档案存放与整理(档案存放与整理心得体会)

　　档案存放与整理

　　因为档案继承了文件的原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。以下是我为大家整理的个人档案怎么存放，希望对大家有所帮助！

　　一、常规档案储存地

　　（1）大学毕业后直接就业的`用人单位可存放在有人事档案的用人单位。一般来说，中国的国有企业、中央企业、事业单位或大型民营企业都有档案管理权限。

　　（2）学校所在地人才市场可在毕业后到学校所在地人才交流中心办理档案保管手续。办理手续时必须准备完整的资料和个人证明资料（申请证书），以便当地人才市场为毕业生办理档案保管手续。（将向毕业学校颁发申请证书）

　　（3）本人住地所在街道办事处。如果我的离职单位没有档案管理权限，不愿意将我们的档案存放在人才交流中心，可以存放在我户籍所在地的街道办事处。然而，我仍然建议每个人都应该把它们存放在人才交流中心，因为街道办事处会错误地把我们的档案当作“失业”的。这样，我们就不会计算我们的服务时间（我们也会收费）

　　二、滞留自己身边的个人档案的储存方法

　　（1）首先，去相关档案管理部门查询自己档案的实时状态（有效或无效）。如果检查自己文件中的数据是否丢失是正常的（丢失的文件需要重新发布才能继续后续程序）

　　（2）将完整的档案带到我毕业的高等院校，重新处理学生身份档案等信息，并封存和重新分配。这个过程需要很长时间，需要等待。

　　（3）到户籍所在地的人民社会保障局查询并保存。

　　（4）与原工作单位沟通，确认个人档案，要求重新处理个人档案，最后封存并重新分配。（公司必须有档案管理权限哦，上面介绍了哪些单位）。

　　档案存放方法和流程

　　一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。以下是我为大家整理档案存放方法和流程相关内容，文章希望大家喜欢！

　　当你手里有档案时会发生什么？

　　1、它将成为一个死档案。如果你把你的档案放在自己手里超过两年，你的档案将成为一个死档案。现在，纸质档案和电子档案是同步的。如果其中一个丢失，档案中的信息将被立即补充和修复。当然，你不需要亲自保存电子档案。但是纸质档案需要存放在学校、机构、人才市场和其他地方。纸质档案存储在您自己的手中，两年以上都不能检查和更新。您的档案将被视为无效档案。这是为了确保每个人的档案总是实用的。

　　2、当学校和机构选择专业职称或奖项时，档案将无效，因为它们是在自己手中打开的。因为档案是在你自己手里启封的，这说明档案的保密性和真实性不可能。

　　存放档案的地方

　　1、学校。学校本身是允许学生存储档案的，但只能保存两年。这是因为每年都有大量的学生进出学校，所以档案不能长时间保存在学校，以防档案被转移。这两年实际上是学校给你的两年职业选择期。两年多以后，如果你不转移档案，你的`档案就会被送到学生的来源。

　　2、公司。有些单位有档案管理权限，一般都是国有企业。然而，由于不是所有单位都有这个权限，假设你的工作已经转移，记得转移你的档案。你必须知道你的新单位是否能储存档案。

　　3、你出生的地方。打算毕业后回家发展的学生可以把自己的档案带回原籍，这样更安全也更方便。这种存放方法在原工作场所存放后简单方便。但是，如果你在两年内离开家乡去工作，你必须重新办理调动手续。

　　4、人才市场。这是每个人存储档案的最佳方式。毕竟，人才中心是人才和企业之间的桥梁。同时，为个人保存档案也是国家赋予的工作，也是国家为个人提供档案的地方。

　　拓展：档案转递流程

　　一在办理档案转递时，需要先到档案接收单位了解当年档案接收政策以及所需材料，一般接收单位会帮你出具一份调档函证明，同意接收你的个人档案。

　　拿到这份调档函之后，带到原档案保管地提交调档函，档案保管地审核，你所提交的材料之后就会帮你办理档案转出手续。

　　在这里大家注意了，办理档案转出时是不会接触到个人档案的个人档案，一般会通过特殊的渠道转递到档案接收地。

　　在档案到达档案接收地后，还需要再去档案接收地办理档案托管的相关手续，所有手续办理完成之后，大家还要和档案接收地要一份档案托管回执单，或者存档证明方便以后进行档案调取。

