科技档案管理办法（科技档案管理办法细则）

　　科技档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和编目，并将其内容与成分揭示出来的一种工作。

　　技档案管理办法科技档案的系统整理，包括对于科技档案的科学分类、组织、保管单位和有秩序地排列。科技档案全部整理工作，是通过归档前将科技文件材料组成保管单位，并将保管单位进行基本编目，然后在归档后所进行的工作。

　　整理内容包括组卷、排列、编目、装订、入库上架等工序，由科技档案部门独立完成。

　　1.组卷

　　（1）科研档案的组卷

　　按照课题阶段分别组卷，包括可行性研究、立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段。

　　（2）项目档案的组卷

　　项目前期文件、项目管理文件：按照事由结合时间顺序组卷。

　　招标投标、合同文件：按招标的标段、合同组卷。

　　勘察、设计文件：按阶段、专业组卷。

　　施工技术文件：按照单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷。

　　竣工图：按建筑结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷。

　　原材料质量证明文件：按单位工程组卷。

　　信息系统开发文件：按应用系统组卷。

　　设备文件：按专业、系统、台/套组卷。

　　监理（监造）文件：按监理的合同标段、事由结合文件种类组卷。

　　科研项目文件：按科研项目（课题）组卷。

　　竣工验收文件：按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。

　　（3）设备档案

　　按设备的台（套）为单位组卷，一台（套）设备可以组成一卷或者若干卷。

　　2.案卷排列

　　科技档案案卷排列要遵循其形成规律，按照系统性、成套性的特点进行排列。

　　（1）科研档案的排列

　　按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验与过程管理、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。

　　（2）项目档案的排列

　　项目前期文件、项目管理文件：结合主题、事由按时间顺序排列。

　　施工文件：按照综合管理、施工技术支撑、施工（安装）记录、检测试验、评定验收的顺序排列。

　　信息系统开发文件：按照需求、设计、实施、测试、运行、验收的顺序排列。

　　设备文件：质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修的顺序排列。

　　监理文件：按照依据性、工作性文件顺序排列。

　　（3）设备档案的排列

　　按照购置文件、随机文件、安装文件、使用维护文件等顺序排列，数量较少的也可以直接按照年度大流水排列。

　　3.卷内文件排列

　　科技档案卷内文件一般应文字在前，图样在后；译文在前，原文在后。案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　（1）图样文件排列：

　　形成时编制了图样目录，只需要按已编制的图样目录顺序排列即可。

　　形成时没有编制图样目录，排列图样一般按总体和局部关系排列。排序为：总体布置图、系统图、平面图（立面图、剖面图）、大样图等。

　　总体性、综合性的图样在前，局部性的图样居中，细部的、大样性的图样在后。

　　（2）文字文件排列：

　　按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按时间排列，按照科技文件的形成时间或者内容所反映的时间排列；按照科技文件之间的逻辑关系排列，对反映同意问题的来问和复文，正文和附件，复文在前，来文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

　　（3）图文混合文件的排列：

　　案卷内的文字文件对整个对象（产品、工程、课题等）或整个案卷（部件、专业等）或多份图样进行的总体说明，则文字文件在前，图样在后；案卷内的文字文件只是对案卷内的某份图样文件进行补充或局部性的说明的，则图样在前，文字在后。

　　4.装订

　　（1）去除易氧化的金属装订用品。

　　（2）卷内文件超出卷盒幅面的，应折叠。图纸要按A4大小折叠成手风琴式。

　　（3）对于破损的、小于A4幅面的文件要修复和托裱

　　（4）成册的科技文件小于A4幅面的保持原样不变。

　　（5）以件为单位装订的，在每件文件的首页右上角加盖档号章。

　　（6）一般采用三孔一线的方式装订。

　　5、编写卷内文件页码

　　（1）卷内文件以件为单位编写页码，以有效内容的页面为一页。

　　（2）统一采用阿拉伯数字从“001”开始依次标注。

　　（3）印刷成册的已有也好的文件可以不再重新编写页码。如成套图样、说明书、论文等，在编制时已经编有页码，就不必另行重复编码。

　　（4）卷内目录、卷内备考表不编写页号。

　　6.编制卷内目录

　　卷内目录应排列在卷内文件首页之前。

　　（1）序号：使用阿拉伯数字从01起一次标注卷内文件的顺序。

　　（2）文件编号：填写文件文号或图样的图号、设备代号、醒目代号。

　　（3）责任者：填写文件形成者或第一责任者。

　　（4）文件题名：填写文件或图纸的全称，文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

　　（5）日期：填写文件或图纸的形成时间，要求以8位阿拉伯数字标注年月日。

　　（6）页号（以卷为单位装订）：填写每件文件首页上标注的页号，最后一件文件写起止页号。

　　（7）页数（以件为单位装订）：卷内文件以件为单位，采用不装订组卷的，填写每件文件总页数。

　　7.填写案卷封面和脊背

　　（1）档号：由全宗号、分类号（项目代号或者目录号）、案卷号组成：

　　全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定，不向档案馆移交的科技档案可不填写全宗号。

　　分类号：根据本单位分类方案设定的类别号确定。

　　项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或者代号确定。

　　目录号：目录编号。

　　案卷号：填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

　　（2）案卷题名：

　　简明、准确的揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或者代号，结构、阶段名称、文件类型名称等。

