深圳市城建档案整理规范

　　城建档案整理应遵循城建文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，充分尊重和利用原有的整理基础，便于保管和提供利用。深圳市城建档案整理规范对城建档案的整理的定义就是对文件材料进行组卷、排列、编目、装订，使之有序化和系统化的过程。城建档案整理工作是城建档案归档工作的前提和基础，是城建档案馆（室）的一项基础业务工作之一，也是城建档案人员的基本专业技能。

　　（一）城建档案收集工作的意义

　　城建档案收集是指城建档案机构按照国家有关法规、规范，通过接收和征集的手段，把分散的档案资料集中起来的一项专业性业务工作。

　　城建档案馆开展的档案收集工作必须按照法规、规范的要求进行。城建档案机构是一个城市集中保管重要城建档案的基地，城建档案的收集是以国家法律、法规为保障。

　　城建档案整理工作是城建档案业务工作的中心环节，在城建档案整个管理工作中具有十分重要的意义。

　　数量庞大的城建档案材料，如不进行科学规范的整理，查找一份文件便如同“大海捞针”一样困难。而且不把文件材料联系组合起来，就不能充分体现城建档案的特点，就会影响以至失去城建档案的利用价值。只有把城建档案组成合理化的体系，才能客观地反映各种城建活动的本来面貌，便于系统地查考研究。

　　所以，做好整理工作是城建档案利用、开放，发挥城建档案作用的一项重要而必须的前提条件。同时，优化城建档案整理工作，可以促进城建档案工作各个环节的良性运行和协调发展。通过档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，促进其改善和提高。

　　城建档案经过整理，为全面鉴定档案的价值和建立计算机检索系统奠定科学基础，还能为档案的保护、统计、检查工作提供基本的单位和完整的体系，便于维护城建档案的完整和安全。

　　所以，城建档案整理工作是开发城建档案信息资源的重要基础，整理工作科学化、标准化水平的提高，对于城建档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

　　各级城建档案馆应当按照国家法律、法规，在“统一领导、分级管理”的原则下，全力收集属于本地区收集范围内的城建档案和有关资料，不断丰富馆藏，完善馆藏结构。

　　城建档案收集工作的意义，主要体现在以下三个方面：

　　（1）城建档案收集工作是档案工作的基础。俗语说“巧妇难为无米之炊”。没有档案收集工作为前提，档案馆（室）就缺乏开展档案工作的基本条件，档案的整理、保管、鉴定、利用工作就无从谈起，档案工作就没有赖以存在的物质基础。因此，收集工作是档案工作诸环节中的首要环节，也是档案工作的起点。

　　（2）城建档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。城建档案是国家重要的宝贵财富和重要的信息资源，对国家规定应该归档的各种重要城建档案，各单位不得分散保存，任何个人都不能据为己有。

　　只有通过行之有效的档案收集工作，才能将分散的档案材料集中到城建档案馆，形成统一的档案信息保管基地，实行科学规范的管理，才能便于社会各方面的有效利用。

　　（3）城建档案收集是决定档案馆存在和发展的重要条件。收集工作的效果决定档案馆（室）藏档案的数量多少与质量高低。档案数量的多少决定档案工作规模的大小；档案质量的好坏决定档案业务工作水平的高低。收集工作的质量还直接影响到城建档案工作的其他业务环节，影响到整个档案馆的工作水平和质量。

　　只有将档案收全、收好，才有条件为社会各界提供良好的城建档案信息利用服务，满足社会对城建档案信息的需要，才能使城建档案馆真正成为保存重要城建档案资料的基地和开发利用城建档案信息的中心。档案收集在整个档案工作中具有十分重要的地位。

　　（二）城建档案收集工作的内容

　　从城建档案整理工作的步骤来看，它主要包括两个方面的内容：城建档案的系统整理和科学编目。

　　系统整理，是对城建档案进行合理分类、有序排列，使之条理化和系统化，从而反映城建档案的自然形成规律，保持城建档案内在的有机联系。其具体工作内容有：分类、组卷和排列。

　　科学编目，就是通过一定的形式，按照一定的要求，正确地固定系统整理的成果，准确地提示城建档案的内容和成分。其具体工作内容有：卷内文件编目、案卷编目和编制案卷目录。

　　整理和编目是城建档案整个整理工作相互联系、不可缺少的两个方面。

　　从广义上讲，城建档案收集工作的内容主要包括三个方面：

　　（1）对本单位形成的需要归档的各类档案进行接收归档。这是单位档案室收集档案工作的主要途径。

　　（2）对列入进馆范围的各类城建档案进行接收。这是城建档案馆档案收集工作的主要来源，也是城建档案馆收集工作的经常性任务。

　　（3）对城建历史档案、重要档案、珍贵档案等进行广泛征集。主要是采取有效措施，通过有关途径，将流散在社会上或个人手中的城建档案收集到城建档案馆来。

　　（三）城建档案收集工作的要求

　　1.加强城建档案形成单位的调查和指导

　　收集工作是解决档案的集中问题，就是因为收集的对象本来是分散的，这就要求收集工作必须事先做好调查，掌握应集中进馆（室）的档案分散、流动、管理和使用等方面的信息。同时，要协助和指导城建档案移交单位做好移交准备工作，使之符合接收的要求。并根据城建档案分散的情况、使用情况和城建档案馆（室）的条件，制定计划统筹安排。

　　2.保证进馆档案的完整、齐全和准确

　　保证档案在收集进馆时的完整、齐全和准确是贯穿收集工作始终的基本要求。在收集档案过程中，必须把一个建设工程项目档案或一个单位年度业务管理档案全部集中起来，保证收集进馆的档案完整无缺，系统齐全。不允许把成套和系统的档案人为地分割、抽走，分散保存在几个地方。同时，在收集时还要注意档案内容信息的完整性。

　　3.积极推行进馆（室）档案的标准化

　　在档案收集工作中推行标准化，是城建档案工作现代化的要求。标准化是现代化的基础，现代化的程度越高，就越要求标准化。档案工作标准化，应从收集工作做起。如果接收进来的档案不标准，将给科学管理和实现档案工作现代化带来困难。

　　在收集工作中，应当认真执行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）及其他建设工程管理和档案管理方面的规范与技术标准，推行城建档案分类、案卷质量与格式、编目等方面的具体规范要求，大力提高收集城建档案的质量。

　　（四）城建档案收集工作的方式

　　城建档案馆和单位（部门）城建档案室在档案收集工作的方式上有所不同。

　　1.城建档案馆的收集方式

　　按国家有关规定，各级城建档案馆属于国家专门档案机构，负责收集、保管具有本地方意义的与本馆专业对口的同类内容或同类载体形态的专门档案，工作内容是负责接收本城市规划区范围内有关城市建设档案，收集有关城市建设的基础资料。

　　城建档案馆在确定收集范围时，应通过调查研究，根据档案的实际价值，确定收集对象和时间，并编制被收集单位的名册，建立科学的进馆顺序。

　　城建档案馆收集方式是以接收和征集两种方法为主。

　　2.单位（部门）档案室的收集方式

　　按国家有关规定，单位（部门）档案室负责收集管理本单位（部门）及其所属单位形成的有关城建档案。非本单位（部门）及其所属单位产生和形成的城建档案不是其收集范围。单位（部门）档案室收集工作的方式只以接收为主。

　　档案室的档案收集工作的主要途径，是建立和健全单位内部文件的归档制度，加强归档工作。单位各部门产生的文件，处理完毕后，经初步整理，定期移交给档案室集中保存。也称之为“归档”。