文件档案整理,文件档案整理规范

　　目前对于文件档案整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。

　　立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;

　　单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理系统的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理系统有很强的依赖性。

　　村、社区一般采用立卷归档整理方法。

　　文件档案整理规范

　　近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会涉及以下标准规范。

　　文件档案整理规范

　　1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

　　《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：

　　（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；

　　（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；

　　（3）调整归档文件分类方法；

　　（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；

　　（5）增加归档文件档号结构和编制要求；

　　（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；

　　（7）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

　　《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案工作。它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。

　　归档文件整理规则DA/T 22-2015

　　2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）

　　《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：

　　（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000进行了修改；

　　（2）增加了前言；

　　（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；

　　（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；

　　（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。

　　《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要规定了文书档案案卷硬卷皮、软卷皮、文件目录、卷内备考表的规格尺寸及相关类项的填写要求，并规范了案卷各部分的排列格式。《文书档案案卷格式》是整理按“卷”归档文书档案的规范要求，目前仍在按“卷”整理归档文书档案的各类档案馆（室）和文书处理部门应按此标准开展档案工作。

　　文书档案案卷格式GB/T9705-2008

　　3、《档案著录规则》（DA/T18-1999）

　　《档案著录规则》是档案整理的最重要的标准之一，它是建立统一的档案检索体系的基础。无论是文书档案，还是科技档案，还是其他形式的档案，在编制档案目录时都应遵循《档案著录规则》。《档案著录规则》于1985年5月10日以国家标准的形式发布，标准号为GB/T 3792.5-1985。标准修改后，改为行业标准，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31号批准，1999年12月1日实施。相比于原标准主要有以下变化：

　　（1）本标准为行业标准。

　　（2）明确本标准适用于单份或一组文件，一卷或一组案卷为单元的著录。

　　（3）删除了丛编项、标准编号及有关记载项；将文本项改为稿本与文种项；将档案馆（室）代号项改为档案馆代号项；将载体类型标识项与载体形态项合并，改称载体形态项；将附注项与提要项合并，改称附注与提要项；将载体类型项和附件项在条目中的排序做了调整；将第一责任者项与其他责任者项合并为责任说明项；变主题词项为主题词或关键词项；增加文种项、电子文档号项。

　　（4）调整了标识符“：”和“；”的使用范围，增加了标识符号“，”和“•••”，将起止连接符“~”并入“-”号。

　　（5）将文件级与案卷级段落符号式条目格式合并为统一的格式，并明确允许在实际工作中采用表格式条目格式。

　　（6）对各项目著录细则也做了一些修改和补充，列举了引用标准的名称，增加了例子，并将完整的实例集中置于正文后作为提示的附录。

　　《档案著录规则》主要从著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源、著录项目细则等方面规范档案著录格式。档案著录时应以此标准为主要参考编制档案目录，为建立统一档案检索体系创造良好的条件。