安徽省人事档案管理系统

　　干部人事档案管理系统是涵盖干部人事档案采集子系统、管理、利用三部分组成。安徽省人事档案管理系统紧扣当前国家发展的主题“档案服务于社会”，重点突出电子档案的“服务”性质特点。在保障信息安全的前提下，可以更大范围地提供所需的档案信息，深化档案信息的开发利用，减少档案员的工作量的同时，提高电子档案的查询利用效率，提高查档单位及用户办事效率。

　　按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案，是历史、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

　　近年来，中央领导高度重视干部人事档案工作，多次作出重要批示和指示。要求切实加强干部人事档案制度机制建设，完善干部档案任前审核制度，推进干部人事档案数字化，健全干部人事档案管理体制。

　　档案管理系统

　　档案管理系统,通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，形成更加完善的现代化信息管理网络。

　　功能介绍

　　（一）多种浏览方式。

　　档案管理系统与传统手工管理的显著差别，也就是这个功能带来的方便性了。因为档案的类型错综复杂，但是每一个部门都希望可以利用档案，那么浏览的方式就极为重要了。

　　二）分类查看

　　因为系统在存储档案时，会建立一个统一的数据库，所有的档案信息都会存在数据库中，这样就可以做到“数出一门”

　　要做到高效率的目标，系统提供了分类查看的功能，可以根据档案的分类、归档的部门、存储的日期、保密等级等条件，进行单个分类的查看。

　　三）自定义录入页面

　　每个人的操作习惯不同，操作的流程也不同，所以要做到所有人统一是一件不小的工程，既不耽误效率，又可以让每个人做到舒适快捷。

　　系统提供了自定义页面的功能，可以根据自己的操作习惯来设置自己的界面，这样一来，每个人都可以使用自己习惯的页面，保证工作效率。

　　四）整理档案

　　支持多种方式录入档案，支持Excel表格录入档案信息。

　　系统设计

　　档案管理系统主要是实现查询存储简单方便化，本系统包括整理档案、档案查询、存储归档、档案借阅等功能。

　　系统优势

　　1.方便安全增强了信息的安全性，利用该管理系统可对学生的信息进行适当的存储和管理，方便学生信息的收集。此外，鉴于电子信息的输入与保存，因此安全性较高，且不易丢失。

　　2.简单快捷录入纸质信息往往会浪费大量的人力物力，学生档案信息的管理可以不需要过多的人力并能节约时间。只需要少量人工操作电脑就可以完成信息管理，更简单快捷。

　　3.提高效率按照传统的归档方法，如果要提取有效的信息，在寻找信息的过程需要很长时间。使用学生档案信息系统可以统一管理学生的信息，学校的动态得到及时更新。

　　聚焦安全可控，提高干部人事档案工作服务质量

　　《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）,对干部人事档案的“建、管、用”提出明确要求，这对于规范干部人事档案管理，切实提高干部人事档案的使用价值，服务推进干部人才培养、选拔、任用、管理具有十分重要的意义。

　　在新的时代条件下，以互联网、大数据、人工智能等为代表的信息技术正加速向各领域广泛渗透。《条例》要求各级组织人事部门积极运用信息技术，不断提高干部人事档案服务质量。

　　因此，经过新一轮的思维创新与研究探索，行业内软件在原有干部档案管理系统基础上不断完善，推出《干部人事档案管理信息系统V5.0》，希望以档案信息系统为引导，推动档案管理环节的有机融合、管理操作的数字转化、管理标准的电子审核，全面盘活档案资源，推动干部人事档案工作转型升级、提质增效。

　　从干部档案审核工作看干部人事档案功能的完善

　　中央组织部下发了《关于进一步开展干部人事档案审核工作通知》，对在全国开展干部档案审核工作进行了具体部署，要求审核工作必须加强组织领导、健全组织机构，明确工作目标，制定工作方案，并在审核过程中，逐页逐项核对干部人事档案材料内容和有关信息，保证材料完整、齐全、真实，保证信息准确无误。

