淄博档案整理服务公司

　　淄博档案整理服务公司：2021年以来，淄博市打造标准化、规范化、数字化、全员化全流程档案整理管理新模式，被评为山东省档案工作业务建设示范单位。

　　推进标准化建设，档案基础设施提档升级。成立以检察长任组长的档案管理新模式创建领导小组，定期研究解决创建过程中的问题，协调各项工作任务落实，为创新提供坚强的组织保障。投资130余万元，在基础设施、软硬件、档案信息化建设等方面进行全面提升，在达到防火、防腐蚀等“九防”的档案库房标准化建设要求基础上，通过外出学习先进档案管理理念，提升工作标杆，做到“人无我有、人有我优”。

　　加强规范化管理，档案运转实现全过程覆盖。档案入库前，对其完整性、准确性进行检查，对出现问题的档案，如整理不规范、填写错误等，登记后及时退还承办人进行改正；档案入库时，按库房分类位置进行存放，确保存放规范，便于后期的清查和使用；档案入库后，切实加强对档案的保管、保密工作，做好库房清洁，及时检查信息录入、保存情况。做好档案的利用工作，对借阅的档案按规定进行登记签字，并要求借阅人填写利用效果登记表。

　　在各部门设1名档案联络员，联络员针对归档案卷及文件进行系统检查，确保达到数字化扫描的规范后方可移交档案室。将档案工作纳入部门测评和检察官业绩考评，按照奖优罚劣的原则组织实施。

　　注重数字化赋能，深度应用档案管理系统。对库存诉讼档案、文书等130万余页纸质档案全部实现数字化，类目完整、索引齐全、专题详细，同时，定期对新增档案进行扫描录入。档案员做到熟练掌握档案系统的应用，通过系统进行档案的查找，减少不必要的档案翻阅，有利于保护纸质档案。

　　在制作检察宣传片、调阅相关历史资料时方便快捷，提升工作效率。淄博市档案馆专家组在实地考察时认为，该院档案管理软硬件设施配备齐全、档案创新工作推广价值高，对该院档案管理工作给予充分肯定。

　　实施全员化工程，锻造过硬档案队伍。开展常态化案件清查活动，通过案件归档清理活动，进一步规范档案的整理工作，确保当年案件应归尽归。组织档案专业化培训，对在整理过程中发现的各种问题进行讲解说明，提升归档案卷质量；对具体负责案卷整理人员进行培训，分批次到档案室进行业务跟班学习，提升专业能力、法治意识和保密意识。建章立制确保制度化运行，创新出台《新进干警档案轮训制度》，加深干警对档案工作的了解、熟悉档案管理的相关规定，做到人人懂档案。

　　淄博档案整理服务公司就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

　　按照上述原则，淄博档案整理服务公司档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　编号

　　档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置。

　　以件为单位整理档案，按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。

　　采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷、逐件开展。

　　每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。