工程档案管理制度范本（工程档案管理规定）

　　工程档案管理制度范本：工程档案管理包括了收集档案、整理档案、统一管理档案，前期的档案收集工作十分重要，影响到整个档案管理过程。所以文本重点从档案的收集和后期的档案管控为主，分享一些管理方法。

　　工程档案管理制度范本

　　一、主题与适用范围

　　1、主题：工程资料管理工作是企业管理的一项基础性管理工作，落实和加强工程资料管理工作，是增强企业活力、促进技术进步、提高经济效益和推进企业管理现代化的一项必要工作。现根据本公司的具体情况制定本制度。

　　2、适用范围：①工程准备阶段文件：②监理文件；③施工文件；④竣工图；⑤竣工验收文件。

　　二、规章制度与要求

　　1、工程资料必须齐全、完整、系统、准确；

　　2、工程资料必须准确反映工程建设的真实内容与历史过程；

　　3、工程资料必须符合国家建设法律、法规，符合有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

　　三、编制、审查、整理与归档

　　1、编制工程资料应遵循工程文件的自然形成规律，保证资料的内在有机联系，便于资料的整理与归档，便于保管和利用。

　　2、依据：

　　①《建设工程文件归档档整理规范》（GB/T 50328—2001）

　　②《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2000）

　　③《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）

　　④《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）

　　⑤《建设工程监理规范》（GB 50319—2000）

　　⑥《市政工程施工技术资料管理规定》（建城[1994]469号）

　　⑦《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》（1982年[建发施字50号]）

　　⑧《城市地下管线探测技术规程》（CJJ61—94）

　　⑨《城市建设档案分类大纲》（建办档[1993]103号）

　　⑩《城市建设档案著录规范》（GB/T50323—2001）

　　⑾其它相关规定、规范；

　　3、职责：

　　4、程序：

　　①各个阶段的工程资料，编制由各自责任者负责。

　　②建设单位负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程资料的形成、积累和立卷归档工作。

　　③建设单位收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

　　④施工阶段的工程资料：

　　a施工单位要随着工程进度，按照分部分项工程填写好施工资料，并附报验单，报监理单位，在监理专业工程师检查验收合格，签字认可后，方可进行下一工序的施工。

　　b对地基、基础、主体、竣工四个阶段需验收时，要按照备案制要求：施工单位要向建设单位提交分部（子分部）工程验收报告，该报告必须先经过总监理师签署意见，另外附上分部（子分部）工程自检报告及监理单位出据的质量评估报告，建设单位在收到验收申请报告后，组织验收工作。

　　c在工程材料进场后，施工单位应填写材料报验单，报监理单位，在见证人员的监督下，对材料进行取样送检，材料的出厂合格证及复试报告要及时收集、整理。

　　d对大型设备到场后，应在建设、监理、施工单位三方人员同时到场后，方可开箱验货，其质量证明书、安装使用说明书、图纸、保修单和装箱单，所有原件资料应交建设单位资料管理员保存，现场使用材料复印件。

　　e对施工过程中发生的设计变更、增减项工程签证，应由项目专业工程师提出，造价工程师核定，项目经理审核后,报技术总监批准，加盖“项目专用章”后方可生效。

　　5、归档

　　①对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

　　②五个阶段的文件资料均属归档范围。

　　③所有归档资料必须一式三份，一份原件，两份复印件。

　　④所有归档资料统一为A4规格；原件采用耐久性强的书写材料书写；纸张应采用韧力大、耐久性强的纸张；图纸一般采用新蓝图；竣工图必须加盖竣工章。

　　四、文件、资料、图纸的收发

　　1、所有工程文件资料、图纸均由建设单位资料管理员统一收发。

　　2、若施工当中设计变更、签证及材料、设备资料由建设单位专业工程师所接收，要及时转交资料管理员统一发放，并做好发放记录。

　　五、资料的查阅与借阅

　　1、对需查阅工程竣工资料的，填写查阅登记表后，方可查阅资料复印件，查阅时，不许带出档案室，不许撕、折等损坏资料；若必需查阅资料原件的，必须经技术总监同意后，方可查阅。

　　2、对需借阅竣工资料、图纸、规范书籍的，填写借阅登记表后，方可借阅资料复印件（规范书籍除外），阅后必须按期归还，并不得私自外借与复印，不得在资料上乱涂乱画，不得撕、折损坏或丢失资料。

