设备档案怎么管理及整理

　　设备档案怎么管理及整理？设备档案是设备在制造或购置、运行、直到报废全过程中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像、电子等文件材料。设备档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。

　　各单位都应当把设备档案工作纳入生产管理、技术管理、科研管理之中,严加领导。随着企业的发展,大型机械设备、大型精密仪器进人各企业单位,设备档案在设备管理工作中的重要作用也尤为突出。

　　因此,做好设备档案的管理,使其真正达到为企业提供利用、为企业服务的最终目的,从而使档案信息发挥最大的效能。企业设备档案,主要包括企业的机器设备和仪器、仪表等的图纸、图表、运行记录、检修记录以及与设备有关的技术文件材料、新购设备的开箱资料,如合格证、安装说明书、使用维护说明书、备品备件清单等。

　　特别是设备图纸、检修记录等为设备的改造、大修及每月的生产检修的备件计划、故障诊断、隐患整改等能提供科学的依据。企业设备档案管理主要内容是设备文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用等。企业设备档案管理工作制约着设备的使用效益。

　　然而,在实际工作中,许多企业对设备档案管理重视不够,使设备档案不能很好的服务于生产,主要表现在以下几方面:

　　档案意识淡薄,档案法虽然已颁布多年,但仍有些单位领导和有关人员对档案工作缺乏正确认识,不重视为生产服务的档案工作。平时总是把目光大都集中在如何提高经济效益,以追求企业利润的最大化。这种无意识下的档案意识薄弱,会直接影响档案管理工作的顺利开展。

　　设备档案材料收集难。很多企业对设备档案的管理重视不够,有关制度不健全,归档不及时,导致大量设备资料的流失,使得有些设备无法形成一套完整的档案,从而影响了企业设备的正常使用及企业的经济效益。

　　比如在冶金行业一些企业检修设备时,特别是天车等特殊设备的验收,只要验收时质量合格拿到验收合格证,至于验收记录合格证以及技术监督报告移不移交,是否按时归档,并不按规定执行,致使原始资料迟迟不能归档保存。

　　例如新购置的设备,在设备开箱验收时没有通知档案人员参加,擅自截留应归档案资料,导致设备在使用维修时却难以找到材料查证,常常出现误工、误时。由于设备在使用过程中有所损耗,设备检修时往往有许多变更图纸。

　　又如当部分设备图纸需要变更时,技术人员既没有把绘制的新图及时归档,又未在图纸变更单上予以说明,时间长了,有可能造成档案人员对外提供已作废了的或未修改过的原设计图纸,这样会给企业造成了不可避免的损失。

　　管理制度贯彻不力。一般企业各项管理制度基本齐全,但在实际中流于形式,有些未贯彻不彻底,有些未将设备档案工作纳入生产、技术、科研管理之中严格考核,故有些单位领导、技术人员、管理人员将设备档案材料归档不归档一个样,少数档案管理人员没有切实做好设备档案的收集、整理、并严格按规定认真核对,从而不能完全真实、有效地反映设备的真实情况。

　　针对设备档案管理目前的情况,既要宣传设备档案的重要性和归档的意义,还要增强人们对归档的认识,不断加强档案管理,应从以下几方面入手:1.领导的重视是关健。一个单位的任何一项工作,都必须有领导的重视,才能使这项工作顺利开展;如果领导不重视,许多具体的工作都难以展开。

　　领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此档案部门要加强宣传力度,要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对企业的益处,启发领导重视档案工作,特别是借助一些利用档案的典型事例,使领导认识到档案的重要性。

　　力争把设备档案管理工作列入科技管理的具体议事日程,明确规定各有关人员设备档案管理职责,同时列入绩效考核并严格执行。

　　建立健全档案管理制度。在建立健全档案管理制度的基础上,各部门还要配备专兼职档案人员,建立档案管理网络,明确职责并严格贯彻执行。档案部门要主动与设备管理和设备使用部门沟通,以便及时跟踪了解设备档案情况,避免档案的遗失,并主动进行文件材料的收集归档工作,确保设备档案完整、准确、系统。

