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档案公司档案整理(档案公司档案整理流程)

时间:2023-03-09 作者:中博奥 来源:网络 点击量:

  档案公司档案整理

  单位档案的整理,我们可以按照下面的方法进行整理。

  通过档案名称及编号整理

档案公司档案整理(档案公司档案整理流程)

  1、档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。

  2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

  3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

  4、档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。

  5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改。

  档号编定整理方法:

  1、案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

  2、案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。

  3、档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。

  4、档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订则填写于右上角。

  保存期限整理:

  文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:

  1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。

  2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

  3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

  4、1年保存:结案后无长期保存必要者。

  5、规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

  企业档案该如何整理?

  每年的归档文件整理,各单位都很重视,但整理与编目不规范的还不少,原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。

  第一步清理文件,即把上一年收发文及帐外文件材料区分为:不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》(即国家档案局8号令)制定好本单位的档案保管期限表,对照条款,逐份文件进行鉴定。

  概要地说,即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下:

  永久(Y):

  1.收文中针对性文件:A、看是否主送本单位即批复类文件;B、看内容是否反映本单位人与事,如任免、表彰、处分类文件。

  2.收文中方针政策性文件,如决定、规定、办法、意见等。

  3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料;本单位开展重大活动形成的文件材料。

  4.注重“账外”文件材料的收集与归档(即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报,重要创建活动文件材料等)。

  定期30年(D30):

  1.收文:上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件(如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等;非主要职能工作但要贯彻的政策法规;

  2.发文:本单位形成的比较重要的业务文件材料(大致包括:内部管理制度,奖励制度,业务操作规程等)。

  定期10年(D10):

  1.收文:上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件;

  2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

  简单扼要地讲,区(县)级机关、文件数量比较大,特别是要进馆的单位,区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来;文件数量不多或比较基层的单位,可以往“自己”靠,即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料,其保管期限可从长。

  第二步按件装订:界定何为一“件”,具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种,①为自然件,这很好界定;②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的,可采用缝纫机轧边(固定);后期要扫描加工的,推荐用不锈钢推订来装订,以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料,每件敲上“档号章”。

  第三步排列文件:区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目,一般设:①党务、②工会,③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会,在①下按时间排列文件,②③④⑤同上,文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

  行政管理类下设二级类目,一般有:①组织人事;②政(事)务;③财产管理,①下按时间先后排列,②③同理。(政务:文字秘书工作;事务:后勤保障一类;财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

  业务管理类:本单位业务管理工作中形成的文件材料,要根据各单位主管业务的不同情况,区分属类、排列文件。

  第四步编号:永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号,一年一编(即填写档号章上的归档信息)。

  第五步编目:按保管期限分别填写《归档文件目录》。

  第六步填写备考表,装盒、填写脊背(可统一用数字、代码章印上,以保持整洁与美观。

  公司资料档案整理方法

  1、了解公司档案情况,拟订整理方案。应了解立档公司的情况。公司成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记,了解全宗的数量,所属年代或形成时间,主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。

  2、区分档案全宗和分类情况

  3、细分和组卷、草拟案卷标题

  4、初步排列案卷顺序,检查分类是否合理,并进行适当调整。

  5、全面审查修改完善标题。

  6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的页号、页号、件号。

  7、对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位,按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一,不能随意变动。

  公司人事档案如何整理

  人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。以下是我为大家整理公司人事档案如何整理相关内容,仅供参考,希望能够帮助大家!

  建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

  (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。

  (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。

  检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。

  (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递的大致程序如下:取出应转走的档案;在档案底账上注销;填写《转递人事档案材料的通知单》;

  按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。

  (4)保卫保密制度。具体要求如下:对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。

  库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗,锁门。

  (5)统计制度。人事档案统计的'内容主要有以下几项:人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。

  扩展资料:

  1、员工基本信息登记。

  这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记,有一部分为员工个人填写(例如:入职员工基本信息表、入职登记表等),还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》,包括劳动合同的情况。

  2、员工入职相关审批文件。

  3、员工各类证件。

  这一类档案很多传统企业会用复印件,不建议仅保留复印件,因为防止有修改争议,当然更重要的是可能会被毁损,尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

  包括但不限于:入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用(实习)工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函(开始入职没有签署)、转正申请、每年度工作总结等。

  5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。

  6、员工在企业里的岗位异动记录。

  7、员工调薪、奖惩记录。

  8、劳动合同及保密协议等相关文件。

  档案整理公司怎么做?

