整理文件档案

　　整理文件档案质量直接关系到文件的利用率，文件档案整理工作在公司总体管理中具有重要意义。它是公司信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。以下我就实际用的上的文件档案整理的操作流程简单跟大家讲述一下。

　　第一步，理清文件档案的内容

　　首先要明确自己需要整理的文件档案都包括哪些，比如：合同、人事档案、方案、报价资料、客户资料、产品清单等资料。根据不同内容可以进行归类整理，一样一样进行整理编号存放。

　　第二步，计划出整理步骤

　　首先确定是按文件内容进行整理，最近有朋友留言咨询怎么整理合同文件，我就拿整理合同资料来比如：先把合同进行分类（销售合同、施工合同、租赁合同、买卖合同等），进行文件编号，不同类型合同编号可以采用首字母，或者01、02、03等进行编号，然后每个类型合同再进行编号，如：AB(公司名称代码)-2016（年份）-HT（文件类型，合同简称HT）-01（合同类型）001（序号），比如：ZTGS-HT-01001（中天公司的合同文件里面的销售合同的第001份）

　　第三步，统一原则

　　每个公司实际做事情的都是下面的员工，但是你不能忽略领导的意见。有可能你刚弄好，领导一句话又得让你重新来过，所以原则统一很重要。就像我上面举例的编号样式，要先跟领导沟通确认统一后再进行工作。

　　第四步，充分利用原有基础资料

　　资料整理目的是方面查阅存档，并不是让你把所有资料重新来过。所有就应该充分利用原有基础资料进行整理归纳。

　　第五步，便于储存翻阅

　　也许公司规模还不是很大，但是内容很杂，如果每个分类进行储存，就会对后期查阅造成很大的困难。正常是一个类型文件最好储放在同一个文档盒里面，如果文件不是很多，目录清单一定要做好。

　　第六步，做好文件盒的标签工作

　　文件整理好后都是统一存放在文件盒里面，但是我们不可能找个文件每个文件盒去打开翻，所以标签就很重要。一般标签都是大归类，贴在文件盒的侧面，方便查找。

　　以上我讲述的可能比较简单，但个人觉得比较有实际操作意义。可能不会像网上查的档案管理那样文绉绉，如果有朋友有更好的方法也可以直接给我留言，分享也是一种快乐！