福建档案整理服务公司

　　学习福建档案整理服务公司档案管理

　　福建档案整理服务公司将纸质档案收集来后，第一步先归类，按照六大类归类；第二步制作卷宗，第三步编写卷宗号；第四步制作电子文档；第五步存档，根据重要性确定保留时间。

　　换届档案的收集，是记录换届工作全过程的纪实资料，只有切实加强换届档案整理工作，才能保证我们的换届后续工作整理到位，如何做好换届档案整理工作， 谈一谈自己的一点看法。

　　一是要统一标准建清单。要严格按照换届选举工作流程、时间顺序，制定换届选举工作档案目录清单，对相关归档的文件资料进行分类和排序，确保归档文件材料齐全、准确、系统。

　　二是要严格要求抓规范。从上级下发的文件和资料，自身资料，换届宣传培训、组织发动、实施过程、选举结果等，特别是候选人的推荐、审查、确认过程，选举大会的组织和选票管理，选举结果的报告和批复，重要会议记录等，都纳入换届档案整理范围，确保换届选举档案完整、规范。

　　三是明确责任强督导。我们每个选举单位都要明确专人负责对相关文件资料进行分类、排序后，再逐一核查各选举单位换届选举档案，确保换届资料、会议记录、照片等完善俱全。

　　只有做好换届资料全过程的收集，才能经得起各级检查。

　　对于机关档案工作来说，档案收集是指按照国家规定，通过接收或征集，将分散在各部门或个人手中的应归档文件材料归集起来，交本部门指定人员集中保管的过程。

　　1.责任主体

　　《规定》要求“机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管”，明确了收集工作的责任主体是机关文书或业务部门。在《规定》的制度设计中，文件材料收集、整理、归档是前后衔接、环环相扣的3个工作流程，依次实现归档文件材料的集中、整理和交接工作。三项工作均由文书或业务部门完成，并由文书或业务部门指定人员负责具体实施。

　　2.收集范围

　　收集范围即档案工作人员熟知的归档范围。之所以在收集这一流程中即明确该范围，原因之一是《规定》细化了档案管理流程，要求先后完成文件材料的收集、整理和归档工作，因而对于范围的掌握应当从收集开始，以便使收集工作有的放矢；原因之二是《规定》进一步明确了职责分工，要求机关文书或业务部门指定人员和档案工作人员分别承担相应部门文件材料的收集、整理、归档工作和机关档案业务工作，在收集流程中规定范围可以更加明确机关文书或业务部门指定人员的工作和责任。

　　实践中，对于收集范围的认识往往局限于日常公务活动形成的文书档案上。为帮助档案工作人员从更多角度认识和把握，增加可操作性，《规定》从业务活动性质和档案门类2个角度规定了文件材料的收集范围。

　　从业务活动性质角度来看，《规定》要求机关在日常公务活动、设立临时机构开展活动（处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动）、承担重大建设项目和重大科研课题、机关所属机构撤销、向社会和个人征集活动中产生或获取的文件材料均应纳入收集范围。

　　从档案门类角度来看，《规定》要求文书、会计、科研、基建、照片等档案的收集范围按照已发布的相应规范、标准执行，其他门类按照国家相关规定执行（参见下表）。

　　需要说明的是，国家档案局令第8号从档案内容角度规定的归档与不归档的范围，与前述内容是互补关系，可以结合起来共同指导文件材料的收集工作。

　　3.收集要求

　　由于在档案的形成内容中已经提出了“归档文件材料真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整”等要求，《规定》没有针对收集工作提出一般性要求，而是针对电子文件提出了“电子文件应当连同元数据一并收集”的要求。实际上，从反映职能工作角度上，电子文件收集范围与传统文件材料收集范围是一致的。

　　但从电子文件本身构成要件角度上，电子文件需要收集的内容除了电子文件本身外，还应当包括元数据。元数据作为描述文件的背景、内容、机构及其管理过程的数据，为电子文件提供了真实性、完整性、有效性保障，对于改进电子文件的组织和查询、改善电子文件管理模式和方法意义重大。

　　因此，《规定》非常重视元数据的收集工作，要求“收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》 、《文书类电子文件元数据方案》、《照片类电子档案元数据方案》、《录音录像类电子档案元数据方案》等规定”。