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单位档案的整理，我们可以按照下面的方法进行整理。
通过档案名称及编号整理
1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改。
档号编定整理方法：
1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。
4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。
保存期限整理：
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存：结案后无长期保存必要者。
5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
导语：企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，真实地记录着企业的生产、经济和企业发展的全过程。借助档案资料，能够更好地了解企业的过去，把握现在，规划未来。因此，企业做好档案管理对企业的长远发展和人员调整具有重要作用。
1、建立健全档案管理制度。
按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道运行。
2、档案管理人员的业务素质直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。
我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案：工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心，责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。
3、提高档案管理水平，强化服务。
要进一步提高档案管理水平，必须贯彻档案的集中统一管理的原则，即要注意所藏档案门类齐全，又要注意档案的重要程度，使那些反映本部门主要职能活动的业务档案及反映重要活动的照片、录音带不同载体的档案，也能向本部门归档，实现集中统一管理。要强化服务意识，档案的收集、整理、抢救、保存这些基础工作是必要的，但目的是用档案为现代化建设服务，把死的东西变活，这也是档案工作的一项重要任务。例如：我公司在1990年成立了档案室.所有的档案都进行了集中统一管理，在1991年IO月被评为省级先进档案室，但我们并没有满足于现状，而是向更高的标准迈进。针对我公司在档案利用开发管理不够完善的方而，从提高思想认识入手，进一步学习《档案法》、《国有企业档案管理暂行规定》。公司领导班子对此项工作给予高度重视，纳入领导议事日程，多次召开专门会议讨论档案管理工作，及时解决档案工作中存在的问题。
4、企业的不断改革和发展.档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路.使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。
企业管理档案存在的问题：
4.1 企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则
企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项考核，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分干部还认为档案室就是资料室，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
4.2 档案工作缺乏制度化的管理程序
当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室都规办公室管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
4.3 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造
目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备.但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。
5、档案工作存在问题的解决对策
档案室虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的.杂乱堆积的资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的功绩。要充分发挥档案管理的作用，才能使之更好地为企业做好服务。
6、档案工作必须进行系统管理
6.1 抓好组织建设，完善管理制度，做到“五个统一”
抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组.协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障;二是把档案管理工作列入到公司领导的议事日程.年初有部署，年终有总结，平时有检查指导，并接受上级省市和上级档案管理部门的领导和指导;三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一制定计划，统一检查指导和统一培训交流。
6.2 档案工作要有计划和目标
档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今公自动化、社会信息化发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实.际的工作计划。
6.3 加强档案基础工作，按时完成上级部门下发文件的归档工作。