　　工程档案管理规定

　　一、目的

　　为了统一和加强公司建筑工程资料的标准化、规范化管理，提高工程管理水平，保证工程实体质量，体现工程资料为工程质量验收的重要组成部分，确保竣工备案工作顺利完成，结合公司实际情况，特制定本规定。

　　二、适用范围

　　本办法适用于公司所有新建、扩建、改建工程项目的工程资料管理工作。注：本规定中的“工程资料”是指公司关于工程项目管理的各种表格及其附件，和与工程建设有关的具有保存价值的各种载体文件。

　　三、工作职责

　　3.1公司工程技术部负责各区域公司工程资料管理工作的指导、监督、检查。

　　3.2各区域公司工程部负责对其管辖范围内的项目工程资料管理工作。

　　3.3各区域公司工程部资料员负责项目工程内部工程资料的收集、整理、保管、存档；负责对施工单位、监理单位工程资料收集、审核（或验收）；竣工资料的保管、移交、备案。

　　3.4各专业工程师负责本专业工程内部资料的形成、收集、整理；施工单位、监理单位工程资料的检查、验收工作。

　　3.5区域公司工程部经理负责竣工资料通过公司工程部、当地质监站及城建档案馆的验收；并负责移交。

　　3.6各区域公司其它部门及人员负责相关的工程资料管理。

　　3.7设计、施工、监理单位各自负责本单位的工程资料管理。

　　四、管理原则

　　4.1对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的工程资料均应收集。

　　4.2工程资料的形成应符合国家相关工程建设的法律、法规、标准规范、工程合同与设计文件、公司有关管理制度等的规定。

　　4.3工程文件的内容必须真实准确，与工程实际相符。工程资料应随工程进度同步形成（严禁后补）、收集、整理并按规定移交，其资料组卷，移交份数应满足合同规定和有关规范规程、公司规定等要求。

　　4.4工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位等单位主管或（技术）负责人组织本单位的有关人员做好工程资料的管理工作。工程建设工程中资料的收集、整理和审核工作应有专人负责。

　　4.4重要工程资料应保持其页码、内容的连续性，不准随意撕扯、抽撤或更换。

　　4.6资料的原始记录应为真实的原始现场记录。当需要某种资料但无法取得原件时，可以采用“有效复印件”代替。

　　注：“有效复印件”指使用原件复印、内容与原件相同、可以清晰辨认、加盖原件存放单位公章、有关经手人签字并注明原件存放处。

　　4.7工程资料中出现笔误或需要修改的文字、数据时，应保持被更改部分清晰可辨，并将修改内容经原单位认可后加盖原单位章。

　　4.8工程资料应齐全、准确、真实，经有关责任方签字盖章后，及时收集、整理，并按立卷要求归类。

　　五、工程资料的填写收集以及整理组卷

　　5.1工程资料基本要求

　　5.1.1工程资料的载体为纸质载体和光盘载体；根据工程资料特点和有关要求采用。

　　5.1.2公司各项目均应采用电脑打印件。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料。

　　5.1.3工程资料填写应规范化；公司内部工程资料按照公司要求填写；河北省境内项目，监理单位、施工单位的资料填写按照河北省地方标准DB13（J）35-2002《建筑工程技术资料管理规程》；其他外阜地市项目按照当地工程资料标准。

　　5.1.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。资料中应该手签的必须手签，不得使用打印或签章；更不能代签。

　　5.1.5公司内部工程资料原件不少于2份。其他工程资料原件不少于2份，1份用于建设单位保存、1份用于当地档案管备案，当地建设行政主管部门有原件备案要求的另行增加。工程资料复印件1份，为物业单位提供（按照物业公司要求）。

　　5.1.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)，文件中的附图可以使用A3、A2幅面，但须折叠成A4幅面。

　　5.2工程资料的整理组卷

　　5.2.1归档工程资料组卷的原则

　　1、工程中资料整理要遵循工程文件自然形成的规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和查阅利用。

　　2、一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程资料应按单位工程分别进行整理。工程资料按有关规定的要求分类及编号顺序依次进行整理和立卷。参见附件3《工程资料组卷要求》。

