档案整理请示（档案整理请示和批复顺序）

　　在整理档案时，遇到请示与批复，自然会将同一问题的请示与批复放在一起整理，而且还必定按照"批复在前，请示在后"的顺序排列。这已成为专兼职档案员最基本的业务常识之一。但从批复和请示的形成顺序而言，一定是先有请示，再有批复的，也可以理解为因果关系。

　　下面档案整理请示和批复顺序分别从文书档案和科技档案两个层面来演示。

　　一、文书档案整理

　　1、组件与排序

　　文书档案的构成相对单纯，以件为单位整理归档，与该档案的形成有密切内在联系的文件组为一件，在实际操作中更加灵活、实用。排序如下：

　　①正文与附件：正文在前，附件在后；

　　②正本与定稿：正本在前，定稿在后；

　　③原件与复制件：原件在前，复制件在后；

　　④会议纪要：终版（签字/盖章版）会议纪要+会上达成的重要文件+会议通知+会议签到表+会议材料；

　　⑤请示与批复（报告与批示）：批复/批示在前，请示/报告在后；

　　⑥文件处理单或发文稿纸与相关文件：文件处理单在前，收文（相关文件）在后。

　　需要注意的是：

　　①文书档案的管理功在平时，要注重日常文件的收集，确保每一份归档文件齐全、完整，也就是“该归则归”。

　　②不必牵强附会，比如一次没有正式发文通知的例行会议，没必要把短信、微信通知截图保存，或与之相关却无关紧要的文件作为附件一并归档，一份会议纪要完全可以独立成档。也就是要剔除冗余文件，“不该归不归”。

　　2、分类

　　①首先要做个分类方案，最简单明了的方法就是分类方案图。

　　②批量整理档案时，先根据分类方案，将每份文件固定位置用铅笔标上类别。

　　③然后再按照一定的规律，比如档案形成时间，将同一类档案按先后顺序排列起来。

　　④最后，标注档号或盖上档号章。

　　3、编页码

　　①工具：1、2B铅笔；2、数字章；3、手动/自动打码机。根据习惯和需要选取合适的标码工具。

　　②位置：非装订线一侧下角。

　　③起始数：从数字“1”开始，不空页、不跳码（数）。

　　④起止页：组件/卷后每一件/卷的首页开始，至每一件/卷的最后一页止。

　　⑤注意：文件空白页、目录、自制封皮、备考表不用标注页码。

　　4、标注档号

　　档号标注方式：

　　①盖归档章/档号章（六格归档章和两格档号章），填写内容，其中：

　　六格归档章填写方法：第一格填写全宗号，第二格年度，第三格室编件号，第四格机构问题，第五格保管期限，第六格馆编件号（或总页数）。

　　企业里可选两格档号章，第一格填写档号中除卷/件序号外的其它段位，第二格填写卷/件序号。

　　②铅笔手写，直接标注档号。

　　企业结合相关标准和自身状况，自行设置档号编制规则。

　　企业里推荐使用铅笔手写标注档号。

　　档号标注（盖归档章/档号章）位置：

　　①档案首页右上角空白处；

　　②若无空白处，可单独做封面，档号直接打印在封面右上角，或盖档号章。

　　5、目录编制

　　目录基本要素：

　　序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注，等。

　　目录编制/填写注意事项：

　　①目录设置应切实，基本要素不缺失；

　　②格无虚设，应填尽填，不空项。

　　③填写规范，有据可依。

　　6、装订

　　常用档案装订工具：

　　①订书机、不锈钢订书钉、起钉器；

　　②三孔一线装订机或电钻或打孔器、钩锥（木柄锥）、剪刀、棉线或蜡线；

　　③缝纫机、钢针、裁纸刀、剪刀、纸片、棉线或蜡线；

　　④热熔胶装机、热熔装订胶条。

　　装订步骤：

　　①去除钉、夹等金属材质类装订材料；

　　②抹平钉孔、夹痕等原来的装订痕迹（这步操作也是为电子化扫描做准备）。

　　③选择合适的装订方式进行装订（三孔一线、直角装订、缝纫机装订、不锈钢钉装订，等）。

　　7、备考表

　　填写说明：

　　①卷/盒内基本信息，包括：卷/盒内主要内容、起止件号及特殊情况说明等。

　　②立卷人：档案整理归档人；检查人：上级领导。

　　③立卷日期：整理归档日期。

　　注意：

　　文书档案一般是按年度归档，但日常整理而非批量操作的话，备考表立卷日期可统一为年末最后一日，或第二年第一月任意一天。

　　（科技（项目工程）档案是按项目归档，可根据实际情况，或从项目竣工交付前后三个月内选定立卷日期。）

　　8、装盒

　　注意事项：

　　①同一盒内装相同类别的档案文件，不能混装。

　　②档案盒内存放内容与顺序：目录（最上方）、档案文件、备考表（最下方）。

　　③盒内档案文件按档号顺序依次排列。

　　④盒内档案不易装得太满，保留一定余地，以免损伤盒子，且便于插卷/件或更改。

　　9、盒脊

　　基本信息：

　　①档号（起止档号）；②案卷题名。

　　拓展信息：

　　①保管期限；②密级；③机构；④年度；⑤全宗号；⑥盒号，等。

　　方式：

　　①手工填写：字迹工整、无涂抹，内容准确、不含糊。

　　②打印粘贴：使用专用粘贴材料，贴紧、抹平、晾干；侧封条略窄于盒脊，以减免使用过程中磨损侧封条。

　　③机打：需专门的档案盒打印机。