在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门下发的文件按规定进行归档、立卷，按时完成。
6.4 加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员.负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。
6.5 搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用
运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新，实现档案信息资源共享。
档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案工作再上新台阶。
导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。
一、企业档案管理在企业发展中的位置
企业档案是企业在发展过程中表现出来的可以对本企业形成有益的推动的和经验总结的包括文字、图像、影音等各种不同的相关的历史记录。企业档案管理在企业中的作用为：1.企业可以根据企业管理档案提供的历史档案进行企业新科技的发展;
2.企业档案中存在各种有关企业发展的科技档案，都可以做为推动企业发展的知识动力;3.企业档案可以完美的表达企业经济效益和社会效益;4.企业档案能够将企业文化完美的表达出来。
二、企业档案管理工作中存在的问题
(一)企业对企业档案管管理工作不够重视
大部分的企业档案管理工作并不是为了企业自身的管理提高而进行必要性工作，一方面企业是应付上级检查做的一种无耐之举，另一方面企业的一些无关紧要的文档也有一个“安身之处”
。所以，很多档案归档后再被利用的机率很小，这也可以看出企业对企业档案管理工作并不重视。因此，企业对企业档案管理工作不会投入过多的经费。因为在现在市场经济引导下，企业非常重视生产和企业形象的投入，但是对企业档案管理办公建设却很少有更多的投入，有的企业甚至档案室建设得很粗糙，与国家规定的档案管理基本建设要求都达不到。
(二)企业档案管理没有形成健全的制度
很多企业虽然建立了企业档案管理室，同时也对档案的收集做了相关制度的规定，但是制度中往往会出现漏洞，造成企业档案收集不及时，整理出的档案不健全，因为记录不全一些借出的档案无法收回，或有一些档案记录被修改等现象。
(三)专业档案管理人员不健全
大多数企业为了节省开支，由文秘人员兼任，而文秘工作人员由于工作项目较多，对这摊活无法及时有效的把握，使企业档案管理工作出现漏洞的现象并不少见。有的企业虽然有专业的企业档案管理人员，但是企业很少进行培训，使档案管理人员对档案管理工作缺少专业性和知识性，导致专业水平下降。
三、加强企业档案管理工作的建议
档案信息量庞大，资源丰富，但是这种资源更多的是企业的原生资源，如果不加以科学的归类，则是一堆无法利用的零散资料。所以企业档案管理需要将日常工作中的各类文件资料进行积累和归类，按照科学的方法进行整理，根据企业内部需要的门类要求进行各种分类，进而使企业在发展过程中提供有效的档案。
(一)企业要提高对企业档案管理的重视度
对企业档案管理的重视首先要表现在企业领导身上，企业领导要对企业档案管理室的重要性有充分的认识。完善规章制度，具体落实，从而促进企业档案管理人员的工作积极性和责任心，切实加强企业档案管理工作人员的使命感。
要求企业档案管理的工作和思想认识都要与时俱进，与时代的发展保持一致。以科学发展观武装自己。在工作中，利用现代的科学技术完成企业档案管理工作。通过企业上下一心的努力，将企业档案管理室建设成一个信息资源健全，设备先进的档案管理体系。
(二)规范企业档案管理体制
首先要设立专业的档案管理工作人员，在企业档案管理工作人员的协调下完善和健全企业的档案管理，使档案管理有一个健全的组织保障;其次是企业档案管理必须跟着企业的步伐前进，即年初预计，年底总结，平时还要不定时进行检查指导工作，不能成为应付上级而做的.样子货。
最后是依据企业实际情况对企业档案管理室制定相应的岗位责任制和考核制度，制定目标责任制，将能否科学合理的收录档案和是否能将档案进行系统的整合与分离都纳入岗位责任制中去，利用奖罚制度提高企业档案管理工作人员的工作积极性。
(三)提高企业档案管理人员自身的素质
首先要提高企业档案管理的职业道德素质，具体的来说，应该是企业档案管理人员必须根据事实进行归档，不能按照个人喜好或个人恩怨行事，这是对档案和企业历史的尊重;
其次，要保证档案应有的安全，对档案保密是企业档案管理工作人员必须具备的专业素质，所有这些都需要企业档案管理人员具有很好的专业理论基础，所以必须以培训或学习的方式提高企业档案管理人员的专业素质，使他们了解档案工作的基本方法和规律。
最后，企业档案管理人员要有创新意识，在基础知识扎实的前提下不断加强各项业务的知识，不断认识新事物，研究新方法，用新的思路来解决工作中遇到的问题，进一上不提高企业档案管理的工作水平。
四、结论
企业档案管理工作是企业管理不可或缺的一部分，企业领导可可以根据企业档案管理工作了解企业的各项工作状况，如果发现企业发展不如意的情况，还可以适时调整管理策略，这可以成为企业发展的一个有力的支持;
另外，作为企业有力的大后方，可以为社会提供企业发展的经营成果，为企业和社会各界沟通作为有力的依据。企业档案管理与企业的发展密不可分，它可以为企业提向经营效率和转换经营战略提供有力的保证。所以为提高企业在市场的竞争能力，还需要不断提高企业档案管理工作。
每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。
第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。
概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。
