档案收集整理,档案收集整理制度

　　档案收集整理：收集是基础，整理是剔除无价值的资料，修复破损材料，分门别类，归档就是按照分类归入相应的档案类别中，为切实做好档案收集整理、归档工作，充分发挥档案资源的重要作用，办公室从“四个注重”即档案收集、整理、保管方面入手，认真做好文书档案归档整理工作。

　　一是注重档案收集工作

　　档案材料的收集是档案室获取和积累档案的一种手段，是保证档案文件齐全和完整的关键环节。对本院形成的和收到的“红头”文件，对照收发文簿逐一进行收集，严格收文、行文程序，细致做好公文材料底稿、附件和与文件有关的批示等附属材料登记和收集整理，做到登记办理、传阅、归档和保密工作环环紧扣、有条有理，确保文书材料完整、规范、有序。

　　二是注重规范整理工作

　　为确保档案整理质量，各类文书档案整理完成后，由主要负责档案人员按照归集整理要求，对整理的各类文件、会议记录、工作手册、总结、计划、报表等工作中形成的应归档的相关资料进行自查验收，对不符合要求的有关档案资料一律重新整理，直至合格为止，确保档案整理的质量。截止目前今年共归档文书档案458件，其中永久92件，30年65件，10年172件，资料129份。

　　三是注重档案保管工作

　　严格按照《档案法》及文书档案归档范围等规定，按类、件、份归档，专柜存放，专人负责，确保归档资料的完整、准确、齐全，并按照保管期限编印了《文书及归档文件目录》，便于检索，易于利用，极大提高了档案资料的查询和利用效率。

　　四是注重档案信息化工作

　　对纸质文书档案进行电子化处理，实现文书档案管理信息化，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。

　　整理档案的具体步骤如下：

　　1、收集。将所有文件收集起来。

　　2、筛选。将收集的文件按照章程进行一定的筛选。

　　3、划分文件的类别和级别。

　　4、确定文件的保管期限。

　　5、修缮文件的内容，根据章程修缮文件缺失的内容。

　　6、给文件编号。

　　7、将文件装盒并且编制检索的目录。

　　档案收集整理制度

　　一、档案收集整理归档范围

　　反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得将履行职责过程中形成的文件据为己有。

　　二、归档质量要求

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值和年度，便于保管和利用。文书、科技、会计、音像、电子、实物、照片以及专业等门类的归档文件和案卷质量符合相应标准。

　　三、档案收集整理归档时间

　　各种门类和载体的文件采用随时收集和集中收集等有效方法，确保文件材料收集齐全、完整，有序排列、分类存放，便于日常查找利用。

　　党务、行政管理文件于次年6月底以前整理归档。

　　科技文件在科技活动结束或告一段落后3个月内整理归档。

　　会计档案由会计机构整理立卷，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构集中保管。因工作需要推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意，最长不得超过2年。

　　音像文件在相关活动结束或告一段落后3个月内整理归档。

　　电子文件实时进行逻辑归档，并对应于纸质文件的归档时间进行物理归档。

　　重大活动形成的文件在该项活动结束或告一段落后3个月内整理归档。

　　专业文件按行业主管部门的档案收集整理制度规定时间整理归档，如无规定，则自行确定归档时间，且确定的归档时间不得超过2年。

　　档案工作制度

　　一、档案工作是机关行政管理工作的重要组成部分，依法建立健全档案管理制度和档案工作管理机制，指定档案工作负责部门，明确档案工作负责人和分管领导，配备与工作量相匹配的专（兼）职档案工作人员。

　　二、档案工作负责人应及时将上级档案部门的有关要求向分管领导汇报，以便分管领导及时了解档案工作动向，协调解决档案工作中人、财、物等问题，部署安排档案工作。

　　三、遵照“集中统一管理”的原则，本单位各类档案应集中存放在机关档案室，实行统一管理。

　　四、档案工作人员在做好档案工作的同时，要对各科室的兼职档案员进行业务指导和档案移交时审核把关。

　　五、档案工作人员要编制各种检索工具、参考工具，积极为单位的档案利用工作提供便利，及时做好档案利用情况登记和统计工作。

　　六、机关档案管理部门认真做好下属单位档案业务工作的检查指导工作。组织专（兼）职档案工作人员参加由档案主管部门开展的各类业务培训。

　　档案工作人员岗位责任制

　　一、认真贯彻执行档案工作的各项法律、法规和规章制度。

　　二、认真做好档案的收集、整理、归档、保管、利用和统计等工作。

　　三、认真做好档案的防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作，确保档案的安全。

　　四、按规定开展档案查阅工作，不得私自将档案外借。

　　五、努力学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理科学化、现代化。

　　文件材料归档制度

　　一、各科室在工作中形成的具有保存价值的应当归档的文件材料和专业档案资料，由兼职档案员按照规定定期向机关档案管理部门或档案工作人员移交，集中统一管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有。