　　近年来，通过干部人事档案审核工作的全面开展，发现了许多问题，特别是干部人事档案材料缺失、信息不实等，导致干部人事档案信息凭证这一基本功能被弱化。完善干部人事档案功能，使人事档案管理工作尽快走上规范化、科学化、制度化、信息化的轨道，是当前干部人事档案工作必须面对的问题。

　　一、档案管理信息平台深化应用的目标

　　干部人事档案是真实反映干部基本情况、工作经历和业绩的重要凭证，是组织人事部门考察和选用干部的重要参考，是规范干部管理的重要依据。干部人事档案的功能认识，必须首先了解干部人事档案的内容及本质属性。

　　按照中组部1980年颁发的《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》，人事档案的正本分为10类：①履历材料；②自传材料；③鉴定考察材料；④学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料；⑤政治历史审查材料；⑥入党入团材料；⑦奖励材料；⑧处分材料；⑨录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料；⑩其他可供组织参考的材料，即上述9类未包括的、对组织上有参考和保存价值的材料。

　　可以说干部人事档案十大类内容涵盖了干部成长的全过程，因此，干部人事档案的本质属性是个人情况的历史记录。

　　二、干部人事档案的功能

　　功能即为事物或方法发挥的有利的作用、效能，是物质的使用价值。干部人事档案的功能是指它对组织、社会及其相对人发挥作用的能力。干部人事档案的功能可以分为一般功能和特殊功能。

　　干部人事档案的一般功能可以概括为凭证功能或证据功能、信息功能和情报功能等。

　　干部人事档案的特殊功能主要包括：

　　第一，干部人事档案具有动态地了解其相对人员一生经历的作用能力。

　　第二，干部人事档案具有系统反映其相对人员工作业绩、道德修养和性格特征变化情况的作用能力。

　　第三，干部人事档案具有反映组织评价的作用能力。

　　第四，干部人事档案具有帮助组织、人事部门了解其相对人个体能力的功能。

　　第五，干部人事档案具有客观反映其相对人员政治思想发展变化轨迹的能力。

　　三、从干部档案审核中发现的问题

　　分析干部人事档案功能弱化的原因

　　1.干部人事档案审核中发现的问题

　　虽然中组部对干部档案管理很重视，并出台了一系列管理文件，但是通过这次全国范围的干部档案审核工作，仍然发现了许多问题。

　　一是“三龄一历”归档审核不严。“三龄一历”是此次干部人事档案审核工作的重点，要务求准确。“三龄一历”是干部人事档案构成的主线，是使用率和出现率最高的内容，几乎每一份材料中都有所涉及。但是许多干部档案中“三龄一历”的记载前后不一致，日期版本少则两种，多则数种；时间跨度前后有相差几个月的，有相差一年的，甚至还有相差几年的；而学历方面还存在着缺少材料、填写不规范和学历学位名不符实等现象。

　　二是归档材料不规范。有些归档材料内容填写不准确，任免审批表、履历表无照片，任免审批无任免发文字号，任免职务填写不规范；履历表填写过程中有涂改，无组织审核盖章；考核表缺少组织印章，确定考核结果后未与本人见面，缺少本人签字等。

　　三是档案内容失衡。干部人事档案，涉及个人思想政治品德、家庭历史及社会关系等方面的内容多，工作能力、专业特长等方面的信息记载比较少，重抽象、轻具体。

　　四是档案材料收集不完整、不全面，旧材料比较多，新材料补充不及时，不能真正反映个人的现实面貌。

　　五是涂改、伪造档案的违法行为时有发生，假工龄、假年龄、假学历、假职称等现象增多。如本文开头所说的两个实例。

　　2.干部人事档案功能弱化的原因

　　（1）管理主体繁杂。我国人事档案管理主体繁杂，有企事业单位，有人才市场，也有个人管理机构分散，管理水平参差不齐，这极大地影响了我国人事档案的宏观控制，不利于我国人事档案信息的社会化运作，也不利于人事档案管理工作质量的提高。有些人事档案管理机构管理水平落后，管理漏洞百出，给造假者可乘之机。