2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。
3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。
4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；
2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；
2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。
简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。
第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。
行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。
业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。
第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。
第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步 填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。
导语：随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作也在随之一同发展，在不断更新着管理概念及管理方法，能够全面、真实地反映各单位的整体发展状况和工作成果。做好档案管理工作，不仅可以为单位管理人员提供及时了解内部情况的整体资料，适时调整策略及决策;而且，还可以为社会和有关各方对其准确认定提供有效依。
一、目前企业档案管理上存在的一些问题
近些年来，从总的方面来看，企业档案管理工作已基本纳入到企业管理的范畴内，并发挥出了较为明显的作用。然而，由于现代化企业制度的逐步建立和企业自身的不断发展壮大，企业档案管理工作却没有相应跟上。
究其原因，方方面面。总体讲，包括：一部分企业对档案管理工作认识不到位，没有给予足够的重视，致使档案管理人员队伍较为薄弱，尤其缺乏专业的档案管理人员，无法适应新形势下企业发展的需求;
加之有关各项规章制度不健全，职责划分不明确，档案保护措施不当，时有丢失损坏的现象发生，文档收集不全，整理工作滞后等等问题都不同程度地存在。以上问题如不及时有效地解决，对企业的健康和长远发展都是十分不利的。
二、如何有效加强和完善企业档案管理工作
(一)建立健全企业档案管理机构制定完善有关的规章制度
1.及时设置企业档案机构在设置企业档案管理机构上，要充分考虑企业的性质、规模的大小、档案业务数量，并根据相关规定做出正确的选择。企业档案的设置与调整应本着以下原则：企业可根据自身的实际情况和需要自行决定，要考虑到与企业今后的发展相适应，确保企业档案的完整、安全及有效利用，还要兼顾到档案管理成本等问题。
2.档案管理工作人员的配备随着科技的进步和企业的发展，在企业档案管理方面，也提出了更高的要求。像业务能力的提升，理论水平的加强，设备与设施的配备，各项管理措施的完善等等。具体讲，主要是以下几个方面：首先应选好企业档案管理部门的负责人，这一点十分重要。因为作为档案部门的负责人，如果不具备较高的专业理论水平，可靠的政治素养，较强的管理及业务能力，是很难胜任此项工作的。
其次是对具体的档案工作人员的要求也不能降低，热爱档案工作是先决条件，一定的文化和业务知识及工作经验是基本的保证。为了能尽快使企业档案工作人员不断提升业务能力，适应企业发展的需要，对档案工作人员要进行定期的专业知识和操作技能的培训，以不断提高业务技能和档案管理水平，使其成为一名合格的企业档案管理工作者。
3.加强和完善各种设备设施档案管理设施的完备，是档案管理的基础性工作，应当加以重视，不能凑合。这方面的设备设施包括：建立专门的档案专用库房，配置足够使用的档案排架与卷柜，配齐必要的设备及工具用品，建立健全与完善防火、防盗设施及措施，并要求指定专人负责管理与维护。
由于近些年随着计算机网络技术的迅速发展与广泛应用，使企业在档案整理、存储、保管及使用上提供了极大的便利，从而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同时也对网络信息安全和企业档案管理工作者提出了更高的要求，务必使我们充分认识到问题的重要性。
为了保证档案信息的完整与安全，就必须制定科学严密的电子文档安全管理体系，行之有效的操作权限管理体系，充分完善电子文件流转跟踪登录管理技术。应该讲，各项硬件设施的完善是做好企业档案管理工作的基本物质保证。
4.依法治档及完善各项规章制度认真学习《档案法》，坚持依法治档，建立健全档案工作中的各项规章制度并加以认真贯彻落实，是档案管理工作中的重中之重。应当说，依法治档是做好企业档案管理的重要内容，也是一项基础性工作。
只有真正实现企业档案管理的法制化、制度化和常态化，档案管理才能发出应有的作用，从而有效地维护好和利用好档案，使之更好地为企业的发展做出服务。这里需要强调的是，所制定的各项规章制度都必须符合国家的'有关法律法规，并结合本企业的实际情况，不但要具体、规范，还要有较强的可操作性。要明确档案管理主要负责人和专职档案管理工作人员的具体职责，做到有章可循，按章办事，以利于监督、检查和落实。
(二)加强企业档案的规范化管理
科学与规范化的档案管理，是企业档案部门做好档案管理的一项重要内容和措施。我们必须认识到，企业档案不单单是某一企业的信息资源，同时也是国家档案信息资源的重要组成部分。
企业档案管理工作的基本内容，就是针对企业的各种形式的档案信息材料的形成、积累、整理以及归档的管理、监督和指导以及档案的收集、保管、统计、鉴定等，以达到企业档案信息资源开发利用的目的。
(三)做好企业档案的安全与保密工作
