柳州档案整理服务公司

　　文书档案的整理是一项非常艰巨而重要的工作，柳州档案整理服务公司要做好此项工作，还要求档案人员要具备高度的责任心、单位领导重视档案工作、建立健全完善的档案管理制度、加强档案的日常检查等，这样才可以切实提高文书档案的利用效果，切实发挥档案的作用，实现档案的保存价值。

　　为了防止档案资料的丢失，柳州档案整理服务公司采取统一收集的形式，可在新一年的年初对所有日常档案盒内的档案资料进行清理，同时对各部门的档案资料进行收集，统一更新替换，确保档案资料的齐全。

　　文书档案是单位在行政管理、经营管理、生产管理和党群管理活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、方案、函、会议纪要、计划和总结等。载体形式主要有纸质文件、电子文件、信息系统数据等。

　　一、文书档案分类编号、文书档案整理方法

　　01.分类

　　归档文件采用年度—分类号—保管期限进行分类，同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　02.排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。正本在前，定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前,来文在后。内容紧密相关的，应集中排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　03.数字化

　　根据归档范围表，将需要数字化的纸质文件扫描，或准备相应的电子文件。

　　04.装订（三孔一线装订）

　　①归档文件应按件装订。归档纸质文件必须用文件归档专用不锈钢钉或者棉线在左侧装订。装订时，单份文件厚度超过1cm的，应采用三孔一线装订法。

　　②归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。归档文件目录按照年度、保管期限、机构（问题）装订成册。装订成册的文件目录，应编制封面。

　　05.编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构或问题（分类号）、保管期限、件号、页数等必备项。

　　①全宗号：B0030027。全宗号填写必须保持完整性，不可省略。

　　②年度：填写文件最终形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2020。

　　③分类号：填写分类方案确定的分类号。

　　④保管期限：填写Y、30、10，分别代表永久、30年、10年。

　　⑤件号：填写文件的排列顺序号。

　　件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“00001”开始标注。

　　⑥页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有效图文的页面为一页。

　　06.电脑著录，著录项目主要包括

　　①件号：填写文件的排列顺序号。

　　②责任者：填写制发文件的单位或部门，即文件的发文单位或落款名称。不得填写经办人。

　　③文件编号：填写文件自带的编号。

　　④文件题名：文件标题。没有标题、标题无法区分同名文件或标题没有概括文件主要内容的，应自拟标题，外加“［］”号，附于原题名之后。

　　⑤日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20200428。无法确定准确日期，可填写年月或年，如：202004或2020。

　　⑥页数：每一件归档文件的页数，以有效内容的页面为一页。各类信息系统归档数据、电子文件等不需填写页数。

　　⑦备注：应填写注释文件需说明的情况。信息系统数据应填写数据来源。

　　⑧载体类型：分为电子文件、纸质文件、电子文件和纸质文件。

　　⑨密级：分为内部公开、普通商密和核心商密。

　　2.在分类方案的最低一级类目内，应确保一个季度内纸质文件的件号相对集中、连续。如有多人整理，应先编制临时件号，再由公司档案管理员汇总和重新编制件号，最后正式填写件号。正式件号填写完成，不得出现漏、断号现象。

　　07.上传电子文件

　　以归档文件档号创建和命名文件夹，将相应的电子文件复制到对应文件夹中，批量挂接电子文件到档案系统。也可逐条上传电子文件。

　　OA自动归档的电子文件，应参照纸质文件的整理方式整理并编号后归档。

　　08.装盒

　　档案盒样式

　　①将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、归档文件目录、盒脊及备考表项目。不同全宗号、年度、保管期限、分类号的归档文件，应分别装盒。

　　②档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)。

　　③档案盒脊背设置全宗号、年度、保管期限、机构问题（填写分类号）、起止件号等必备项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。

　　09.备考表

　　①备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

　　②盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、复制件等情况。

　　③整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名。

　　④检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　⑤日期：填写归档文件整理完毕的日期。

　　10.归档文件目录

　　归档文件目录填写完整，序号、档号、责任者、题名、日期、密级、页数为必填项，文号及备注有则填写。表格采用A4幅面，页面宜横向设置。