导小组,但有些委托单位虽然成立了工作领导小组,却没有制定相关规范,没有明确小组成员的分工和职责,领导小组工作浮于表面,形同虚设。有的委托单位直接就交代档案员负责档案交接事宜,其余如档案数字化成果质量问题等都没有涉及,导致外包的档案数字化加工项目实施过程中出现的问题无法解决和追责。

  (二)档案数字化加工质量管理不到位。单位档案部门对外包的档案数字化加工项目质量管理不是很到位,虽然单位档案部门对外包的档案数字化加工过程进行了监管,但基本上是流于形式的,实际效果并不是很好。

  首先,由于档案服务公司只是合作伙伴并不归委托单位管理,委托单位很难对数字化成果的质量和项目进度进行准确的把握。而且数字化加工工作也是劳动密集型工作,从业人员多是年轻人,流动性很大,如果档案服务公司在项目实施过程中频繁更换加工人员,将大大影响项目的进度和档案数字化加工成果的质量。

  其次,档案服务公司为追求利润,更注重项目的进度而轻忽档案数字化加工成果质量。虽然有些委托单位安排了档案人员对外包过程进行监管,但是相对于档案数字化加工数量大、环节多的问题,却是委托单位的档书兼任的,本身日常工作繁忙,不可能也无力对档案数字化加工各环节进行监管。

  最后,档案服务公司数字化加工人员的薪酬是以工作量为基准计算的,为了获得相对高额的薪水,就会加快工作速度,从而降低了档案数字化加工成果的质量,导致在档案数字化加工成果中出现诸如扫描图像不清晰完整、错漏页、倾斜、条目著录不规范、错漏字、目录与图像不对应等各种质量问题。

  (三)委托单位不重视档案数字化加工成果验收。

  档案数字化加工成果验收是项目质量控制的最后一个环节,委托单位若忽视这一环节,最终的成果质量也就无法获得保证。很多委托单位对数字化加工成果的质量控制就是最后验收,验收也仅限于核对数字化的案卷数、条目数、数据备份等,而很少对档案数据成果进行有效的质检。

  甚至,有的委托单位就没有验收质检,对于他们来说验收就是一个接收实体档案和数字化成果数据的过程。这也导致委托单位不能通过验收环节,准确地了解档案数字化成果的质量。往往是在项目结束后,委托单位档案员在利用档案数据时发现错误再叫档案服务公司修改。

  档案数字化加工外包质量管理对策

  项目的实施过程也是质量的形成过程,从单位决定将档案数字化加工工作外包出去时就要开始着手质量管理工作。外包前的准备工作,外包后档案数字化加工全过程的监管以及成果验收,质量管理贯穿始终。

  (一)制定质量管理计划,建立质量管理责任制。

  为确保数字化工作质量,委托单位要制定科学的质量管理计划,要根据单位档案情况,确定档案服务公司的选择依据,从而有针对性地选择合作公司。要成立档案数字化工作领导小组,实实在在负责档案数字化加工外包工作,小组成员由熟悉档案业务和信息技术的人员组成,档案数字化工作领导小组组长全权负责项目的质量,不能只体现在文件上,必须亲自抓数据质量。小组成员之间要明确各自的职权和职责,责任落实到位,确保每项工作有且只有一个人负责,从而避免职责不清,同时成员之间能有效地进行协同合作,提高工作效率和质量。

  (二)制定档案数字化实施方案及规范。

  制定科学、合理、操作性强的数字化实施方案是档案数字化有序进行的制度保障。方案内容包括数字化加工范围、工作目标、资金安排、进度要求、数字化技术方法和规范、验收标准、安全管理措施等。

  委托单位数字化工作领导小组要和档案服务公司加强沟通,由双方共同明确数字化加工各个环节的质量标准和质量要求,避免在数字化加工过程中,出现不同人员处理相同问题时标准不一,结果多样。质量管理强调过程控制,通过质检判断数字化成果是否符合质量标准,也是确定消除影响质量问题的方法和途径。因此委托单位要制定档案数字化加工质检方案,主要内容:一是要求档案服务公司优化质检流程,严谨质检制度,每一环节质检合格后才能进入下一环节。

  二是由聘请的质检人员对外包公司移交的数据成果进行100%质检,质量不达标立即退回整改。三是小组成员里负责质检的人员对质检员提交的数据按比例抽检20%。质检除了检验质量是否达标外,也是为了从中挖掘出加工过程中存在的问题及确定解决措施。数字化成果质检要分批次提交,前期可先小批量加工,监控各工序流程,及时发现问题解决问题。