　　二、各科室兼职档案员于次年3月底前将工作中形成的各种应归档的文件材料收集齐全完整后移交档案管理部门，由档案工作人员整理归档。

　　三、专业档案资料严格实行部门立卷制，各科室兼职档案员本着“谁形成、谁整理、谁移交”的原则，对本科室的专业档案和专业性管理材料按专业（行业）要求规范整理归档，于次年6月底前移交机关档案室集中管理（因工作需要，部分专业档案资料可再延迟一年移交）。

　　四、各科室兼职档案员移交档案前须经单位档案工作人员验收，移交时履行移交手续，填写移交清册。

　　档案库房管理制度

　　一、档案库房应与查阅、办公用房分开。

　　二、档案库房由档案工作人员负责管理，并负责每天检查门窗电源的开关情况。

　　三、档案库房内的档案柜要统一编号，档案、资料要按分类顺序排列整齐。

　　四、档案库房必须具备防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护条件，并每月检查一次，发现问题及时处理。

　　五、档案库房内不得堆放其他物品，以保证库房整洁。

　　六、档案工作人员要做好档案库房的日常安全检查，排查整改安全隐患，发现问题及时向档案负责人汇报。

　　七、非档案工作人员不得进入档案库房。

　　档案保密制度

　　一、档案工作人员要严格遵守保密规定，坚持原则，认真执行各项保密制度。

　　二、档案库房和档案柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员保管。档案人员工作调动时，必须办理档案交接手续。

　　三、档案管理人员不得擅自将文件、档案资料带离岗位，确有工作需要，应经单位分管领导审批、登记备案。

　　四、不得擅自翻印、复印涉密文件或资料，不得在私人通信（含QQ、微信等）、普通电话或网络中涉及档案秘密；不得向无关人员谈论、泄露有关档案内容。

　　档案资料查阅借阅制度

　　一、查阅各种档案必须在查阅室进行，未经同意，不准私自带走。

　　二、凡查阅本单位重要的档案或在一定范围内控制使用的档案，应经单位分管领导批准。

　　三、档案严格控制借出，如确因工作需要，应经单位分管领导批准，履行借阅手续，填写借阅登记，借出时间一般不得超过三天。借阅期间，要确保档案的安全。

　　四、查阅人员因工作需要，凡摘抄单位档案材料，应写明时间、资料号、目录，并认真校核。出具证明材料，要加盖公章，方能有效。如需要复制，须经单位分管领导同意。

　　五、查阅档案，必须注意保守秘密，不得任意泄露和向外公布档案内容。如确因工作需要对外公布的，参照本单位信息公开管理办法，经单位分管领导审批、登记备案。

　　六、查阅档案，必须注意爱护档案，不得在文件材料上圈点、批注、勾画、添加、篡改、污损，更不得损毁原件。

　　七、查（借）阅完毕交档案工作人员验收，查（借）阅人应填写利用效果记录表，以反映查（借）阅档案资料所取得的社会和经济效益。

　　档案销毁制度

　　一、档案销毁前应当建立由档案分管领导、档案工作负责人、相关科室负责人及档案工作人员（含科室兼职档案员）组成的鉴定小组，严格进行档案鉴定，形成鉴定报告，按规定报经领导批准、上级业务部门同意，经档案主管部门审核后方可予以销毁。（以上材料存入全宗卷永久保存，并在各种统计台账上注明）

　　二、凡需销毁的档案必须编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容。

　　三、销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并须签名盖章以示负责，销毁清册应永久保存。

　　四、被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打成纸浆后监销人员方可离开。

　　五、涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

　　档案统计与汇报制度

　　一、应指定专人兼管档案统计工作，负责单位档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作，负责档案部门需要的各种报表填报和上报上级档案部门工作。

　　二、抓好档案统计的原始记录工作。档案登记是档案统计的基础，应客观、准确地做好各项原始材料的登记，主要包括以下内容：档案目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。

　　三、建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和各种情况数据，按上级部门要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。

　　四、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假。

　　五、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行，保证档案与账目相符，每年年底对本年度各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料。

　　六、统计人员要依据统计数字及报表中的各项统计指标，找出存在问题，将提出改进措施的业务分析材料向档案工作负责人汇报。