底稿文件整理

工作底稿的管理和使用制度

第一条 为加强工作底稿管理工作，使之制度化、规范化，保证工作底稿质量,根据有关规定并结合事务所的实际情况,特制定本办法。
第二条 《根据中国注册会计师审计准则第1131号——审计工作底稿》规定，事务所工作底稿实行集中统一管理，由办公室负责收集保管。详细的审计工作底稿标准，请参见本所另行单独制定的《审计工作底稿标准》。
第三条 工作底稿是事务所在实施各类业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表等历史记录，具有完整性、成套性，在各项工作中能充分发挥信息作用和凭证作用。根据其特点，工作底稿实行谁做业务谁立卷的原则,建立立卷工作责任制。
第四条 事务所在实施项目业务工作时，项目组负责人应指定专人负责督促项目实施过程中全部文件、资料的收集和工作底稿的立卷归档工作；项目组其他成员应积极配合立卷人员整理、鉴别、取舍有关资料，并按立卷要求整理工作底稿，做到及时归档。项目负责人要对该项目归档的文件材料进行认真检查，发现问题，及时弥补，保证工作底稿质量。对于司法鉴定文书要按照统一的格式制作，制定专门的司法鉴定业务编号、印制。
第五条 工作底稿要做到归档文件材料齐全、完整和精炼。根据具体情况，各项目组可根据业务特点整理项目工作底稿，但要符合基本要求：
（一）每个业务项目所形成的文件材料，均应收集齐全；
（二）每一卷工作底稿内重要文件的修改稿，均应收集齐全；
（三）在整理工作底稿过程中,对每份证明材料应以项目的需要为标准进行核实,签字手续要完备，用印要符合要求，真正具有法律效力；
（四）每份工作底稿或每组文件材料的排列必须遵循定稿在前，修改稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；汇总文件资料在前,原始资料文件在后的规则；
（五）工作底稿应按项目立卷,一个项目可视材料多少立一个或几个卷,不得将几个项目的文件、材料合并立卷。跨年度的业务项目,放在项目终结年度立卷；
（六）业务文件材料的形成应规范，永久性材料应采用碳素或蓝黑墨水等耐久的材料书写，电脑打印的文件材料，应当采用激光打印机打印，传真件要复印后归档。
第六条 工作底稿编目。
每卷工作底稿均须填写工作底稿卷封面,卷内文件目录和立案说明，具体要求规范准确。
（一）卷内文件目录。“卷内文件目录”置于每卷工作底稿的首页。为体现业务质量，各项目组可根据自身业务特点，编制不同的卷内文件目录，内容全面、清晰。整理工作底稿时，“卷内文件目录”中的各项内容均要填写清楚，便于查找。
（二）卷内文件材料的排列。卷内文件材料的排列按编制好的“卷内文件目录”内容顺序排放，逐件用“√”表示选择，逐件填写页号, 重要材料不得缺少，不得私自调整位置。对于业务程序中没有产生内容，可不选择，但不得随意删除。工作底稿中如出现没有对应的目录名称，可以填写在预留的空格中，但要注明工作底稿名称。
（三）工作底稿的编页。一个项目无论整理几卷工作底稿，每卷都从“1”开始编页码，为便于使用，原则上每卷不得超过200页。
（四）工作底稿封面的填写
1、客户名称:填写委托单位名称或客户名称。
2、业务类型: 按实际业务内容填写。
3、项目负责人:填写该项目负责人姓名。
4、签字注册师:填写该项目签字注册师姓名。
5、本项目共 卷 本卷为第 卷：填写总卷数和本卷的顺序号。
6、本项目完成时间:填写报告出具时间。
7、保管期限: 按归档的材料内容划定保管期限，分永久和当期。
8、本卷共 页,从 页至页：按每卷实际页数填写。
9、归档号:由办公室编写。
（五）立案说明的填写。
“立案说明”置于卷内末页，填写下列内容，以示对归档的工作底稿卷质量负责：
1、“本卷情况说明”，填写卷内文件材料的补充、修改、缺损、移出、销毁等情况，填写人签名并标注日期。
2、“立卷人”，由立卷者签名。立卷日期，填写完成立卷的日期。
3、复核人，由项目负责人签名。复核日期，填写完成复核的日期。
第七条　工作底稿的装订
（一）工作底稿装订前应拆除文件上的金属物，对已破损、褪色或字迹材料不符合要求的文件材料，应予修补或复制，复制件与原件一并组卷；对小于A4纸的文件材料要裱糊在A4纸上；文件材料是外文的，应附有中文译本。
（二）工作底稿的装订必须采用三孔一线的方法装订，横向阅读的文件表格，页头朝左装订，装订要牢固、整齐、美观，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
第八条　工作底稿归档
（一）归档时间：工作底稿应在该项目出具报告后三个月内将文件材料整理立卷，移交工作底稿室归档。最迟应在本年度末归档。跨年度的业务项目，应在出具报告年度立卷归档，要求同上。
（二）工作底稿验收：
1、移交工作底稿时工作底稿管理人员对各所、公司送交的每份工作底稿逐一进行检查，发现有不合格或有缺少的，退回立卷人补充修改。正式移交时填写“工作底稿移交登记”，以备查考。
2、各业务部门在业务项目工作中形成的电子版应妥善保存（加电子版保存内容），特别要注意标注修改时间，最后将电子版定稿随工作底稿一同移交工作底稿室。
第九条　工作底稿管理
为便于查找利用，工作底稿按部门分类，同类工作底稿采用大流水编号，然后装盒入柜存放。每年末,对工作底稿进行一次清查核实,以保证工作底稿安全完整。
第十条　工作底稿借阅
（一）借阅工作底稿仅限定在本所内部,本所以外的单位不得查阅,但有特殊情况需要查阅工作底稿的,应持介绍信经本所主管领导批准方可借阅。
（二）电子工作底稿的使用：项目工作组如果需要以前年度的电子工作底稿，由项目负责人（或项目负责人委托人）到工作底稿室拷贝，使用完毕，要求及时删除。