企业档案工作和其他类型的档案工作一样，都承担着严守国家机密和企业秘密的重要职责，具有十分的保密性。认真做好企业档案的保密工作，不但维护了国家的安全和利益，同时也最大限度地保障了企业自身的经济利益与合法权益。为此，作为一名合格的企业档案管理工作者，必须严格遵守相关的法律法规和保密纪律。具体讲，应做到以下几点：
一是要认真加强档案库房的管理。因为良好、正规的库房设施建设，能有效地预防和减少外部不利因素对档案造成的损害。档案库房的设置从保密方面考虑，应严格按照国家有关规定单独兴建，而且不应设在办公楼的最底层;库房要与办公室、阅览室分开;库房的门窗应设置专门的加固防护措施;库房应执行严格的管理制度，有专人负责，无关人员一律严禁入内。
二是加强绝密档案的管理应该说，绝密档案的管理是整个档案保密工作中的重中之重，因此应将绝密档案同其他一般档案分开保管，并设有保险柜、保险锁、防盗器等，以确保绝密档案的安全。绝密档案管理人员应有高度的责任心、事业心，政治上可靠，作风上严谨，严格遵守规章纪律。
三是加强规范化管理作为企业档案管理人员应认真履行职责，恪尽职守，工作中确保档案资料不损坏、不丢失、不散乱，充分做到档案的完整与安全，利于查询，及时有效地为企业提供服务。
导语：档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
一、档案管理的法律意识
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。在社会主义法制建设的前提之下如何做好档案管理工作有以下方面
1、提高社会的档案意识，积极的宣传有关档案法规
档案管理做得有法可依并可以提高全社会对档案和档案工作的认识,提高档案工作的社会地位。近几年来,通过广播、报刊、考试答卷、大会培训等多种形式宣传《档案法》，提高了全社会的档案意识，唤起了人们对档案事业的重视，从而使人们能够自觉地保护档案,积极支持档案部门做好档案工作，这为实现依法治档,提高管理水平,创造了良好的思想基础，也为
2、依法进行档案管理，确保档案完整无缺
档案对于社会宣传、法制建设具有重大的作用，所以必须管好、利用好一切档案运用法律的手段，依法治档，才能使档案工作走上法制化的轨道，才能更有效地进行档案的保护和利用，确保档案管理的制度化、科学化、标准化和现代化，从而推进社会法制化进程。
二、档案管理的意义
档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。
工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。
三、先进技术在档案管理工作中应用
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。
以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的'档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。
档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。
目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。
造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少;
二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。
三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。
在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人
员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
四、加强企业档案管理
企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。
如何做好企业档案管理工作
档案管理是企业管理的一部分，是提高企业工作质量和效益率的必要条件，科学规范的管理档案水平，是衡量企业管理水平的重要标志。下面是我为大家带来的关于如何做好企业档案管理工作的知识，欢迎阅读。
一、档案管理在现代企业发展中发挥着越来越重要的作用
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。档案管理工作做好了，一方面可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据;另一方面有利于社会各方面了解和准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行合作奠定坚实的基础。企业要在竞争中立于不败之地，除做好人才的培养引进、注重发挥人的主观能动性外，还要不断提高管理水平、整合资源、发挥优势，提升企业的软实力。而做好档案管理工作，是提升企业管理水平，服务企业发展的有效手段。只有不断更新档案管理观念，积极探索和尝试新的档案管理手段，全面、真实地反映企业整体发展现状和经营成果，才能更好地为企业发展服务。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了企业资源配置的取向和模式，决定着企业的发展和未来，对于实现企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业的市场竞争力具有重要意义。
二、目前企业档案管理中存在的问题
一是重视程度不够。一些企业的管理者对档案管理工作没有给予高度重视，认为档案管理工作可有可无，部分档案管理人缺乏高度的责任感，良好的职业道德，办事细心的态度，乐于奉献的精神和系统扎实的档案管理理论知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义，还没有形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，企业的档案意识进一步弱化。
