档案整理文员

　　档案文员是负责接收、整理、编排、保管、保护、提供借阅档案等。工作内容：

　　1、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要。

　　2、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理。

　　3、负责各类文件档案的入库工作并做好统计。

　　4、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录。

　　5、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作。

　　档案文员的职业技能要求

　　1、专业技能。信息社会对档案工作人员提出新要求，档案工作人员不仅需要具备档案学的业务知识，还需要具备多方面的素质，如：广博的知识结构，创造性的思维能力，特别是现代信息技术的使用能力，这样，才能实施和胜任数字化和现代化的档案管理工作。现代化信息技术运用的能力包括：信息处理能力、信息问题解决能力和信息交流能力。

　　2、心理素质。在复杂多变的当今社会，个人的心理素质正起着愈加重要的作用。档案管理工作由于其复杂的资料来源，枯燥无味的工作内容，使得档案工作人员很容易出现心理问题，如职业厌倦等，进而严重影响档案工作人员工作时的积极性与热心程度，影响档案事业的发展。良好的心理素质便逐渐成为档案工作人员不可或缺的品质，档案工作人员要注意提高自身素质，克服心理障碍。

　　文员应该如何进行档案的收集和整理？

　　(一)做好档案收集工作。

　　1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。

　　2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。

　　3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失。

　　(二)制定合理的分类方案。

　　1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。

　　2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。

　　3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。

　　(三)认真做好日常档案管理。

　　各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。

　　(四)加强档案管理工作的学习。

　　恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。

　　档案文员是做什么的?

　　大部分的文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、扫地、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。

　　还有销售文员主要负责协助销售合同及其他营销文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。作为一名文员要有一定的语言组织及表达能力，另外还需善于领会领导的意图。

　　工行文员分两类：

　　第一类，文员即普通意义的文员；

　　第二类，“文员”即非普通意义的文员。

　　主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员、销售文员行政文员主要负责办公室日常事务。人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。文案文员主要负现起草文件合同等文件。

　　办公室文员是怎样整理档案资料管理的

　　一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。

　　1.纸质文件资料。尽量别留，或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。

　　其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；

　　资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。

　　2.电子文档。首先，名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。

　　管档案的文员需要什么专业知识

　　岗位名称：档案文员

　　直接上级：文秘科科长

　　工作目标：负责档案的管理工作

　　权力和责任：

　　1．负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存；

　　2．做好公司立卷档案的鉴定和保存期限；

　　3．负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计；

　　4．负责保管档案系统完整和安全；

　　5．负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等；

　　6．负责建立档案借阅管理制度；

　　7．遵守国家和公司的保密规定及有关规程；

　　8．做好公司领导临时交办的事项；

　　9．熟悉计算机的使用；

　　岗位要求：

　　1．具有高中以上的文化程度；

　　2．具有档案管理基础知识和工作经验；

　　3．工作心细，品行端正，原则性强；

　　参加会议：

　　1．参加每周一次的工作会议；

　　2．参加每月一次的管理工作评比会；

　　3．参加公司召开的职工大会。

　　项目档案员、档案文员、资料文员是做什么的?

　　具体工作内容

　　打码：用打码机在档案上打码（等于用盖章在作业本上盖，盖第一个，页码001，盖第二个，页码002）。

　　扫描：把档案放在扫描机上扫，变成电子图片JPG（等于把作业本放在复印机上扫，电脑上出现图片）。

　　著录：把档案的文字录入到系统里（相当于把作业本上的字打在电脑上）。

　　质检：检查档案内容和录入内容是否一致（相当于检查下电脑上，作业本的内容有没有打错）。

　　还原：把档案整理好，还回去（等于写完作业，把作业收拾好，放回书包）。

　　这些工作，要不是小学生太调皮捣蛋，小朋友都能胜任，没有任何的技术含量，对后期职业基本没有任何帮助。本质是坐在办公室的工厂生产工人，不断重复着简单的操作，生产相应的产品，完成产量。

　　项目周期

　　一般来说，档案项目周期，短期项目3-4个月，长一点就5-8个月。A公司只是接了政府的一个项目，然后招人进去干活。一旦项目完成，就会解散所有员工。这就是为什么它本质是临时工的原因，没有任何保证和发展前途。