　　凡有购置设备仪器的项目,无论通过何种渠道获得的与采购设备有关的文件材料,均应交档案部门统一管理,以便档案部门为生产提供利用。设备开箱验收时,各单位设备管理部门必须通知档案部门参加,并办理交接手续。任何人不得私自占有设备随机资料。

　　若某个部门需要利用资料时可以办理借阅手续,或由档案部门提供复印件,原件归档。新投产的大型设备竣工验收时,要严格把关,发现随机设备资料不完整或缺项时,不予签字并停止验收,待收集齐全后方可验收签字报销。对于大修的记录,建立文件材料归档责任追究制度,对违规擅自截留档案资料的,要追究当事人或部门的责任。

　　及时收集档案材料。一台设备在使用过程中,必然要形成使用、检修纪录、更新、改造图纸等。只要这台设备还在使用过程中,它就要不断地产生新的文件材料,直到设备的使用期结束,设备档案才停止。档案管理人员只有了解和掌握设备使用和变化的全过程,才能全面地做好设备档案收集工作。

　　对图纸的修改要严格审批。图纸修改主要有两个方面,一是设备项目施工完成后,因施工单位依据现场情况编制竣工资料,其中有部分图纸涉及变更的。另一方面是生产技术人员对每月所需的备品备件图纸的尺寸改动。

　　技术人员要对已存档竣工图依规定的编制方法作相应的修改、补充和说明,使之符合现场实际情况。当设计变更时,必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图,做好设计变更技术文件材料的配套管理,确保设备档案的完整、准确、系统。

　　对生产需要变更的一些备件图纸,技术人员必须填写变更通知单,对变更原因及新改图纸图号要予以确认,并经主管设备部门领导签字才能归档。档案人员更应及时了解设计变更情况并作好记录,避免对外提供已作废了的或已修改过的错误图纸,为以后的技术改造和设备检修带来不必要的麻烦和损失。

　　设备档案怎么管理及整理

　　1.仪器设备档案需要放哪些内容

　　仪器设备档案的记录应至少应包括以下八个方面的内容:

　　(1)设备及其软件的识别；

　　(2)制造商名称、型号、出厂编号;

　　(3)对设备是否符合规范的核查;

　　(4)仪器设备存放的位置;

　　(5)制造商的说明书，或指明其存放地点;

　　(6)所有检定/校准、核查报告和证书;

　　(7)设备维护计划以及维护记录；

　　(8)设备的任何损坏、故障、改装或修理。

　　仪器设备档案管理是一个动态、持续的过程。仪器设备档案包括仪器设备的采购、验收、使用、维护、维修等环节形成的文件材料，能够准确地、完整的反映设备从采购到报废整个过程的状态信息。

　　2.仪器设备档案管理中存在的问题

　　2.1档案管理制度不完善

　　部分检验检测实验室没有根据自身情况，创建有效的仪器设备档案管理制度，明确相关部门以及人员职责，缺乏有效的档案管理监管机制。

　　2.2档案管理意识不强

　　仪器设备档案管理意识不强，主要体现在部分检验检测实验室，虽然制定了相应的档案管理规程，但因对仪器设备档案管理工作的重要性认识不足，导致相关制度形同虚设，仪器设备档案工作落实不到位。

　　2.3档案管理人员队伍力量薄弱

　　目前，部分实验室的仪器使用部门都没有设置仪器设备档案管理员。部分实验室虽然在仪器使用部门设置了仪器设备档案管理员，但由于缺乏档案管理专业知识、不清楚究竟应该怎样进行设备档案管理工作，无法正确的、及时地收集、整理和归档仪器设备档案资料。另外，实验人员流动变化大，有时候会存在因交接不到位而导致档案工作脱节的现象。

　　2.4档案利用率低

　　目前仪器设备档案的一个比较大的问题是档案材料收集不全，常常档案材料只收集了仪器设备招标采购及验收相关材料，随后使用过程中形成的检定/校准/核查、期间核查、维护、维修、甚至改动材料收集不完全或未收入档案。