审计工作底稿管理标准的（一）业务类底稿的填制要求

不同委托方要求的报告内容有可能各不相同，但对各类报告的底稿的原则要求是一致的，即报告中出现的内容都要有底稿支持，除管理建议外，每一个底稿都有相关的附件支持。对业务类底稿填制范围的要求：除审计报告开头的范围段外，凡是审计报告中出现的内容，均要有一事一议底稿。每个一事一议底稿涵盖的范围为审计报告中最底级的小标题，尽量避免将多个事项挤在一个审计底稿中，以免太多附件挤在一起排列混乱。底稿附件可以是审计人员的测算表、被审计单位提供的有关业务方面的资料等，附件要与底稿的内容相关。对于与一事一议底稿无关的附件，如果审计人员认为有归档价值，可以另行归集装订成册后归档。通用一事一议底稿样式详见一事一议底稿模板。底稿主要内容包括：一．审计事项及审计意见：（一）事实描述、（二）审计结论、（三）违反的相关规定、（四）管理建议（如果委托方有要求）；二、被审计单位（或当事人）意见及相关说明。一事一议底稿的索引号可以为底稿序号，序号的确定以相应事项在审计报告中出现的次序确定。对于与一事一议底稿相关的附件，要按顺序排列，填列《审计意见沟通确认函附件——问题事项证据资料明细表》，以方便阅读。对于一事一议底稿，要将被审计单位、问题事项内容、会计期间、编制人、复核人等内容填列完整。对应于报告中不同内容，审计底稿填制举例说明：1、被审计单位基本情况这个底稿内容为经审计人员整理后的企业基本情况描述，“（一）事实描述”为必要内容，其他部分内容不涉及，可以没有。附件为企业提供的情况简介、企业组织结构图、营业执照副本复印件及其他说明企业基本情况的资料。2、被审计人基本情况这个底稿内容为经审计人员整理后的被审计人简历，“（一）事实描述”为必要内容，其他部分内容不涉及，可以没有。附件为被审计单位人事部门提供的被审计人有关简历资料及任免文件等。3、任期经营目标完成情况这个底稿的内容为报告中的经营目标完成情况及各年度收入（或成本费用）变动原因分析。只有“（一）事实描述”，其他部分内容不涉及，可以没有。每个底稿只能对应一个科目。这个底稿的附件可以是审计人员依据经审计后财务数据与被审计单位上级下达经济任务指标的对比测算表、与对比测算表数据来源的有关文件，如上级单位下达的任务指标、经审计调整后N年的收入（或成本费用）审定表（可采用通用审定表）、对有关科目进行审计的检查情况表、被审计单位说明造成收入变动情况的有关业务变动情况介绍及资料等。有关收入（或成本费用）审定表中的项目明细要详略得当，充分支持审计底稿对于收入、成本、费用等变动原因分析。如果该科目有调整事项或存在重大异常，且调整事项或重大异常有相应的一事一议底稿，则在审定表中说明，有关调整事项及调整原因、重大异常情况，详见第*号审计底稿。审定表的一般格式见附件通用审定表。4、任期末财务状况这个底稿的内容一般为任期末资产、负债或所有者权益科目的变动情况及变动原因分析，“（一）事实描述”为必要内容，其他部分内容不涉及，可以没有。每个底稿只能对应一个科目。