城市轨道交通工程档案整理标准

　　近年来，城市轨道交通迅速发展，并成为城市建设的重要组成部分。制定城市轨道交通工程档案整理标准为统一规范国内城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规则，确保城市轨道交通工程档案的完整、准确、系统，也为了使档案信息资源能够在更大范围内交流共享，并使之更好地服务城市建设和管理。

　　伴随着我国城市化进程的加快，轨道交通特别是城市地铁已经成为优化城市布局，进一步解决城市交通问题的有效手段和必然趋势。

　　地铁工程是一项投资大、技术含量高的系统工程，涉及了城市的规划、交通规划、消防及安全等多个行业。城市轨道交通工程档案整理标准地铁工程的档案管理主要包括从项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理和竣工验收等全过程，从而产生具有保存价值的各类文件档案。

　　地铁工程的档案是建设、勘察设计、施工、监理、安检、质检等单位工作的真实体现，是工程建设中不可分割的重要组成部分，是工程改建、扩建、维护、管理和交付使用的重要依据。

　　地铁工程中施工档案的主要内容

　　地铁工程中施工单位的竣工档案主要包括以下几个部分：

　　1.施工技术的管理文件中包括中标通知书、施工合同、施工组织设计及审批文件、施工方案及相关的技术措施、技术交底、施工技术的总结、图纸的会审记录、设计变更及工程洽商记录、质量监督的登记卡、工程测量的记录文件、工程质量事故的记录文件、竣工验收文件等。

　　2.质量控制的资料包括原材料、构配件、器具和设备等进场的质量证明文件，试块的送检与见证，隐蔽工程的检查检验记录，工序的交接检查记录等。

　　3.质量验收资料包括竣工图纸、质量保证资料、单位（子单位）工程质量的验收记录、分部（子分部）工程质量的验收记录、分项工程的质量验收记录、检验批的质量验收记录等等。

　　地铁工程中施工档案存在的主要问题

　　1.工程资料不规范。资料的不规范表现在资料格式的不统一、资料填写的不规范。施工单位在收集资料的过程中，施工表格、样式、内容不统一，同一个分项工程的同类资料纸质、页幅、字体等往往有很大差别，成册资料的页码编制不完整。资料填写字迹模糊不清，有的填写内容不完整，签名不规范，代签、涂改，没有按照要求加盖公章的，也都比较常见。这些都不利于资料的长期保存，也与资料的归档要求不符。

　　2.施工资料相对现场施工进度滞后。施工资料是施工现场进度及质量的重要体现，能够及时反应工程施工进度及质量情况。因此，只有保证施工资料与施工现场进度同步，才能保证施工资料的真实性、可预控性以及可追溯性，在施工过程中达到质量控制的目的。

　　很多时候一个工程完成后由于没有对现场原材料进行报验或者是没有对某个已经完工的项目进行及时整理和收集资料，所以只能以“回忆录”的方式进行收集整理，这样严重影响了资料的真实性，从而也造成了施工资料与现场进度严重脱节的现象。

　　3.缺少照片及声像资料。声像档案是对施工档案的有力补充，是施工档案必不可少的组成部分，能够更加直观的反映施工过程，但是由于施工单位档案的信息资料比较薄弱，所以很多施工过程中的影像能够保存的单位是少之又少。

　　按照国家规定的要求，单位在进行工程验收、上级领导观察、关键工序、隐蔽工程、质量事故等场景的照片和录音录像均需要作为声像档案及时形成、收集和整理归档由各施工单位存放。

　　同时在进行照片拍摄的时候要注意以下技巧：如全景照与局部照相结合，照片中要有结构名称、位置的标识，与数据有关的照片中最好有参照的主要尺寸标尺等等，并及时根据“六要素”写好文字说明，到时一起归档。

　　4.档案无计划、规范、标准的管理。在施工过程中，档案资料未按规范标准进行管理，造成资料管理不规范、组卷不合要求，严重影响了工程档案的质量。

　　5.竣工图未按要求编制。在原施工图基础上做的竣工图没有根据设计变更通知单在修改部位附近注明变更依据，且未加盖印章；重新绘制的竣工图图签栏中无原设计单位名称和设计人员的签证。上述现象使施工后的工程全部情况及特征不能完整、准确地反映出来，以致出现不合格档案，给以后地铁运营管理、维修带来隐患。

　　地铁工程中施工档案不规范的原因

　　1.地铁工程档案管理部门对施工单位管理、约束、要求不严格。

　　2.施工单位对资料重视不足。由于很多施工单位只重视施工进度及质量，对资料管理大多是可有可无，只有在工程需要检查或者验收的时候才加班加点突击应付，以致工程完工后竣工资料都未上交，从而影响竣工验收。

　　3.施工单位人员调动频繁，资料交接不及时。由于施工单位本身具有流动性，工程管理人员、技术人员、监理人员、施工单位领导人调动频繁，未及时对资料的收集管理按标准规范进行交接，归档资料质量不高。

