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深圳市城建档案整理规范

时间:2022-09-28 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  深圳市城建档案整理规范:城建档案的竣工图整理中,图纸是比较难的一项,折叠图纸的要求很高,不同大小的图纸都要以A4大小为准,而且折好后,不可有高低不平,新手刚开始折一定有难度。多练就能折好。先把竣工图分类,以建筑竣工图、结构竣工图、给排水竣工图、电气竣工图这的的顺序分类分卷。

深圳市城建档案整理规范

  如:建筑竣工图,每一卷按3公分盒子装满为标准,多出来另立一卷。结构竣工图,每一卷按3公分盒子装满,多出来另立一卷,以此类推。

  分卷完成后,每一卷的图纸要核实目录的顺序,并调整正确顺序,如有缺陷,马上通知资料员补齐。

  竣工图的折叠要求,先把图纸的所破损之处完整修补,修补的要求是,用图纸同颜色的纸粘破损处。不可用白纸粘上,图纸上有白纸都要清理好再蓝图纸修复,而且粘的整齐。再将边框线以外多余的都切除。

  边框线以外如果有章盖,不可切除,不小心切除的,马上粘回去。每份图纸必须以A4大小折叠整齐,确保完整后开始打上页码。

  折叠竣工图有两种,一种是在资料中的图纸,左边必须留有装订边。第二种无需装订,直接以标准手法折成A4大小。

  一、深圳市城建档案整理规范

  城建档案整理应遵循城建文件材料的自然形成规律,保持文件材料之间的有机联系,充分尊重和利用原有的整理基础,便于保管和提供利用。城建档案的整理就是对文件材料进行组卷、排列、编目、装订,使之有序化和系统化的过程。城建档案整理工作是城建档案归档工作的前提和基础,是城建档案馆(室)的一项基础业务工作之一,也是城建档案人员的基本专业技能。

  (一)城建档案整理的工作内容

  从城建档案整理工作的步骤来看,它主要包括两个方面的内容:城建档案的系统整理和科学编目。

  系统整理,是对城建档案进行合理分类、有序排列,使之条理化和系统化,从而反映城建档案的自然形成规律,保持城建档案内在的有机联系。其具体工作内容有:分类、组卷和排列。

  科学编目,就是通过一定的形式,按照一定的要求,正确地固定系统整理的成果,准确地提示城建档案的内容和成分。其具体工作内容有:卷内文件编目、案卷编目和编制案卷目录。

  整理和编目是城建档案整个整理工作相互联系、不可缺少的两个方面。

  (二)城建档案整理工作的意义

  城建档案整理工作是城建档案业务工作的中心环节,在城建档案整个管理工作中具有十分重要的意义。

  数量庞大的城建档案材料,如不进行科学规范的整理,查找一份文件便如同“大海捞针”一样困难。而且不把文件材料联系组合起来,就不能充分体现城建档案的特点,就会影响以至失去城建档案的利用价值。只有把城建档案组成合理化的体系,才能客观地反映各种城建活动的本来面貌,便于系统地查考研究。

  所以,做好整理工作是城建档案利用、开放,发挥城建档案作用的一项重要而必须的前提条件。同时,优化城建档案整理工作,可以促进城建档案工作各个环节的良性运行和协调发展。

  通过档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量,促进其改善和提高。城建档案经过整理,为全面鉴定档案的价值和建立计算机检索系统奠定科学基础,还能为档案的保护、统计、检查工作提供基本的单位和完整的体系,便于维护城建档案的完整和安全。所以,城建档案整理工作是开发城建档案信息资源的重要基础,整理工作科学化、标准化水平的提高,对于城建档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

  二、城建档案整理工作的原则

  整理工作的原则,就是应当遵循城建档案的自然形成规律,充分尊重和利用原有的整理结果,最大限度地保持城建档案文件之间的有机联系,便于城建档案保管和利用。

  (一)城建档案整理工作应当遵循城建档案的自然形成规律

  城建档案是城市规划、建设和管理活动的伴生物,产生于城市规划、建设和管理活动的全过程,它伴随着城市规划、建设和管理活动的各个阶段、各个程序的运行而自然地、逐步地形成的。

  这就是城建档案的自然形成规律,这种规律表现为城建档案形成的过程性、阶段性、程序性的特点。城建档案的整理,必须遵循这个规律,这样才能保持城建档案内部固有的“过程性、阶段性、程序性”,才能真实反映城市建设的原貌,才是科学的整理。

  (二)城建档案整理工作应当充分尊重和利用原有的整理基础

  城建档案整理工作要充分尊重历史和继承前人的劳动,充分地利用原有的整理基础,这样有利于提高整理工作的质量和效率,以适应提供利用的需要。

  所谓“利用原基础”整理档案的含义和要求包括两个方面:

  (1)充分地重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整,应力求保持其原有的整理体系。

  (2)在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

  (三)城建档案整理工作应当最大限度地保持城建文件之间的有机联系

  所谓城建文件之间的有机联系,就是城建文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。这种关系主要表现在城建文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

  城建文件的来源关系,是指城建文件的产生和形成单位的关系。如建设单位、施工单位、监理单位、管理审批部门等。形成城建文件的这些单位,使城建文件构成了来源方面不可分割的内在联系,整理时必须保持这种来源方面的固有联系。

  城建文件的时间关系,是指城建文件产生的一个阶段或一个年度的关系。整理这种文件时,应该在保持来源联系的同时,注意保持城建文件之间的这种时间联系。

  城建文件的内容关系,是指城建文件形成单位的同一活动或同一个项目的文件之间在内容上具有密切的联系。这种联系,是城建档案整理工作中要考虑的最重要的一个方面。

  城建文件的形式关系,是指城建文件的载体和记录方式方面的联系。由于城建文件载体、记录方式不同,整理工作的要求也有所不同,因此在整理工作中也要充分考虑城建文件的形式关系。

  对于保持城建文件之间的联系,我们应该辩证地看待和处理。不能只要一看到城建文件之间的某种联系,即随意整理,应该从整理工作的全过程看,从档案的来源、内容、时间和形式等各方面,全面地保持联系。同时,城建文件之间的内在联系是相对的,应该根据不同档案的特点及其不同的形成情况,而采取保持城建文件联系的不同方法。

  总之,就是既要把握保持城建文件联系的客观限度,又要发挥主观能动性,从特定的整理对象出发,对整理方法进行优选,使城建文件之间的内在联系保持最合理的状态。

  (四)城建档案整理工作应当便于城建档案保管和利用

  保持城建文件之间的内在联系,不是整理城建档案的主要目的,所以不能“为联系而联系”。便于城建档案保管和利用,才是城建档案整理工作的基本出发点和最终要求。

  总的来说,整理档案时,恰当地保持城建文件之间的有机联系,应当是便于保管和利用的,所以它们基本上是一致的。但是,保持城建文件的联系和便于保管利用,有时也不尽一致。

  如同一项目的会议记录、照片和录音磁带,就其内容而言,无疑是有相互重要的内在联系。但是把这些形式不同的材料全部混同进来进行整理,则显然不便于保管和利用。在整理档案时,特别是在保持城建文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候,不能机械地运用保持文件联系的原则,要充分考虑档案保管和利用的方便。

  因此,对于不同种类的城建档案,或记录方式、载体材料、机密程度、保管价值等显然不同的文件,应当根据情况分别整理,恰当地组合,而在相应的范围内要求保持文件最优化的联系。

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