　　4、案卷不宜过厚，一般不超过40mm，公司建议不超过30 mm。

　　5、案卷内不应有重复资料；不同载体的文件一般应分别组卷。

　　5.2.2归档工程资料组卷方法

　　1、工程文件可按建设程序划分为监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件4部分；

　　2、监理文件及施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

　　3、竣工图可按单位工程、专业等组卷；

　　4、公司内部工程资料按公司相关要求组卷（参见附件1）。

　　六、公司内部工程资料的管理（试行）

　　6.1工程资料的管理流程：

　　⑴、项目工程师、项目技术负责人、项目工程部经理应将各自的工程资料按单位工程和时间顺序分类管理，并在竣工后15天内交项目工程部资料员统一整理、装订。

　　⑵、在工程竣工后的30天内，项目工程部的资料员应将工程资料进行编号（编号原则见7.2条款），分类、分册的按照“附件1”中所列明的先后排列顺序进行组卷装订，并交区域公司。资料管理员在日常工作中，负责检查督促项目工程师、项目技术负责人、项目工程部经理的工程资料的填报、收集、整理工作。

　　⑶、区域公司总经理应指派专人，对项目工程部上交的工程资料进行审查，若经区域公司审查发现问题，应返还项目工程部重新整理;竣工时将资料报公司工程部验收合格后留区域公司存档。

　　⑷、公司工程部负责定期或不定期指导、检查区域公司项目工程资料的管理工作。

　　6.2工程资料的基本要求

　　1、编号原则：

　　资料管理员在对竣工后的单位工程资料进行整理时，应严格遵照“附件1”中的先后顺序分卷、分册进行编号。编号必须涵盖项目所在地名称、项目名称、单位工程名称、卷号和册号。基本格式为：XX(项目所在地和项目名称的全拼第一个字母累加)-XX（单位工程名称）-XX（卷号）-XX（册号）。

　　2、封面要求：资料管理员在装订工程资料前，需按照工程项目名称、案卷名称、案卷类别编制不同的封面。

　　3、存档形式:必须为文字版。

　　4、借阅规定：资料管理人员应建立工程资料借阅台帐，妥善保管工程资料，以避免遗失。

　　5、各区域公司工程部应按有关规定的保存期限保管工程资料。

　　6.3区域公司施工阶段工程资料的组卷与归档（见附件1）

　　各区域公司工程部应将工程资料按单位工程、施工的时间顺序分类、分册编目归档。案卷装具一律采用硬壳卷夹或卷盒。组卷要求如下：

　　6.3.1工程技术资料卷

　　1、工程质量控制资料册（本册长期保存）

　　⑴、工程定位放线交底记录；⑵、工程定位放线检验记录

　　⑶、工程材料（设备）进场检验记录；⑷、工程材料（设备）进场检验台帐

　　⑸、分部（子分部）工程质量验收记录；⑹、旁站监督记录

　　⑺、工程质量验收台帐；⑻、单位工程质量竣工预验记录

　　2、工程进度控制资料册（本册短期保存）

　　⑴、工程开工备案报审表;⑵、二级进度计划计划报审表

　　⑶、三级进度计划报审表;⑷、周工程进度检查记录

　　⑸、工程延期申请报告;⑹、工程延期审批报告

　　⑺、工程竣工备案报审表

　　3、工程投资控制资料册（本册短期保存）

　　4、安全生产控制资料册（本册短期保存）

　　⑴、周安全文明施工检查记录表

　　⑵、冬季安全文明施工周检查记录表

　　6.3.2工程管理资料卷

　　1、施工过程管理资料册（本册长期保存）

　　⑴、图纸内审记录；⑵、图纸会审记录；

　　⑶、施工组织设计（方案）会审记录

　　⑷、监理规划；⑸、监理实施细则

　　⑹、设计变更申报审批表；⑺、工程洽商申报审批表；

　　⑻、现场签证申报审批表

　　⑼、工程质量问题处理报告；

　　⑽、建设工程质量（安全生产）事故报告

　　⑾、工程日志；⑿、工程整改通知

　　⒀、工程整改通知回复单（由监理单位、施工单位提供）

　　⒁、会议纪要

　　2、竣工验收资料册（本册永久保存）

　　⑴、工程质量评估报告（由监理单位提供）

　　⑵、档案专项验收资料

　　⑶、竣工验收报告

　　⑷、竣工验收备案资料（包括规划、消防、环保等专项验收认可文件）

　　⑸、照片、光盘等声像资料

　　6.3.3建筑安装工程竣工图卷（本卷永久保存）

　　1、综合图册

　　⑴、总平面布置图（建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）；⑵、竖向布置图；⑶、室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图；⑷、电气（包括电力、电讯、电视系统等）；⑸、设计总说明书