二是管理手段落后。目前，一般档案管理都采用一台微机、一套软件的管理办法，档案管理手段落后，档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案管理技术落后的主要原因有以下几点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的认识，投入不足;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有发挥应有的作用;三是管理不规范，有的虽有微机和档案管理软件，但档案并没有录入电脑，还主要按手工方式管理利用，档案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不规范。企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，各部门档案想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。有的企业发展较快，档案管理人员调整频繁，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的'没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，间隔时间太长，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。一般企业单位，档案室作为一独立科室，在行政上无法对其他科室、部门进行管理，涉及档案管理、移交时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，各项工作开展起来也较为困难，现在有些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还，有遗失现象。
四是缺乏长期性、连续性的发展规则。企业档案工作在各级领导和有关部门的督促下开展的达标升级工作，在短时间促进了档案管理水平的提升，取得明显效果。但达标过后，就出现后劲不足，没有建立长效机制。再由于部分干部对档案管理的重视程度不够，对档案在企业中的重要作用认识不足，甚至有的认为档案室就是资料存放的地方，在某些人眼中甚至成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
三、以规范化为抓手提升企业档案管理水平
档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节。要不断创新理念，完善制度，在抓好硬件建设的同时，做实做好基础性工作，不断提高档案管理规范化水平。
(一)公文制发是推进档案工作规范化的基础性前提。公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化，因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化管理打下牢固的基础。首先公文用纸质量要好，纸张尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式尽量统一，便于立卷装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。三是字迹要清晰。不论是草拟公文，工程图纸、合同，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
(二)实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化的关键环节。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化的最大问题。档案工作规范化的根本目的就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主，这不仅是我们在工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱，二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度，提高档案利用的效率。三是在坚持“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化管理奠定坚实基础。
(三)提高案卷质量是推进档案工作规范化的可靠保证。实践证明，案卷材料收集的是否完整决定和影响着档案的价值，而立卷的方法与案卷装订质量则可能决定和影响着档案工作的规范化、标准化。因此，在推进档案工作规范化的工作进程中，我们必须一方面注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
(四)创新档案管理模式是档案工作规范化的发展趋势。随着数字化、网络化的发展，档案本身也不断发生变化，依赖电脑识别的电子档案越来越多。传统的管理模式已难以适应社会发展的需求，存在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强，硬件设备和技术落后、基础工作差等问题，各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，造成了档案材料更新速度慢、整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象。为此新时期档案管理工作的创新日显紧迫，信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出了新的挑战，要在管理手段，管理方式上区别于传统档案管理，突破人工整理档案的局限，逐步实现档案管理现代化。