　　（3）立卷单位：

　　填写负责组卷部门或者单位。

　　（4）起止日期：

　　填写卷内科技文件形成最早和最晚时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。

　　（5）密级：

　　填写卷内科技文件的最高密级。

　　（6）保管期限：

　　填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。

　　8.填写卷内备考表

　　（1）互见号：

　　填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案的档号，并在括号内注明其载体类型。

　　（2）说明：

　　标明案卷内全部文件的件数、页数，卷内文件残缺破损的情况，在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

　　（3）立卷人：

　　由立卷责任者签名，一般是档案整理者。

　　（4）立卷日期：

　　填写完成立卷的时间。

　　（5）检查人：

　　由案卷质量审核者签名，一般是科技项目的负责人，或者档案室主任、鉴定小组组长。

　　（6）检查日期：

　　填写案卷质量审核的时间。

　　9.编制案卷目录

　　案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表，是档案检索、统计和管理的必要工具。科技档案案卷目录一般按照一级类目分别编制，即科研、项目、设备档案分别编制案卷目录。

　　案卷目录上的档号、案卷题名、保管期限应与案卷封面上的内容一致。

　　10.入库上架

　　按照档案密集架从上到下，从左到右的顺序进行排列。科技档案一般归档周期长，一个项目的科技档案不一定能够一次完成。所以，科技档案排架按最小类目进行排列，并在后面都要留有相应空间，以便存放新增档案。

　　科技档案管理办法细则

　　科学技术档案工作条例

　　第一章总则

　　第一条为了建立、健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理科学技术档

　　案(以下简称科技档案)，充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用，特制定本条例。

　　第二条科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设(以下简

　　称科研、生产、基建)等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。

　　第三条科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，各工业、交通、基建、科研、农林、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等单位(以下简称各单位)，都应当把科技档案工作纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中，加强领导。

　　第四条各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

　　第二章科技文件材料的形成和归档

　　第五条各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。

　　第六条各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。

　　第七条各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。

　　第八条一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。

　　第九条凡是需要归档的科技文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，有利于长久保存。

　　第十条科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档的工作。

　　第三章科技档案的管理

　　第十一条科技档案部门对接收来的科技档案，应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。

　　国务院所属各工业、交通、科研、基建等专业主管机关(以下简称专业主管机关)，应当拟定本专业系统的科技档案分类大纲。

　　第十二条各单位应当建立和健全图纸更改、补充的制度。更改、补充图纸，必须履行审批手续。

　　第十三条科技档案部门应当及时地提供科技档案为科研、生产、基建等各项工作服务，并编制必要的检索工具和参考资料。

　　借阅和复制科技档案要有一定的批准手续。

　　第十四条各单位应当定期对科技档案的密级进行审查，根据上级的规定，及时调整密级，扩大利用与交流的范围。

　　第十五条科技档案部门对科技档案的利用效果，应当进行必要的调查和建立借阅档案的统计制度。

　　第十六条国务院所属各专业主管机关，应当编制本专业的科技档案保管期限表。科技档案的保管期限，分为永久、长期、定期三种。

　　第十七条各单位应当定期做好科技档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。

　　第十八条要销毁的科技档案，必须造具清册，经单位领导审定，报送上级主管机关备案。销毁科技档案，要指定监销人，防止失密。

　　第十九条保管科技档案必须有专用库房，库房内应当保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。科技档案部门应当定期检查科技档案的保管状况。对破损或变质的档案，要及时修补和复制。

　　第二十条科技档案部门对重要的科技档案应当复制副本，分别保存，以保证在非常情况下科技档案的安全和提供利用。

　　第二十一条引进技术和设备的档案，由引进单位的科技档案部门统一管理。

　　第二十二条凡是几个单位分工协作完成的科技项目或工程，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制本送交主办单位保存。

　　第二十三条凡单位撤销或变动，以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用关系时，其档案要妥善整理，并经领导人批准后向接受单位办理交接手续。

　　第二十四条科技档案部门增添设备和用品的费用，分别从企业、事业单位的生产费、科研费和事业费中开支。

　　第二十五条新建的企业、事业单位，应当同时建设符合要求的科技档案库房。

　　第四章科技档案工作管理体制

　　第二十六条国家档案局和各级档案管理机关应当加强对科技档案工作的指导、监督和检查。

　　第二十七条科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关，应当建立相应的档案机构，加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导。

　　第二十八条国务院所属的各专业主管机关，根据需要建立专业档案馆，收集和保管本专业需要长期和永久保存的科技档案。

　　大中城市应当建立城市基本建设档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。

　　专业档案馆和城市基本建设档案馆是科学技术事业单位。

　　第二十九条大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构；小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，或者配备专(兼)职人员管理。

　　各单位的科技档案工作，由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导。

　　第三十条专业档案馆或各单位的科技档案机构，根据需要可以兼管科技资料工作。

　　第五章科技档案干部

　　第三十一条国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关都应当积极建设一支坚持社会主义道路，具有科技档案专业知识和懂得有关的科学技术，有一定工作能力的科技档案干部队伍。

　　第三十二条科技档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，认真执行国家的方针政策，刻苦钻研业务，不断总结经验，提高管理工作水平，积极为社会主义现代化建设服务。

　　第三十三条各单位要给科技档案部门配备足够数量和能胜任工作的干部，还应当配备一定数量的科技干部，以保证工作的需要。

　　第三十四条各单位要经常对科技档案干部进行保守国家机密的教育，检查遵守保密制度的情况。

　　第六章附则

　　第三十五条国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关，可以根据本条例的精神，结合本系统、本地区科技档案工作况，制定实施细则。

　　第三十六条本条例自发布之日起施行。过去有关规定与本条例有抵触的，以本条例为准。