　　如何进行档案整理

　　档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。

　　档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。

　　档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

　　档案整理的方法有两种：

　　一是以“案卷”为单位整理。

　　二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

　　以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。

　　文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

　　全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

　　各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

　　声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

　　科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

　　会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

　　按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

　　一、档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

　　二、档案的分类和大类设置办法

　　(一)大类的设置原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

　　(二)各类内档案的分类办法

　　1、文书档案分类有4种方法

　　(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。

　　此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊排列如图：

　　(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。

　　以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

　　(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

　　(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

　　2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

　　3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

　　4、会计类档案分类有2种方法

　　(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

　　(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

　　5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;

　　6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

　　7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

　　档案存放与整理

　　8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

　　三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

　　(一)全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

　　(二)目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

　　每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

　　1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

　　2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

　　3、目录号编制示例

　　业务档案目录号y1代表永久类的业务档案;Y2代表长期(或30年)类的业务档案;y3代表短期(或10年)类的业务档案。

　　(三)案卷(件)号、页号

　　1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

　　2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

　　3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

　　四、档案整理的质量要求：

　　(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

　　1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

　　2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件内在联系。

　　A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

　　(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。

　　(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。

　　(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

　　(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

　　B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

　　C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。

　　不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

　　4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

　　A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开。

　　(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：

　　一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。

　　二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。

　　三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。

　　四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。

　　五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。

　　六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

　　七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。

　　八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

　　(2)定期保管的文书档案主要包括：

　　一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。

　　二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。

　　三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。

　　四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。

　　五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。

　　六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。

　　七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。

　　八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

　　九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。

　　(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。

　　我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年

　　B、会计档案。

　　(1)会计凭证：保管15年。

　　(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

　　(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。

　　(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年。

　　C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。

　　E、音像、电子、实物档案：永久。

　　F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

　　档案排列存放方法

　　档案的存放是十分重要的，下面我为大家整理了关于档案排列的存放方法，希望对大家有所帮助。

　　(一)档案装具的排放要求

　　1.整齐一致，横竖成行。如果箱、架、柜，大小式样不同则应适当分类，尽可能做到整齐划一。

　　2.避光通风。有窗库房，档案装具排列应与窗户垂直，以避免阳光直射;无窗库房，档案装具纵横均可，但应注意不能有碍通风。

　　3.充分合理利用空间。架(柜)之间的主要过道宽度一般1米至1.2米，一般过道宽度0.8米左右为宜。所有装具均不应紧靠墙壁。

　　为了便于对库房内档案的管理和迅速存取，所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、栏架号、格层号(箱号)，其号码一律采用阿拉伯数字。编号原则是：自档案库(室)门口起从左至右编箱、架、柜号，每个架(柜)的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号(如果没有栏，则自上而下编格号)。

　　(二)档案排列方法

　　档案一般是按全宗进行系统排架。全宗排列方法有两种：一是按全宗顺序号排列，这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便;二是全宗分类排列法，这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。

　　对于特殊载体的'档案，可根据档案制成材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体档案(如照片、录音、录像等)分库存放、排列或排架。在同一种载体内，通常按全宗排架，即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。

　　(三)档案存放方式

　　存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种。

　　1.竖放保管

　　竖放是目前采用比较广泛的一种方式，其优点是检取和存放案卷比较方便。装订成卷(册)、盒装档案和照片档案，一般应采用竖放方式。

　　2.平放保管

　　平放虽然取放不太方便，但对保护档案有利，适用珍贵档案和不宜竖放的档案，如底图，它是用油蜡等物浸透过的，经过晒图机的高温影响，其机械强度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，为延长其寿命和使底图在复制蓝图时准确、清晰，应采取平放或卷放(适用于特大幅面的底图)的存放方法，底图严禁折叠，因为折叠会使底图出现折痕，影响其寿命。

　　3.卷放保管

　　卷放就是将档案以张(件)或套(卷)为单位，按照分类排列次序，卷成圆筒，放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中，卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等。

　　4.折叠保管

　　折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠(装订或不装订)，放进卷盒、夹内或柜中。例如蓝图，蓝图一般采用优质纸张，机械强度较好，可以折叠保管。蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准，左边留出装订线，向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角，以便查阅。由于图纸折叠的关系，每个卷的右边较厚，左边较薄，装订时要加进一些厚纸衬，以保持案卷的平整美观，规格一致。如果案卷不装订，折叠时不必留装订线，图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。

　　文员应该如何进行档案的收集和整理？

　　(一)做好档案收集工作。

　　1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。

　　2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。

　　3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失。

　　(二)制定合理的分类方案。

　　1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。

　　2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。

　　3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。

　　(三)认真做好日常档案管理。

　　各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。

　　(四)加强档案管理工作的学习。

　　恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。