企业档案管理包含哪些内容
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
导语：作为档案管理工作也要用档案学的理论，提出新的观点、探索新的问题、开拓新的领域，在档案管理工作中实践，不断做好服务机制的创新，激发工作活力，敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，把档案管理工作提高到一个新的水平
一、目前企业档案管理上存在的一些问题
近些年来，从总的方面来看，企业档案管理工作已基本纳入到企业管理的范畴内，并发挥出了较为明显的作用。然而，由于现代化企业制度的逐步建立和企业自身的不断发展壮大，企业档案管理工作却没有相应跟上。
究其原因，方方面面。总体讲，包括：一部分企业对档案管理工作认识不到位，没有给予足够的重视，致使档案管理人员队伍较为薄弱，尤其缺乏专业的档案管理人员，无法适应新形势下企业发展的需求;加之有关各项规章制度不健全，职责划分不明确，档案保护措施不当，时有丢失损坏的现象发生，文档收集不全，整理工作滞后等等问题都不同程度地存在。以上问题如不及时有效地解决，对企业的健康和长远发展都是十分不利的。
二、如何有效加强和完善企业档案管理工作
(一)建立健全企业档案管理机构制定完善有关的规章制度
1.及时设置企业档案机构在设置企业档案管理机构
，要充分考虑企业的性质、规模的大小、档案业务数量，并根据相关规定做出正确的选择。企业档案的设置与调整应本着以下原则：企业可根据自身的实际情况和需要自行决定，要考虑到与企业今后的发展相适应，确保企业档案的完整、安全及有效利用，还要兼顾到档案管理成本等问题。
2.档案管理工作人员的配备随着科技的进步和企业的发展，在企业档案管理方面，也提出了更高的要求
像业务能力的提升，理论水平的加强，设备与设施的配备，各项管理措施的完善等等。具体讲，主要是以下几个方面：首先应选好企业档案管理部门的负责人，这一点十分重要。
因为作为档案部门的负责人，如果不具备较高的专业理论水平，可靠的政治素养，较强的管理及业务能力，是很难胜任此项工作的。其次是对具体的档案工作人员的要求也不能降低，热爱档案工作是先决条件，一定的文化和业务知识及工作经验是基本的保证。为了能尽快使企业档案工作人员不断提升业务能力，适应企业发展的需要，对档案工作人员要进行定期的专业知识和操作技能的培训，以不断提高业务技能和档案管理水平，使其成为一名合格的企业档案管理工作者。
3.加强和完善各种设备设施档案管理设施的完备，是档案管理的基础性工作，应当加以重视，不能凑合
这方面的设备设施包括：建立专门的档案专用库房，配置足够使用的档案排架与卷柜，配齐必要的设备及工具用品，建立健全与完善防火、防盗设施及措施，并要求指定专人负责管理与维护。由于近些年随着计算机网络技术的迅速发展与广泛应用，使企业在档案整理、存储、保管及使用上提供了极大的便利，从而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。
但同时也对网络信息安全和企业档案管理工作者提出了更高的要求，务必使我们充分认识到问题的重要性。为了保证档案信息的完整与安全，就必须制定科学严密的电子文档安全管理体系，行之有效的操作权限管理体系，充分完善电子文件流转跟踪登录管理技术。应该讲，各项硬件设施的完善是做好企业档案管理工作的基本物质保证。
4.依法治档及完善各项规章制度认真学习《档案法》
坚持依法治档，建立健全档案工作中的各项规章制度并加以认真贯彻落实，是档案管理工作中的重中之重。应当说，依法治档是做好企业档案管理的重要内容，也是一项基础性工作。
只有真正实现企业档案管理的法制化、制度化和常态化，档案管理才能发出应有的作用，从而有效地维护好和利用好档案，使之更好地为企业的发展做出服务。这里需要强调的是，所制定的各项规章制度都必须符合国家的有关法律法规，并结合本企业的实际情况，不但要具体、规范，还要有较强的可操作性。要明确档案管理主要负责人和专职档案管理工作人员的具体职责，做到有章可循，按章办事，以利于监督、检查和落实。
(二)加强企业档案的规范化管理
科学与规范化的档案管理，是企业档案部门做好档案管理的一项重要内容和措施。我们必须认识到，企业档案不单单是某一企业的.信息资源，同时也是国家档案信息资源的重要组成部分。
企业档案管理工作的基本内容，就是针对企业的各种形式的档案信息材料的形成、积累、整理以及归档的管理、监督和指导以及档案的收集、保管、统计、鉴定等，以达到企业档案信息资源开发利用的目的。
(三)做好企业档案的安全与保密工作
企业档案工作和其他类型的档案工作一样，都承担着严守国家机密和企业秘密的重要职责，具有十分的保密性。认真做好企业档案的保密工作，不但维护了国家的安全和利益，同时也最大限度地保障了企业自身的经济利益与合法权益。为此，作为一名合格的企业档案管理工作者，必须严格遵守相关的法律法规和保密纪律。具体讲，应做到以下几点：
一是要认真加强档案库房的管理
因为良好、正规的库房设施建设，能有效地预防和减少外部不利因素对档案造成的损害。档案库房的设置从保密方面考虑，应严格按照国家有关规定单独兴建，而且不应设在办公楼的最底层;库房要与办公室、阅览室分开;库房的门窗应设置专门的加固防护措施;库房应执行严格的管理制度，有专人负责，无关人员一律严禁入内。
二是加强绝密档案的管理
应该说，绝密档案的管理是整个档案保密工作中的重中之重，因此应将绝密档案同其他一般档案分开保管，并设有保险柜、保险锁、防盗器等，以确保绝密档案的安全。绝密档案管理人员应有高度的责任心、事业心，政治上可靠，作风上严谨，严格遵守规章纪律。
三是加强规范化管理
作为企业档案管理人员应认真履行职责，恪尽职守，工作中确保档案资料不损坏、不丢失、不散乱，充分做到档案的完整与安全，利于查询，及时有效地为企业提供服务。
企业档案管理具体要求有哪些
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
