公司文件档案要怎么整理,公司档案如何整理

　　文件档案的整理质量直接关系到文件的利用率，文件档案整理工作在公司总体管理中具有重要意义。它是公司信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。那么公司文件档案要怎么整理？以下我就实际用的上的文件档案整理的操作流程简单跟大家讲述一下。

　　第一步，理清文件档案的内容

　　首先要明确自己需要整理的文件档案都包括哪些，比如：合同、人事档案、方案、报价资料、客户资料、产品清单等资料。根据不同内容可以进行归类整理，一样一样进行整理编号存放。

　　第二步，计划出整理步骤

　　首先确定是按文件内容进行整理，最近有朋友留言咨询怎么整理合同文件，我就拿整理合同资料来比如：先把合同进行分类（销售合同、施工合同、租赁合同、买卖合同等），进行文件编号，不同类型合同编号可以采用首字母，或者01、02、03等进行编号，然后每个类型合同再进行编号，如：AB(公司名称代码)-2016（年份）-HT（文件类型，合同简称HT）-01（合同类型）001（序号），比如：ZTGS-HT-01001（中天公司的合同文件里面的销售合同的第001份）

　　第三步，统一原则

　　每个公司实际做事情的都是下面的员工，但是你不能忽略领导的意见。有可能你刚弄好，领导一句话又得让你重新来过，所以原则统一很重要。就像我上面举例的编号样式，要先跟领导沟通确认统一后再进行工作。

　　第四步，充分利用原有基础资料

　　资料整理目的是方面查阅存档，并不是让你把所有资料重新来过。所有就应该充分利用原有基础资料进行整理归纳。

　　第五步，便于储存翻阅

　　也许公司规模还不是很大，但是内容很杂，如果每个分类进行储存，就会对后期查阅造成很大的困难。正常是一个类型文件最好储放在同一个文档盒里面，如果文件不是很多，目录清单一定要做好。

　　第六步，做好文件盒的标签工作

　　文件整理好后都是统一存放在文件盒里面，但是我们不可能找个文件每个文件盒去打开翻，所以标签就很重要。一般标签都是大归类，贴在文件盒的侧面，方便查找。

　　公司档案如何整理

　　公司档案整理分类是必须的，一般分科技类：技术资料，设计图纸，标准规范，法律法规；文件类：公司及各部门文件，政府来文，行业文件资料等；财务类：财务帐表，账册；

　　企业类：企业章程及修正案，股东决议，营业执照，资质证书，税务登记的办理及变更资料，有的企业会涉及到生产许可证，标准认证等证件的管理，个人证件的管理最好也纳入档案管理范围；

　　电子类：归档需要的影像资料等。其它还有很多细节的要求，最好按照企业所在行业要求整理和保管，所有资料要按月整理，按年装订归档，目录要清析明了，借出的要有凭据，作废的要有记录。

　　一、档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动

　　包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

　　二、文件点收

　　文件结案移送归档时，依如下原则点收：

　　检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

　　三、文件整理

　　1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

　　2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

　　3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

　　4、宜三孔线装（易拆开复印）

　　四、档案分类

　　1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

　　2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

　　3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

　　4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

　　5、档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

　　6、有的也可按照时间，如外来文件、公司内部文件，财务资料等，以及工商变更信息，章程变更信息等

　　五、档案名称及编号

　　1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

　　2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

　　3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。

　　5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

　　六、档号编定

　　1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

　　2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

　　3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

　　4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。

　　七、归档与档案清理

　　1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

　　2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

　　八、保存期限

　　文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。

　　2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。

　　3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。

　　4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　九、档卷清理

　　1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。

　　2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。

　　十、电子文档

　　企业管理最好把所有资料予以扫描，做成电子文档，使用专业的档案管理软件进行管理，档案目录与纸质一致，查找方便。OA软件虽然可以实现无纸化办公，并且具备文件管理的功能（须注意文件管理与档案管理是两个不同的概念），但是实现文件归档与归档后的档案管理还需要联合档案管理软件来操作，从而实现科学、方便和快捷。