　　2、室外专业图册

　　⑴、室外给水；⑵、室外雨水；⑶、室外污水；⑷、室外热力；

　　⑸、室外燃气；⑹、室外电讯；⑺、室外电力；⑻、室外电视

　　⑼、室外建筑小品；⑽、室外消防；⑾、室外照明；⑿、室外水景

　　⒀、室外道路；⒁、室外绿化

　　3、专业竣工图册

　　⑴、建筑竣工图；⑵、结构竣工图；⑶、装修（装饰）竣工图

　　⑷、电气工程（智能化工程）竣工图；⑸、给排水工程（消防工程）竣工图；⑹、采暖通风空调工程竣工图；⑺、燃气工程竣工图

　　6.3.4公司工程部应按工程项目、施工时间顺序分类，统一编号，对以下工程资料整理、归档，保存期限为短期。

　　1、工程开工备案报审表;2、二级进度计划报审表

　　3、工程延期申请报告;4、工程延期审批报告

　　5、工程竣工备案报审表;6、区域公司工程项目管理月报

　　7、工程整改通知;8、工程整改通知回复单

　　9、工程质量检查记录;

　　10、建设工程质量（安全生产）事故报告;

　　11、工程质量评估报告

　　6.3.5除本制度规定的工程资料之外，其它工程资料的归档整理工作，应参照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）执行。

　　七、工程资料归档验收与移交

　　7.1归档的工程文件应为原件；工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范标准和规程。

　　7.2工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸（宜采用国家标准图幅）一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰不得使用计算机出图的复印件。

　　7.3所有竣工图均应在原有设计单位出图专用章的基础上加盖竣工图章、施工图审查专用章（节能专项审查专用章），竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

　　7.4竣工资料份数要求：当地城建档案馆备案一套，建设单位一套（工程资料一套，竣工图一套、室外竣工图一套），根据物业公司需要提供竣工资料原件或复印件一份。

　　7.5工程资料（施工资料、监理资料、竣工图）的验收应与工程竣工验收同步进行，在单位工程竣工验收前，区域公司项目各专业工程师必须对本专业工程资料进行预验收（审核并签署意见），验收合格后方可进行竣工验收；并报公司工程部验收合格后（附件2），区域公司、公司预算审核部才能给施工单位办理结算。

　　7.6归档工程资料的移交

　　1、单位工程竣工验收完根据项目时间节点要求以及当地城建档案馆的要求，及时将归档工程资料移交。

　　2、单位工程竣工验收完45天内需要把工程资料上交公司工程技术部，移交时履行移交手续。

　　建设工程竣工资料、竣工图档案移交单

　　项目名称

　　单位工程名称

　　施工单位名称

　　建筑面积/层数/结构型式

　　档案移交内容

　　开/竣工日期

　　档案移交人

　　档案审核人

　　档案接收人

　　档案移交日期：

　　说明：1、档案移交内容一栏需具体注明移交明细，例如移交内容为竣工资料，需写××楼竣工资料，其中土建卷5卷，电气卷2卷，给排水及采暖卷2卷等；××楼竣工图，建筑专业竣工图一册，结构专业竣工图一册等；2、档案移交人为项目工程部资料员，档案审核人为项目工程部各专业技术负责人。

　　八、奖罚原则

　　8.1对于工程资料管理效果显著的，如资料评比名列前茅且顺利通过当地质监站、城建档案馆验收的；公司工程部可根据实际情况提请人力资源部给予100-500元不等的经济奖励。

　　8.2对违反下列行为的相关责任人，公司工程部可根据情节轻重提请人力资源部分别给予警告、记过等行政处分以及300-800元不等的经济罚款。

　　1、工程资料未按要求进行填写，记录不准确，保存不完整、不真实，对资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的；

　　2、项目工程部经理、项目技术负责人和项目工程师未能按本规定将各自所属的工程资料进行填报、收集、整理并移交资料员的；

　　3、资料管理员未按本办法的规定对工程资料进行组卷装订保存的;

　　4、区域公司未指派专人，对项目工程部上交的工程资料进行审查，或在审查过程中敷衍了事，未能及时发现存在问题的；

　　5、因相关人员辞职或被公司辞退时，接交人未能按照本规定将对方所负责管理的工程资料交接完毕的，一经查实，将负全部责任。