职工档案整理(职工档案整理推荐理由)

　　职工档案整理

　　首先为每个员工建立一本个人档案，该档案内应有员工的基本情况，绩效情况等等;

　　其次制作一个总表，总表能比较简洁员工的基本情况及职务，工种，联系电话以及指示档案的卷宗等等;

　　三是要适时对个人档案进行信息更新。

　　公司人事档案如何整理

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：

　　首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；

　　其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；

　　再次，在目录上补登材料名称及有关内容；

　　最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；

　　按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

　　(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。

　　库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。

　　扩展资料：

　　1、员工基本信息登记。

　　这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

　　2、员工入职相关审批文件。

　　3、员工各类证件。

　　这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等。

　　5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。

　　6、员工在企业里的岗位异动记录。

　　7、员工调薪、奖惩记录。

　　8、劳动合同及保密协议等相关文件。

　　人事档案怎么整理

　　人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。以下是我为大家整理人事档案怎么整理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

　　一、人事档案怎么整理

　　一般公司的人事档案分为干部人事档案和职工人事档案，那么怎样整理出易查询、易管理的的人事档案，下面我们做简单介绍。

　　二、步骤

　　1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个公司要求不同，这里就不再赘述。

　　2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。

　　4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。

　　5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。

　　6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。

　　7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。

　　三、资料整理

　　1、第一步，确定文件档案的分类

　　大面上划分为两块，也就是我上面说的日常文件档案记录一类，员工档案一类。日常文件根据每月的使用情况和职能划分，分为两级，在实际操作中，要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的.原因在于：车间人员流动大，离职人员资料更新较快；同样的，面试时以群面居多，面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件，则根据已有的条目划分为一级或者二级。

　　2、第二步，定出文件存放规格

　　（1）本年度文件，以蓝色文件盒进行保存；

　　（2）往年文件，以牛皮纸袋进行保存；

　　（3）文件盒或者牛皮纸袋内需分类的，则以透明文件袋进行装侧区分；

　　（4）因无保密制度，文件不进行加密管理，之后以实际保密制度进行细分、标注。

　　第三步，台帐

　　我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的，但随着档案越来越多，导致存放混乱。既然想把文件档案整理好，那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。

　　怎么整理员工档案？

　　一般人事档案，在档案袋和档案中都有目录，主要记录档案关键信息索引。另外，还应推行档案数字化管理。即将关键信息，录入电脑。可能的化，将纸制材料全部扫描存入点子档案。

　　离职员工人事档案，应尽快移交下一个用人单位或者当地人才市场。职工退休后，直到死亡，用人单位都应妥善保管其人事档案。