  建立档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度,落实公文、科技档案、财务档案管理的工作措施。负责定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料,办理各类档案的收集、整理、立卷、归档工作,保证档案安全、完好无损。是档案管理员的工作焦点。

  1、作为档案管理员自然要认真学习档案法,平时要多看看档案法律法规,了解档案管理的中重要性,清楚自己的责任和职责,明白自己应该做什么,不应该做什么等。对自己要求严格,热爱自己的工作,档案工作做到真实,可靠,保管好档案资料。

  2、平时及时的收集单位的档案资料,进行科学合理的整理和分类,及时的归档存放,认真填写标签,科学装订。保持好档案室的环境卫生和安全工作,不要让档案发霉或被虫咬,还有就是在档案室内自己不吸烟,也不允许他人吸烟。

  3、履行好借阅手续,不随意把档案借阅给他人,经有关领导同意批准好方可同意借阅,做好记录登记工作,严格掌握好借阅的时间。保护好档案资料,不允许外人对档案进行拍照,复制,自己绝不泄漏档案信息,档案的钥匙随身携带保管好。

  4、对公司各部室和子公司档案管理进行监督、指导。负责档案资料的开发利用,随时为公司管理需要提供档案资料。开发计算机信息化档案管理技术。完成公司报刊杂志征订、登记工作,进行费用初审,协助处理来信来访工作,完成主任布置的其他工作。

  如何快速有效的整理杂乱的企业档案?

  1、提高档案管理人员素质。

  要注意加强档案工作队伍建设,注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活,充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。

  作为档案工作人员,要注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉档案工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的资源。

  2、健全档案管理制度。

  建立档案工作制度必须遵循以下要求:

  第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。

  第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

  第三,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。

  3、改进和完善档案功能。

  使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位:

  一是对档案的原有重要部分应该予以保留;

  二是档案的内涵要进一步丰富和扩大,以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求,从而更好地为单位服务。

  4、采用信息化管理手段。

  信息化是当今社会发展的一大趋势,它对档案工作提出了新的要求,那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段,提高档案工作的效率和水平,以尽快实现档案信息化管理。

  这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理,而且要掌握计算机系统、档案软件系统和网络安全防护知识,以确保档案信息的完整性与信息的安全性。

  5、做好档案管理工作,强化服务意识,提高服务水平是很有必要的。

  档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,是我们档案工作者义不容辞的责任。

  如何整理公司档案资料

  首先需要根据公司实际业务情况,将公司档案分类型,简单的例如:人事、业务、行政。具体可以通过百度百科。

  第二步,将档案集中,开始进行手工分类,再按年度、月份、日排序并整理。

  第三步,将资料根据档案类型、档案名称、文件内容概括、文件起止日期等标题录入清单。

  第四步,给每一分文件编一个档号,并且标注在文件的右上角或左上角地方。

  第五步,档案分门别类存放。并且在清档标注档案存放地方。

  第六步,将存放档案的地方进行限权进入,以确保档案的保密性。

  公司档案管理流程

  公司档案管理:

  1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档。

  2、文秘收到资料记入电子目录保存,分类装订成册归档。

  3、公司人员查阅、借出资料由部门经理签字确认,但查阅、借出合同类档案由本部门经理签字,中心经理审批确认。

  4、使用公章,由本部门经理签字,中心经理审批确认;借出公章,由本部门经理签字,中心经理审批确认,本部门经理携章随同。

  档案公司档案整理

  5、薪资福利类保密文件由招聘社保专员建档保存。

  人事档案管理:

  1、综合人事部在员工试用期满,向其人事档案关系所在单位开出"调函",交员工或其委托人,在规定时间内将档案转入公司。

  2、持已解除的劳动合同书、解除劳动合同协议书和调入单位的.调函后,综合人事部办理调出手续。

  员工档案管理:

