晋城市档案整理服务公司

　　晋城市档案整理服务公司建设项目档案管理规范：指将同一个建设项目所形成的所有的档案资料收集齐全，制定分类方案，并按建设项目的类别进行整理，做到排列有序，科学保管和方便利用，建设项目档案资料必须要保持文件资料的完整和历史联系，以便查阅和利用。

　　在建设工程项目中，工程资料、工程档案是直接反应工程在施工过程中的真实记录。保管好工程项目资料是建筑企业发展的客观需要，也是反映工程质量的基础材料，还是施工企业管理水平的综合体现。

　　建设工程档案如此重要，那么你了解工程档案吗？工程档案包括哪些内容，又该如何管理？晋城市档案整理服务公司从全局的视角为您梳理工程档案管理应用。

　　01建设工程档案管理包括哪些内容？

　　建设工程档案又称为项目档案、基建档案，是指在建设过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录的总称。

　　从具体工程工作流程的角度上来说，工程资料管理是为工程资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等相关工作。主要是对文字材料、图纸、图表、声像材料等。

　　建设工程档案形成的过程贯穿可研-立项-初设-开工准备-施工-竣工验收全生命周期，包括建设项目从从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、建立到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。

　　具体来说，工程建设档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。

　　02工程建设资料如何转化为档案？

　　我们知道，档案是保存备查的历史文件。档案是由文件或叫文书转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。资料是一个相对性的、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支撑价值，无论其具体是什么，均可视为资料。

　　那么工程资料如何转化为工程档案？需要满足以下三个条件：

　　（1）办理完毕或处理完毕的文件才能作为档案。

　　（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

　　（3）按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

　　03建设工程档案都有哪些载体？

　　工程档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料外，还存在大量其它形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、电子档案。建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片、录音、录像档案。

　　录音、录像档案，是指专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为机械录音档案（唱片档案）、磁带录音档案和磁带录像档案等。

　　照片档案是指采用感光材料，利用摄影的方法记录形象的历史记录。电子档案，是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，如磁盘、磁带、光盘等。

　　04如何管理建设工程档案？

　　1）满足多类型、多格式档案存储需求：建设工程档案不论是从内容上，还是从载体上来看都是多种多样的，为确保档案的完整和真实，要求档案管理工具或方式能够对工程所涉及到的档案进行全方位的存储与保管。

　　2）能够将档案进行电子化保存：在电子化档案管理系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，既可以长期保护档案，也可以提高档案的利用率，提高档案信息的时效性。

　　3）满足档案高效搜索需求：建设工程档案的存储是为了档案的利用，而利用的第一步就是档案的搜索，依靠高效的档案搜索平台，可以让工程档案的利用更为高效。　　

　　建设工程文件归档的基本规定：工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。

　　①每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。

　　②当电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。

　　③勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

　　④建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；

　　⑤各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位

　　⑥建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

　　⑦建设工程档案的验收应纳入建设工程竣工联合验收环节。

　　⑧工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训

　　基建档案整理与编目

　　基本建设档案简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。

　　基建档案，按建筑对象性质的不同，可划分为三种：

　　一是工农业生产性基建档案，如厂房建设、矿井建设、电站建设、铁路和公路建设、农田水利工程建设等形成的科技档案；

　　二是国防军事工程的基建档案，如军事要塞、堡垒以及军事指挥、通讯等工程建设形成的科技档案；

　　三是民用工程的基建档案，如机关办公楼、学校、商店、宿舍等工程建设形成的科技档案。

　　一、基建档案整理

　　基本建设项目档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对基本建设项目档案进行系统排列、著录编目和编写形成说明书的工作。

　　（一）分类

　　基建档案主要按工程项目或建设项目分类。按照工程项目进行分类，就是将一个工程项目的全部科技档案集中在一起，再按专业或其他特征划分不同层次的类目，反映出工程项目的全貌，便于不同项目基建工程档案的提供利用。

　　（二）组卷

　　基建工程项目档案保管单位的组织，应当在科技档案整理工作的基本原则下进行，必须符合以下要求：

　　①组卷要遵循基建文件材料的形成规律，保持案卷内基建文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。

　　②装具内的基建档案材料应有一个数量界限，将档案材料组成一卷或若干卷。一般厚度应为该装具厚度的四分之三。

　　③装具内的基建档案材料的保存价值应该基本相同。保管单位的组织，要在保持有机联系的前提下，根据档案材料的不同价值和密级程度，适当地分别组成保管单位。如果两者发生矛盾，应当以保持有机联系为主，不必硬性分开。而在保管和提供利用时，以价值低的服从价值高的、密级低的服从密级高的原则来处理。

　　④基建档案装具的形式，主要有卷、册、袋、盒四种。一般来说，基建档案的文字材料以卷的形式为主，图样材料以袋、盒的形式为主，音像材料以册、盒的形式为主。应该根据基建档案的制成材料和具体形态选择合适的装具，力求整齐美观，牢固耐用。

　　（三）案卷内文件材料的排列

　　①基建档案文字材料的排列，按基建工程项目自然形成过程进行排列。例如某卷是基建工程依据性材料，其排列顺序是：项目建议书及批复→可行性研究报告→项目评估→环境预测、调查报告→设计任务书、计划任务书。

　　②基建档案图样材料的排列：总体布置图→系统图与平面图（或立面图、解剖图）→大样图。

　　③基建档案文字和图样交错材料的排列：如果文字材料是对整个工程项目作基本的全面说明或指示的，放在图样的前面。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图样材料应排在前面，文字材料排在后面。

　　④装订

　　基建档案案卷可采用装订和不装订两种形式。装订具体要求可参照“产品档案”的装订。

　　⑤案卷的排列

　　基建档案案卷的排列以一个工程项目为单位，按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。

　　二、基建档案编目

　　基建档案编目是以一定的形式固定基建档案系统整理的成果，揭示档案的内容特征和形式特征的一种工作。具体内容参见“产品档案整理方法”。

　　①编页号：基建档案在形成时，已经标有顺序号，可以不另外编号，比如成套的基建图样材料、单份独立的技术文件等。只有在基建档案材料没有统一顺序号，或者编号顺序不统一、不连贯或者编号出现错误时，才需要统一编制页号。

　　②编制卷内目录：编制卷内目录，就是对卷内每一份基建档案编制清单（电脑打印）。在编制时就已经形成目录的基建档案，比如成套的图样材料，且目录是打印的，在编制时可以尽量利用原有的目录清单。

　　③编制备考表：备考表是用来记载和说明本卷基建档案归档前后基本情况和演变过程的一种工具。

　　④编制案卷封面。

　　⑤编制案卷背签。

　　⑥档号的编制。

　　基建档案档号结构为：类别号—项目号—件、页（张）号。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。档号结构必须与档案的整理分类体系相适应。档号一经确定，一般不应随意改变。