嘉兴档案整理服务公司

　　嘉兴档案整理服务公司整理档案工作中坚持一下几点原则：一是要促进档案资料的收集工作，档案收集要坚持“宁缺毋漏”原则，材料形成后要及时收集，防止材料丢失；二是要高度重视档案的整理工作，要求档案归档、整理要全面及时，划分保管期限要进一步抓实抓细。

　　为了更好的规范纪检监察文书档案的管理，提高档案管理工作的规范化水平，发挥文书档案在实际工作中的作用，委领导高度重视本单位档案的管理、收集和整理工作，近期安排专人针对近三年来的纪委、监委约2000余份文书资料进行了整理归档，要求把好“三关”，确保文书档案资料的规范、完整，做到有档可查。

　　严把程序关。要求档案负责人重视档案资料整理、分类，狠抓归档资料的日常收集和鉴别工作，在整理过程中对上级文件、本级文件、同级文件和下级文件均做了跟踪收集，按照年度、级别、类别、期限归类，确保收集归档的文件资料准确、齐全、程序规范合理。

　　严把质量关。纪检监察部门的文书资料种类多，涉及的范围广，对此在整理过程中，严格按照档案档期归档要求，仔细对照每一份文件内容，准确的归类，对其中程序不规范和手续不完备的文书资料及时进行补充完善，以确保归入档案的各类文件资料齐全、签字盖章手续完备、整理质量过关。同时我委还加大档案整理经费的投入，购置了专门的档案柜、档案盒、等档案整理工具，确保档案的整齐、安全。方便查阅，同时还有助于防潮。

　　严把审核关。在整理过程中严把档案资料的审核工作，邀请嘉兴档案整理服务公司的专业人员到我委指导整理工作，对每一份资料进行认真分析、剔除重份、无保存价值的文件资料，对应归档的文件资料均严格按照文书档案的收集、整理的要求科学合理的进行分类、排列、编号。同时为了日常工作中方便查阅文件内容，还建立了电子版档案目录，减少了翻阅查找资料的繁琐过程，提高了工作效率。

　　一、什么是文书档案？

　　文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。文书档案实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类。“文书档案”的概念是最早出现的。

　　二、为什么要收集文书档案？

　　文书档案是企业档案重要的组成部分，文书档案的形成与利用，为企业的发展与进步提供了有力的支撑。在企业内，文书档案常常包括的合同、标书、建设许可证等均有重大的商业价值，直接关乎到企业安全与发展。对这类文件的妥善管理，有利于提升企业的竞争力，乃至于企业的长远发展。其次，文书档案作为企业年度档案整理的重头戏之一，文书档案的收集与整理是档案室获取和积累档案的一种手段，也是保证档案文件材料齐全和完整的关键环节。

　　三、文书档案的收集方法有哪些？

　　1.及时收集

　　结合本单位实际情况建立收集制度，明确各部门收集归档的职责、范围、时间，对档案材料的形成提出相应要求和控制措施，办理完毕及时收集。

　　2.前瞻性收集

　　针对一些重大会议和重大活动等，档案的收集工作应当具有前瞻性，在会议或活动等筹备阶段，就应该着手于文件的收集，在活动或者会议过程中，档案工作也要及时跟进，召开的活动或会议等一结束，应立即收集会议文件材料。

　　3.帐外文件催着收集

　　未经过收发文登记程序的文件材料如：参加重要会议或重要活动的文件、报表、调研材料、照片、录音录像带、图纸等，这些“帐外文件”是收集工作的难点，往往容易被忽视，档案管理人员要积极主动的催促相关人员移交“帐外文件”。

　　四、文书档案的整理步骤是什么？

　　1.件的确定：件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。如文件正本与定稿为一件、正文与附件为一件、原件与复制件为一件、转发文与被转发文为一件。

　　2.文件的修整：整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复印或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

　　3.装订：归档文件经过修整后要按件进行装订，装订可左侧采用直角或三孔一线的方式。装订时应当注意件内文件的排列顺序，如正文在前，附件在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

　　4.分类排列：将同一全宗内需要归入文书档案的文件材料，按文件生成年度为单位进行分类整理。应按照本单位制定下发的文书档案保管期限表区分保管。件的排序主要按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.编制归档号：归档文件经过分类、排列等系统整理后就要逐渐给予编制归档号。在文件的正上方居中空白处加盖红色归档章，然后在方格内填写对应的档号。归档章用红色印泥加盖，档号填写用黑色或蓝黑墨水笔。

　　6.编目：归档文件目录一式两份，一份装在档案盒内，一份应装订成册并编制封面。归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4型。

　　7.装盒：将归档文件按照编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。要注意的是：不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内。装盒按归档的件号顺序装入，盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。

　　8.入库排架：归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，一般采用“保管期限—年度”的方法。排架遵循从上到下，自左到右的顺序，要求整齐美观。