　　（2）管理手段落后。材料的收集、整理、归档等一系列手工环节，大大增加了发生错误的可能性，使档案信息的准确性、完整性得不到保证。

　　（3）收集、加工、传递、利用诸环节的管理漏洞也不同程度地存在，造成档案材料遗失、缺损和变形，从而导致人事档案信息失真。

　　干部人事档案出现的上述问题，会使组织管理中选人、育人、用人、留人的整体功能受到误导，干部人事档案功能得不到正常发挥，这不但给组织管理工作者带来了困惑，还影响了干部管理活动的有序进行。由此可见，完善干部人事档案功能在人事档案管理活动中日益迫切。

　　四、加强干部档案管理，完善干部人事档案功能

　　1.完善干部人事档案功能对干部管理工作的重要意义干部人事档案功能的完善为组织管理发挥重要的作用。人事档案所具有的提供相关数据和信息记录的完整性、真实性和系统性等功能，是其它档案无法相比的，这些功能对全面了解每个干部发挥着非常重要的作用。

　　干部人事档案材料是经过组织审查、档案管理部门认真鉴别的，是历史的真实记录，具有一定的法律效力。人事档案这种证据和情报功能可以使单位根据事业的发展需要、干部的综合素质，在分析研究的基础上制定选拔干部的决策方案。

　　2.充实干部人事档案内容是完善干部人事档案功能的有效途径

　　信息记录才是干部人事档案最基本、也是最重要的功能。这种以信息记录为主的档案材料，将是真正了解干部的依据和载体。在干部管理的过程中发挥着数据和信息支持的作用。

　　（1）增强干部人事档案内容的全面性。干部人事档案的内容记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的材料少。因此，干部人事档案部门要特别注重收集反映个人综合能力的材料，如近期工作成绩、贡献能力以及个人在社会、经济等活动中的动态记录等等材料。

　　在干部人事档案中增加反映个人社会信用资料，把具有凭证性质的档案和反映个人职业生涯、职业能力和信用情况的档案作为干部人事档案的主要内容，大大提高干部人事档案在组织管理中的信息价值和数据支持作用。

　　（2）增强干部人事档案内容的真实性。一直以来，人们形象地把真实性称作人事档案的“第二生命”、“第二灵魂”，干部人事档案能否客观如实地反映干部各方面的情况，是干部人事档案在现代组织管理活动中的生命力之所在。因此，加强干部人事档案相关法律制度建设，增强干部人事档案工作流程和环节的监管，提高干部人事档案管理人员的素质等途径来保障干部人事档案真实性不失为一个明智的选择。

　　（3）增强干部人事档案内容的个性化。为最大限度地发挥干部人事档案在组织管理工作中的作用，我们必须建立可识别干部个性特点的人事档案，例如专业能力、管理风格、职业兴趣等材料。

　　（4）增强干部人事档案内容的动态性。我国的干部人事档案内容中动态地反映个人情况的材料比较少。要保持干部人事档案的活力，必须保证干部人事档案内容时刻处于动态的更新当中，定期对干部人事档案材料进行鉴定。这样，组织管理部门方可针对每一干部的发展层次、现实需要、个人特点等情况，采取不同的管理方法，最大限度地满足干部的需要，提高干部的工作效率，保证组织管理工作正常有序地运转。

　　五、结语

　　总之，信息记录才是干部人事档案最基本、也是最重要的功能。这种以信息记录为主形成的档案材料，将是真正了解个人的依据和载体。完善干部人事档案的功能，可以推进我国干部人事档案管理的优化，为社会干部资源的合理流动和优化配置提供更加有利的支持和保证。

　　干部人事档案管理信息系统依据新时代各级组织人事部门对干部人事档案管理的现实要求，可实现对干部人事档案的采集、管理和利用，更好地为精准科学选人用人、从严监督管理干部服务，实现网络化、数字化、信息化、智能化发展，坚持“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”，确保档案信息真实性、准确性和服务的及时性。

　　现代信息技术日新月异，可以预见，干部人事档案工作即将进入一个从接收保管纸质档案到接收保管数字档案，从管档案实体到管档案信息数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到共建共享的变革过程。