这个底稿的附件为有关科目的审定表（可采用通用审定表）、支持审定表各项目余额的客观证据，包括银行存款询证函、往来账询证函、有关实物资产盘点表、借贷款项合同、法院判决、技术部门或有关部门出具的资产质量鉴证报告及其他与科目余额有关的资料。有关资产、负债和所有者权益审定表中的项目明细要详略得当，充分支持审计底稿对于各资产负债表项目变动原因、资产状况分析。如果该科目有调整事项或存在重大异常，且调整事项或重大异常有相应的一事一议底稿，则在审定表中说明，有关调整事项及调整原因、重大异常情况，详见第*号审计底稿。5、与审计中发现存在的问题有关的底稿这类底稿是针对审计过程中发现的问题编制的底稿，主要内容包括如下几个部分：一．审计事项及审计意见：（一）事实描述：对审计发现的问题进行详细的描述。（二）审计结论：明确以上事项存在的主要问题，如国有资产流失、收入多计（少计）、某方面的管理存在控制风险等。（三）违反的相关规定：以上事项违反的相关法律法规规定。要求明确有关法规的名称、条款、规定的具体内容。（四）管理建议（如果委托方有要求）：针对以上事项的管理建议，管理建议要明确、具体、有可操作性。二、被审计单位（或当事人）意见及相关说明。底稿附件可以是凭证复印件、相关合同复印件、照片、影音资料等与事项有关的资料。、

文秘档案整理的程序主要包括哪四个环节

文秘是指经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学，秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练的从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作，文学编辑和新闻写作，有较强的公关能力，并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作。最终能胜任企事业单位的文员、秘书和行政助理等文职性工作。

什么叫底稿

工作底稿(working paper) 亦称“工作底表”。是指当整理估息编写正式报告和财务报表时，会计人员和管理人员编制的分析和非正式报告。工作底稿有各种用途，它的格式和内容视用途而异。

由于审计工作底稿书面记录了审计师收集的各种信息，因此，工作底稿有许多种。它们是：①审计管理类工作底稿；②试算平衡表和导引表；③日记账调整分录和重分类分录；④辅助性明细表、分析表、调节表和计算类工作底稿；⑤佐证性文件。      审计工作底稿主要通过以下方式对审计师提供帮助：①提供分配和协调审计工作的方法；②帮助高级职员、经理和合伙人监督与复核审计工作；③为审计报告提供佐证；④证明审计师遵循了《公认审计准则》的外勤工作规定；⑤为将来计划和实施对同一客户的审计提供帮助。      此外，工作底稿还可以为执行其他专业服务提供有用的信息，如填制所得税申报表、提出改善内部控制的建议，以及提供咨询服务。审计师将获得的大部分保密信息记入了工作底稿，因此，工作底稿具有保密性质。