物业公司的档案如何整理

　　物业设施设备档案主要包括设备原始档案，设备技术资料和政府职能部门颁发的有关政策、法规、条例、规程、标准等强制性文件，以及设备运行、维修养护、修理改造的使用管理档案。物业公司的档案如何整理其目的在于实现规范管理，便于事后追溯，还可以作为管理的证据。

　　1.物业设施设备档案的建立

　　(1)新建物业项目设施设备基础管理档案的建立。

　　①设施设备原始技术档案的建立。

　　设施设备原始技术资料收集，主要是在物业项目设施设备和系统承接查验双方交接时由交验方提交的物业清单，物业竣工图纸、竣工资料和技术资料，设备生产厂家的安装、维护、使用说明书与合同书等。承接方应安排专人按有关规范和制度的规定进行分类整理建档，永久保存；按借阅制度供查阅使用。

　　②设备基础管理档案的建立。

　　设施设备的基础管理档案是随设施设备同寿命保存的。它主要包括：《房屋清单》《共用设施清单》《设备登记卡》《设备清单》《设备台账》《设备卡》等。其中：《房屋清单》和《共用设施清单》是按照物业承接查验时接收的清单到现场进行核对、查验确认后形成的。《设备登记卡》是在物业承接查验时，依据设备的铭牌和装箱单的内容进行填写的，是设备的原始资料的真实反映。而《设备清单》是根据《设备登记卡》的信息制作的，它主要用于方便设备管理，如管理人员随时查询和编制维修保养计划和机配件采购计划时应用。《设备台账》是对于重要的一、二类设备进行动态管理，如电梯、高压配电设备、空调的制冷主机、锅炉、消防设备等。《设备卡》挂在（粘贴在）设备上的醒目位置，一台设备一个卡。

　　③设备管理的相关法律、法规、规范与标准等强制性文件。

　　(2)设施设备使用管理档案。

　　①设施设备使用维护档案。设施设备使用维护档案的保存年限一般为3~5年，可定期处理。主要包括：设备运行日志、故障处理记录、巡检记录、事故处理报告、维修保养计划、维修保养报告、设备完好率检查评定、设备系统状态参数测定记录、设备系统的专业安全检验报告等。

　　2)设施设备修理、改造档案。主要包括：设备、设施、系统的专项修理大修、中修，改造计划，实施合同，实施报告，验收报告等。

　　③设施、设备报废档案。主要包括：设施、设备的报废申请、评估、报废记录等。

　　2.物业设施设备档案的管理

　　原始档案资料应统一编号，规范管理、分录类归档、严格管理，原件不得带出资料室，由资料员保管和复制供应；其他要求与物业档案管理的规定一样。

　　设备档案资料按每台单机整理，存放在设备资料档案内，档案编号与设备编号一致，按编号顺序排列，定期进行登记和资料归档、更新，达到物业管理档案管理标准要求。

　　物业公司的档案如何整理

　　物业管理档案的保管与安全

　　一、配置适宜物业管理档案保管的专门库房，配备防盗、防火、防渍等必要措施。档案室应保持干燥、通风、清洁，并确保储存地点符合防虫、防鼠、防潮等要求。

　　二、全程监控，涉密物业管理档案专人处理。

　　三、严禁未经许可的人员出入档案室。

　　四、档案室温湿度应符合相关规范的保管要求，并建立库房安全、温湿度监测、记录制度。

　　五、建立档案室设备设施定期检查、记录制度。

　　六、馆藏档案定期清理核对，数量发生变化时应记录说明。

　　七、根据物业管理档案的不同类别、等级，采取有效措施，加以保护和管理。

　　八、重要物业管理档案宜异地备份。