  1、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理,交由综合人事部经理,建立员工档案。

  2、将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。

  3、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案。

  4、离职员工档案,公司保留一年。

  公司档案管理办法

  1、各种档案按组卷要求,由立卷人整理,按有关规定装订并移送档案室统一保管。

  2、各种档案的文字书写,必须用蓝黑或黑墨水书写,禁用其它笔书写。

  3、档案一般不外借,确因工作需要借阅档案时,均应在档案室按有关要求借阅。

  4、档案要做到安全保管,定期检查,积极创造档案保管条件,做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密,保持经常通风。

  5、档案室内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆物品,严禁使用电器。

  档案统计制度

  1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

  2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

  3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

  4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

  5、有专人负责档案统计工作,按要求填报档案统计报表,并做到迅速、真实、准确无误。

  扩展资料:

  企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面:

  1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件,原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

  2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

  3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件,设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行、维修记录,设备改进、改装和报废的文件材料等。

  4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

  5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

  6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

  7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

  8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

  9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

  10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料,企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

  11、科学技术研究方面和工程建设方面,按有关规定执行。

  12、其他方面。

  归档时间

  1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审定后,向档案部门归档。

  2、各项管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年内,要将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档。

  档案分类

  1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制企业档案分类编号方法。

  2、分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用。

  3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

  4、常用的分类方法有:

  (1)按产品型号分类;

  (2)按设备型号分类;

  (3)按科研课题分类;

  (4)按工程项目分类;

  (5)按专业性质分类;

  (6)按组织机构分类;

  (7)按时间分类。

  公司档案如何管理

  5档案工作体制

  5.1组织系统

  企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。

  5.1.1档案工作领导

  确定分管档案工作的企业领导;确定各部门、各项目主管档案工作的负责人;确定档案部门的负责人。

  5.1.2档案部门

  根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案,行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。

  大型企业应设立具有独立职能的档案机构。

  5.1.3档案人员

  根据工作需要在档案部门配备专职档案人员,在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。

  5.2工作职责

  企业应对档案工作职责进行划分,明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。

  5.2.1企业职责

  5.2.1.1建立健全档案工作规章制度,将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。

  5.2.1.2将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。

  5.2.1.3维护和确保档案真实、安全,预防突发事变及灾害的发生,并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。

  5.2.1.4在企业资产与产权变动时,同时提出所涉及档案的处置要求。

  5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。

  5.2.2档案部门职责

  5.2.2.1贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

  5.2.2.2统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

  5.2.2.3指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。

  5.2.2.4监督、指导、检查本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

  5.3岗位职责

  5.3.1分管档案工作的企业领导,统一领导本企业的档案工作,负责审查批准档案工作规划、计划,对企业依法开展档案工作负总责。

  5.3.2各部门或项目档案工作的负责人,负责审核本部门或项目档案工作计划,对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。

  5.3.3文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责,并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。

  5.3.4各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料,并按要求做好文件材料的移交工作,对文件材料的归档质量负责。

  5.3.5档案部门的档案人员,负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作,监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作,对所属单位档案工作进行监督、指导与检查,对档案管理工作质量负责。

  5.4人员要求

  企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定,符合专业技术或管理人员要求。

  5.4.1档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。

  5.4.2档案人员应具备大专以上或同等学识水平。

  5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平。

  5.4.4档案人员应定期进行在职培训。

  6档案工作制度

  6.1档案工作制度体系

  企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。

  6.1.1工作规章

  企业应将文件材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中,同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。

  6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、设备管理、基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集、归档及档案管理要求。

  6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括:档案工作原则及管理体制,文件材料的形成、积累与归档要求,档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求,资产与产权变动档案的处置原则,解释权限等,规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。

  6.1.1.3档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反文件材料收集、归档及档案管理要求,发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定,也可纳入到相关的管理制度中。

  6.1.1.4档案管理应急预案,对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施,包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。

  6.1.2管理制度

  根据档案工作各环节需要,制定相关制度。其中文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施;档案保管、统计,档案管理系统操作,库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。

  6.1.2.1文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。

  6.1.2.2鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。

  6.1.2.3保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。

  6.1.2.4利用制度应明确档案提供利用的方式、方法,规定查(借)阅档案的权限和审批手续,提出接待查(借)档案的要求。

  6.1.2.5移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。

  6.1.2.6电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。

  6.1.2.7科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则,补充更新程序和方式、违规处罚原则。

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