　　4.监理单位缺乏管理地铁工程档案的要求及经验，对现场签认把关不严。

　　5.验收制度落实不到位。各施工单位对地铁验收中有效收集、整理工程资料的过程不是很重视，就造成竣工档案资料的不完善。

　　地铁工程中施工档案问题的解决方法

　　1.加强档案管理知识的宣传和学习。目前，地铁工程建设中的档案资料一般由施工单位的项目部负责收集和整理，就需要对施工单位的项目部技术人员、资料管理人员进行专业培训学习，特别是项目部质检员兼任资料员的，必须加强理论学习，增强档案意识，熟悉档案业务，形成比较系统的档案知识体系，对档案资料的质量把关。

　　2.提高员工的业务能力及综合素质。档案管理是一项机械重复的琐碎的枯燥的工作，只有具备足够的专业知识、经验及责任心，才能严谨科学有效地从深层次抓住问题的本源，才能及早的预防和发现问题，才能做好档案管理的工作。所以，施工单位应注重对员工的素质的培训。

　　3.建立地铁工程档案的管理制度。鉴于目前地铁工程建设投资大、周期长的特点，建设中途可能出现管理人员更替或者其他不利于档案资料收集和管理的因素，就必须根据项目实际情况，制定适当的资料管理规定，明确责任人分工，将资料管理制度贯穿到工程施工的全过程。同时加强与建设、监理单位沟通，在项目开始时就制定一套适合于本工程、满足工程竣工归档要求的资料样本，避免资料形成的多样化、不规范、不统一。把工程档案的收集、整理、查阅、保管、归档以制度的方式明确下来，且对各个环节作出明确的规定。科学建立起地铁工程档案的管理制度。

　　4.实行“三同步、三参加制”制度。“三同步”管理制度主要是在工程即将开始竣工的时候开始进行资料收集工作；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。“三参加”制度主要是指档案管理部门参加工程进度和质量分析会；参加设备和技术资料验收会；参加参建单位、单项工程的交工验收会。通过一整套标准化制度的实施，从而较好地保证工程档案的质量。

　　5.档案管理部门提早加强对地铁工程档案工作的过程监督与指导。为了明确各参建施工单位工程档案管理部门的职责，就需要完善地铁参建施工单位档案人员的培训，还要对档案的形成过程进行全面监控、指导，做到严格完成竣工验收制度。

　　《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》解读

　　为了充分汲取全国地铁行业档案管理的优秀经验，充分吸收和借鉴各城市地铁建设单位和部分参建单位的经验，并将标准名称修改为《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》，使其内容更丰富、操作性更强、适用范围更广。

　　该标准的发布，对规范我国城市轨道交通工程档案整理工作、提升城市轨道交通工程文件归档质量与档案管理水平具有很强的指导作用。

　　特色与创新

　　1与同类标准对比

　　与同类标准，如《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）和《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T 180—2012）相比，《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》（DA/T 66—2017）有以下异同：

　　(1)适用范围基本相同

　　DA/T 28—2002适用于国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等；CJJ/T 180—2012和DA/T 66—2017都适用于国内新建、扩建、改建的城市轨道交通工程。

　　(2)主要内容不同

　　DA/T 28—2002主要是规范建设项目文件归档要求与档案整理；CJJ/T 180—2012主要是规范城市轨道交通工程档案整理；DA/T 66—2017则主要是规范城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类。

　　(3)表现形式不同

　　DA/T 28—2002和CJJ/T 180—2012采用的是文字条文式、表格式；DA/T 66—2017则采用文字条文式、图示式和表格式。

　　2创新点

　　(1)研究对象

　　该标准以城市轨道交通线路的前期、施工、监理和验收为对象,进行分类编号研究，与城市轨道交通企业或相关档案保管单位原有档案分类加以区分，有效解决了标准分类与各单位原有档案分类的冲突和矛盾，减少了标准推广应用中的难题，拓宽了标准的使用范围。

　　(2)表现形式

　　该标准创新性地用图表的方式解析了工程建设过程的关键节点，理清节点和应归档文件之间的对应关系。同时，列出详细的文件归档范围及保管期限表，提高了标准在实际工作中的可操作性。

　　(3)标准内容

　　该标准对国内城市轨道交通工程归档文件形成过程的质量控制、文件归档范围、档案保管期限和档案分类提出了规范要求。在档案分类与编号方面，针对城市轨道交通工程的建设特点，按照系统性、前瞻性、相对稳定性等原则进行档案类目设置研究，规范档号编制方法。同时，结合不同的管理模式，给出不同的分类编号方式，满足建设公司、运营公司使用需求，增加了标准使用的灵活性。

　　部分重点条文解读

　　1总则

　　主要是对城市轨道交通工程文件的形成、积累、收集、整理、归档工作提出总体要求；界定建设方、监理方及参建方的工作范围及管理职责；对应归档文件的形成和移交提出具体的时间要求；对电子文件的归档作出原则性规定。