  (三)档案数字化加工过程中的全程控制。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。档案数字化工作六大环节紧密相连。任何一个环节出问题都会影响数字化的质量。这就要求我们在数字化加工各个环节中都要把好质量关,因此,在档案加工过程中,档案数字化工作领导小组就要将负责监督审核每个环节工作质量的人员落实到位,小组成员定期对数字化加工过程进行合规性审查,检查分析项目实施过程中是否存在违规问题,要不定时对加工人员的工作进行细致的评审,及时发现问题、协调和解决问题。

  1.档案前处理。档案前处理作为数字化加工的第一环节,其质量直接影响后序工作的质量和效率。小组成员在现场要检查整理人员工作是否规范,对存在破损、缺页、倒页、字迹模糊等现象的档案以及修正情况是否加以记录,对卷内文件进行拆卷、分件和排序后登记应扫件数和页数。档案拆订过程中应小心细致,避免损害档案。完成扫描并质检通过后及时将档案还原,查看案卷备考表上案卷变化情况与实际是否相符,漏页、倒页、重页、空白页等增删改情况记录是否详细等。巡查中如发现问题及时责令整改,绝不能让问题带入下一个环节。

  2.目录数据库建立。档案目录数据库是数字档案资源管理的基础,档案利用和检索的高效性和准确性取决于档案著录的质量。如果档案目录数据质量不达标,将直接影响档案工作服务的水平。因此,在著录环节中,要按照档案著录规范要求严格把关。著录时要求双机著录,人机双校,并检查著录人员所著目录是否完整、规范、准确,是否按基本要求将任职文件、奖惩文件、职称评定等文件中涉及本单位职工的姓名录入备注项中,如果案卷中的目录标题不准确或错漏,应根据文件内容进行修改和完善,需补拟标题的文件如通知、会议纪要等应进行补拟。巡查过程中如发现问题应及时沟通反馈,并采取相应措施解决问题。

  3.档案扫描。档案扫描是生成数据的重要环节,小组人员巡查现场时,一是关注施工人员扫描过程中有没有按照档案原件实际情况来选择相应的扫描设备,并设置和调整相关参数。参数设置和调整后扫描的数字图像清晰、完整及不失真,能确保原始扫描图像的效果与档案原貌最接近。

  二是查看档案扫描是否按照要求采用分辨300dpi、彩色模式、TIFF标准格式,扫描完成的图像以多页TIFF文件格式存储,图像经OCR识别后,还要转成一套双层PDF格式作为利用文件。三是查看施工人员的工作记录,工作流程表中是否详细地将扫描的页码和页数进行登记,并核对扫描件的页码、页数与原件页码、页数是否一致,不一致时的原因及处理情况说明。

  4.图像处理。一是查看图像进行旋转、纠偏、拼接、裁边、去污等处理后的效果是否符合标准。二是检查图像质量,一旦发现数字图像不完整、不清晰、失真,立即返回重新扫描并记录。发现漏扫、重扫、多扫等情况及时加以改正。检查图像排序是否正确,排序错乱时应及时进行调整。

  5.数据挂接。将通过质检确认合格的目录数据库和图像数据库,按照单位档案管理系统的技术要求,通过挂接软件实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库批量挂接,目录数据与数字图像一对一相关联。要求目录数据和扫描图像挂接准确率和图像完整性达到100%。

  6.数字化成果验收与移交。计划再全面,过程执行再好,也不能忽视结果的质量把控。为了使档案数据质量得到有效控制,档案数字化每一环节的成果都应分批次提交进行质检。将提交验收的档案前处理成果、目录数据库、扫描图像抽检合格率达到95%以上的(含95%)予以验收,挂接质检中目录数据和数字图像挂接准确率和图像完整性达到100%,其他数据项抽检合格率达到95%以上的(含95%)予以验收。每当完成一个批次的数据验收后,档案服务公司要将多页TIFF格式与双层PDF格式数字化加工成果各一份硬盘移交,一份光盘移交。

  每个环节的成果检验都要做好记录。档案数字化是为了使档案得到更广泛的利用,满足新时期人们对档案利用的需求,而数字化成果的质量直接影响档案的开发、利用和服务质量,只有系统的质量管理,才能确保档案数字化的质量,从而为数字档案馆(室)建设提供可靠的数字资源,为档案事业现代化发展奠定良好的基础。

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