　　另外，因大部分检验检测实验室的仪器设备档案管理，还基本停留在纸质材料的阶段，档案查询不方便。

　　3.针对仪器档案管理问题的解决对策

　　针对仪器设备档案管理存在的问题，检验检测机构可采取以下对策:

　　3.1完善制度，规范仪器设备档案管理

　　检验检测实验室根据自身情况创建有效的仪器设备档案管理制度，规范仪器设备档案管理。例如，制定严格的档案管理操作程序，规范仪器设备档案材料的收集、立卷归档、利用、销毁等工作流程，统一设备档案记录格式，明确归档内容、归档时间、档案存放场地的环境设施要求、仪器设备使用及管理部门的任务分工、仪器设备档案管理员岗位职责等等。此外，检验检测实验室还应制定监督和考核机制，以便对仪器设备档案管理工作进行检查和督促。

　　3.2提高仪器设备档案重要性的认识

　　首先，需要检验检测实验室的领导带头提高对仪器设备档案重要性的认识，了解仪器设备档案管理对于实验室管理的重要作用。其次，实验室可通过培训、贴宣传资料等方式，有针对性地宣传档案意义及本实验室仪器设备档案管理的体系文件，普及仪器设备档案管理知识，提升员工仪器设备档案管理意识。

　　3.3加强仪器设备档案管理人员队伍建设

　　仪器设备从招标采购到报废，周期很长，期间涉及多部门、人员，因此做好仪器设备档案管理工作需要相关部门合力才能完成。检验检测实验室可以组建一支由仪器设备管理部门总管，仪器使用部门派人协助的仪器设备档案管理队伍。利用各部门在仪器设备档案管理中分工的不同，有机协调地进行仪器设备档案的建立到销毁整个过程的收集、归档工作，实现仪器设备的动态管理。

　　定期组织人员进行档案管理学习及培训，强化人员仪器设备档案管理能力，加深各个部门的仪器设备档案管理员对自身岗位职责的理解，比如，仪器管理部门的档案管理员，应积极主动与仪器使用部门的档案管理员进行联系，及时收集并归档仪器设备在安装调试及使用过程中产生的一系列记录资料。

　　组织应制定适当岗位激励政策，提高仪器设备档案管理员工作的积极性。

　　3.4建立动态的仪器设备台账

　　仪器设备档案管理的最终目的是为了有效地利用档案。检验检测实验室需建立可以实时更新的仪器设备台账，尤其是电子台账，方便使用者查阅及统计仪器相关信息。台账信息包括仪器设备的名称、型号、生产厂家、出厂编号、使用部门、购置日期、固定资产编号、采购价格、检定/校准/核查、期间核查、仪器运行状态、是否已报废、档案借阅情况等信息，随时可以应对各项报表，包括经常统计的固定资产总价值、报废的设备统计总表等。

　　3.5严格档案的借阅制度

　　为了保证仪器设备档案资料的完好，应建立严格的档案借用、归还、交接验收制度，避免其丢失。经常使用的仪器设备的操作手册等随机技术文件，在办理归档手续后，可复印相关材料给使用部门:如果复印比较困难的，可在使用部门办理档案借阅登记后，将相关材料长期保存在使用部门，由使用部门派专人保管。

　　3.6推进仪器设备档案数字化管理

　　随着计算机技术、通信技术以及互联网技术的飞速发展，传统的档案管理模式也遇到了严峻的挑战。在满足实验室管理体系对仪器设备档案管理的要求的前提下，检验检测实验室要充分利用现代技术改造传统的档案管理方式，可根据自身实际情况利用电子科技技术，开发建立仪器设备档案数字信息数据库。

　　包含仪器设备台账、维护计划、维护及维修记录、使用记录、溯源等仪器设备档案信息模块，完善仪器设备档案管理系统，逐步实现仪器设备档案管理的数字化、网络化，从而提高档案的利用率，满足使用者快捷地查询各种设备仪器档案资料的实际需要。