　　2文件归档范围及保管期限

　　用通俗易懂的图示方式，将工程建设各关键环节与归档范围进行关联和指引，帮助使用者更好地理解和使用该标准。附录A的每项归档范围同时也给出了各单位的保管期限，满足了使用者的需求。

　　3归档质量要求

　　该标准分别对纸质文件、音像文件和电子文件的归档质量提出要求。其中，对归档电子文件形成条件的要求更加具体、更加明确。

　　同一城市轨道交通工程建设单位和参建单位使用统一的工程管理信息系统，且同时满足下列9项条件，则工程形成的电子文件可直接归档形成电子档案：使用的工程管理信息系统符合国家信息系统安全性、可靠性管理相关标准、规范的要求，有完善的安全管控、数据管理、运行维护、应急管理等管理机制。

　　工程管理信息系统具有统一的认证入口，具备身份验证和访问控制功能，有用户权限管理机制，建设单位和参建单位通过认证服务实现身份信息验证；能按GB/T 18894给出的相关要求，形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。

　　能以单个流式文档集中记录电子文件拟制、办理过程中对其进行的全部修改；能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联关系。

　　能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据；设定经办、审核、审批等必要的审签程序，能对已收集、积累的电子文件的所有操作进行跟踪、审计；电子档案管理系统的安全管理应参照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》及涉密计算机信息系统分级保护等规定执行；按相关规定建立电子档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

　　4档案分类与编号

　　针对城市轨道交通工程的特点，该标准按照系统性、扩充性、相对稳定性等原则进行档案类目设置研究，并规范档号编制方法。结合不同的管理模式，对工程施工类、工程监理类类目设置2种不同的分类编号方式。

　　(1)分类编号主要原则

　　①系统性，以城市轨道交通工程为对象，根据工程建设的程序与施工特点，综合考虑归档文件的来源、专业和载体类型等因素，设置类目层级，设置相应的编号。

　　②扩充性，参考各城市轨道交通线网的规划和建设，充分考虑轨道交通线路的拆解、延长和站点调整，以及新型轨道交通系统建设等需要，类目设置及档号编制均应预留适当的递增容量，以便满足档案扩充的需要。

　　③相对稳定性，以类目号为固定编号，各使用单位可根据实际情况，合理设置类目编号。为避免项目档案分类混乱，或出现档号重号、缺号现象，编号一经确定，一般不应随意改变，否则不利于档案的保管与利用。

　　(2)档案类目与代码设置

　　城市轨道交通线路档案分为前期管理类、勘测设计类、工程施工类、工程监理类、验收管理类、科研开发类、特殊载体类7个一级类目。工程施工类和工程监理类类目设置有2种方式，使用者可根据工程建设实际情况灵活选用。代码设置应遵循以下规则：

　　①各层级类目代码均为2位阿拉伯数字，不足2位用“0”补齐，从“01”编起，依次递增至“99”止。各层级类目代码均为固定编码，使用单位不应随意改变。

　　②不能满足实际需要时，可在相应层级类目后增设新的类目或层级，并按顺序续编类目代码。

　　(3)档案号的编制

　　档案号结构为：类别号+项目号+类目号+案卷号。类别号、项目号、类目号之间用“·”进行分隔，案卷号和类目号之间用“-”进行分隔。

　　注意事项

　　使用该标准时，应注意处理好以下几方面的关系：

　　1与相关标准的适用和参考关系

　　在编写过程中，该标准引用了《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）、《城市轨道交通工程基本术语标准》（GB/T 50833—2012）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117）、《档案工作基本术语》（DA/T 1—2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）、《电子档案管理基本术语》（DA/T 58—2014）等标准的部分条文，这些标准与该标准存在适用关系，可直接套用。

　　另外，该标准与《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2014）、《城市轨道交通建设项目管理规范》（GB 50722—2011）、《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T 180—2012）、《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T 187—2012）、《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）、《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56）为参考关系，使用时仅作为参考之用。

　　2与各地档案行政管理部门要求之间的关系

　　档案行政管理部门要按该标准执行相关要求，从而才能保持指导要求与标准要求的一致性。如档案行政管理部门的指导要求与该标准要求不一致，轨道交通建设单位要与档案行政管理部门相互协商并达成一致，避免多重标准。

　　3与各单位档案综合管理分类体系的关系

　　该标准虽然是工程项目档案分类，但与各单位综合管理分类并不冲突。有些轨道交通建设单位综合档案分类与该标准是一致的；有些单位虽然不一致，但原有的档案综合管理分类方案可扩展，也不影响该标准的使用。

　　值得注意的是，单位原有的档案综合管理分类方案中，“轨道交通工程”已经设类并确定的代号或代字应尽可能与该标准保持一致；若不一致，可通过2套分类体系互见的方法进行弥补。