建设工程电子化档案管理（建设工程电子化档案管理制度）

　　建设工程电子化档案管理过程中，档案文件管理尤为重要，围绕整个项目建设周期形成的诸类如工程概况、监理指令、质量报审、进度控制、投资控制、与多方协调往来文件等非常之多。传统管理方式只是形式纸质文件或白板通知，不能形成记录不便日后查询追溯，工程电子化档案管理改变传统模式，通过点对面式交流，将文件生成电子记录可随时在线上传查阅，有绿色环保且节能省时的特点。

　　建设工程电子化档案管理

　　第一条为规范建设项目电子文件归档和电子档案管理，维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，按照国家有关法律法规，制定本办法。

　　第二条本办法适用于中央和省级政府投资主管部门审批、核准和备案的建设项目，其他建设项目可参照执行。

　　第三条本办法所称建设项目电子文件（以下简称项目电子文件）是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

　　本办法所称建设项目电子档案（以下简称项目电子档案）是指建设项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。

　　第四条项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统运行的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。

　　第五条政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求，协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持。

　　第六条电子文件管理部门统筹领导项目电子文件管理工作，建立统筹协调机制，推进项目电子文件管理工作有效开展。

　　第七条档案行政管理部门负责对项目电子文件归档及电子档案的保管、利用和移交工作进行监督、指导，将电子档案管理工作纳入档案专项验收内容。

　　第八条项目主管部门负责对项目电子文件归档和电子档案管理进行业务指导。

　　第九条建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。

　　第十条建设单位应明确机构,具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用、移交等工作，并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。

　　第十一条建设单位应根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。

　　第十二条建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应设立专门条款，明确项目电子文件归档和电子档案管理责任，包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。监理合同还应明确监理单位对所监理项目的电子文件和电子档案的审核责任。

　　第十三条项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能，并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及其元数据。

　　第十四条项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存。项目电子文件归档保存的格式应当符合国家规定的电子档案长期保存的要求。

　　第十五条各参建单位采用电子签名等技术手段时，应当符合国家相关法律、法规和标准要求，并得到建设单位的认可。

　　第十六条建设单位和各参建单位应当对项目电子文件形成、流转过程中形成的重要变更依据性文件材料、过程稿进行保存，对有关处理操作进行登记，并对其留存作出明确规定。

　　第十七条建设单位应当根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）等标准和行业有关要求，结合项目实际情况，确定项目电子文件归档范围、项目电子档案分类体系和保管期限表。

　　第十八条项目电子文件形成部门负责电子文件的收集、整理、检测、归档等工作；档案部门负责项目电子文件归档的监督、指导和电子档案的接收、保管、利用等工作。

　　第十九条项目电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实时收集完整；项目电子文件整理时，应当按照项目电子档案分类体系，组成文件信息包，应当包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。

　　第二十条项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测；鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标志。归档标志中应当含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。

　　项目电子文件同时存在纸质文件稿本时，归档时应保证两者内容信息一致，并建立对应关系。

　　第二十一条各单位档案管理部门应当将项目电子档案纳入单位档案分类体系，按项目档案管理规则编制档号，进行分类管理。

　　第二十二条除合同或协议中另有约定外，各参建单位应当在项目通过交工验收后3个月内，将项目电子档案向建设单位移交。建设单位应当在项目竣工验收后3个月内，向使用单位移交项目电子档案，同时向项目档案接收单位移交列入接收范围的项目电子档案。

　　停建、缓建的项目，建设单位应及时收集各参建单位形成的项目电子档案。项目电子档案由建设单位暂时保管，建设单位撤销的，项目电子档案应移交项目主管部门或有关档案馆。

　　第二十三条项目电子档案的移交与接收应当符合《电子档案移交与接收办法》的要求。

　　第二十四条建设单位应当建立项目电子档案管理系统，管理项目全部电子档案，系统应当具备接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能。

　　第二十五条项目电子档案管理系统应当按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立管理系统和电子档案内容的安全保密防护体系。

　　第二十六条项目电子档案保存实行备份制度，重要电子档案应当异地异质备份。

　　第二十七条项目电子档案载体应按照国家和相关行业有关磁性载体、光载体等保管和保护的要求进行管理和存放。

　　第二十八条各单位应当在计算机软、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，将项目电子档案迁移到新的系统中或进行格式转换，保证其真实、完整和在新环境中完全兼容。

　　第二十九条各单位应当建立电子档案利用制度、采用有效手段，保证项目电子档案方便快捷利用，同时确保项目电子档案在利用中的安全。

　　第三十条项目电子文件和电子档案失去保存价值后，应在履行销毁审批手续后，采取一定技术措施进行信息清除工作。涉密电子文件和电子档案的信息清除和介质销毁应当按照保密相关要求进行。

　　第三十一条本办法自颁布之日起施行。

　　建设工程电子化档案管理制度

　　为规范建设工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定建设工程电子化档案管理制度。

　　一、工程档案的归档范围及质量要求

　　（一）工程档案的归档范围

　　对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）

　　（二）归档文件的要求

　　1、归档的工程文件应为原件。

　　2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

　　3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

　　4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档。

　　二、工程档案的管理机构

　　各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

　　三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

　　（一）工程档案的收集

　　文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

　　（二）工程档案的整理

　　按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

　　（三）工程档案的立卷

　　1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

　　2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

　　3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

　　4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

　　5、竣工图按专业组卷。

　　6、竣工验收文件按单位工程组卷。

　　（四）工程档案的编目

　　1、每卷单独编号，页号从“1”开始，案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

　　2、卷内目录：“序号”以一份文件为单位，“责任者”填文件的直接形成单位和个人，有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。

　　未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。

　　（五）工程档案的装订

　　案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

　　（六）工程档案的归档

　　1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。

　　（七）工程竣工档案移交

　　工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

　　（八）工程档案的索引

　　工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

　　（九）工程档案的保管

　　工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

　　（十）工程档案的统计

　　工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

　　四、工程档案保管期限

　　保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

　　1、永久：是指工程档案需永久保存。

　　2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

　　3、短期：是指工程档案保存20年以下。

　　同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

　　五、工程档案密级

　　密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

　　工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

　　六、工程档案的借阅及销毁

　　按照集团公司档案管理制度执行。

　　本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

　　七、本制度自发布之日起执行。