资产档案的管理

　　北京市会计师事务所,资产评估机构业务档案管理暂行办法
　　京财协[2001]1978号
　　颁布时间：2001-10-17发文单位：北京市财政局,北京市档案局
　　第一章　总则

　　第二章　业务档案的管理

　　第三章　业务档案的利用

　　第四章　附则

　　第一章　总则

　　第一条　为了维护会计师事务所、资产评估机构及其委托单位的利益和合法权益，规范会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《中国注册会计师独立审计准则》，结合行业实际情况特制定本办法。

　　第二条　本办法所称业务档案是指会计师事务所、资产评估机构在进行有关审计、验资、资产评估、会计咨询、会计服务、税务代理等工作（以下简称“业务工作”）中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

　　第三条　会计师事务所、资产评估机构应建立健全有效的业务档案管理制度，以确保业务档案的安全、完整和利用。

　　第四条　会计师事务所、资产评估机构要明确一名负责人（法人代表或出资人或合伙人）分工负责业务档案的组织领导工作；要指定专人对本所的业务档案进行管理，档案人员应取得北京市档案局颁发的岗位资格证，并接受档案继续教育培训。

　　第五条　会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理人员应具备良好的职业道德素质、专业素质和知识素质。

　　第六条　会计师事务所、资产评估机构的业务档案实行集中统一管理，接受同级档案行政管理部门、北京市财政局和北京注册会计师协会（以下简称“北京注协”）的监督、指导。

　　第二章　业务档案的管理

　　第七条　业务档案管理基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、立卷、整理、编目、归档、保管、利用、鉴定和销毁。

　　第八条　各业务人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿，按归档要求进行整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或据为己有。

　　第九条　业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题、卷内文件材料排列与编号，填写卷内目录和备考表及装订等工作内容。

　　1、组卷：按照一个委托单位一项业务，原则上组成一个案卷。对于一项业务需要组成若干册时，在每册封面上必须注明此项业务共有多少册，此册是第几册。

　　2、会计师事务所、资产评估机构的业务文件材料按时间顺序排列。卷内文件材料排列顺序：

　　（1）卷内文件目录；

　　（2）业务约定书；

　　（3）业务报告（正本在前，修改稿在后），管理建议书底稿及附本，会计报表及附注；

　　（4）委托单位声明书，委托单位的未审会计报表；

　　（5）工作计划；

　　（6）审计差异调整表及测算平衡表；

　　（7）业务完成后的工作总结；

如何进行企业档案管理

近年来，随着经济社会快速发展，企业内外环境发展急剧变化，企业档案管理呈现出一些新的发展趋势。

一、法规遵从

法规遵从（Regulatory Compliance）是指企业在业务活动中，要遵守各项法律法规和规章制度，而且能证明自身确实遵守了相关要求。档案记录了企业各项业务活动的依据、过程和结果，是企业守法、合规、诚信经营的可追溯性证明。实现法规遵从要求企业依法、有效地管理档案，保证信息的真实性、完整性、可用性和安全性，为企业活动提供合法性证明。

对法规遵从的强调，始于美国的《萨班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群电脑、世界通讯、施乐公司等在内的多家美国大公司，相继爆出伪造文件、销毁档案、进行财务欺诈的丑闻。为了重拾投资者信心，加强对企业的监管，2002年，美国国会通过《上市公司财务改革和投资者保护法案》（又称《萨班斯法案》，Sarbanes-Oxley Act），对在美上市公司的文件存档作出了严格规定，强调通过审计档案来审计企业行为，以实现对企业的监管。《萨班斯法案》规定，如果公司故意销毁、伪造文件、档案，将被处以罚款或最高20年的监禁。此后不久，美国证券交易委员会（SEC）对摩根斯坦利、美林、城市银行和德意志银行等券商处以巨额罚款，原因即是这些公司的电子邮件保存不全。2004年，巴塞尔银行监管委员会通过针对金融业的“新巴塞尔资本协定”（New Basel Capital Accord），对企业信息备存与电子举证机制的建立进行了规范。2008年，我国财政部、证监会、审计署、**和保监会联合颁布《企业内部控制基本规范》，对企业信息的真实完整、文件的存储和保管提出了要求。

上述法规有三个基本要求：一是数据存储（Storage）。要求企业的数据必须真实、完整地保存起来，直至法规和政策所规定的期限结束；数据保存期间，必须从技术上保证其不被修改和删除。二是安全利用（Access）。企业应充分保护数据中的隐私和情报成分，同时数据应该在安全存储的前提下被安全利用。三是审计（Account）。要求企业保留数据主体，同时对数据的访问过程进行封存，满足法规和政策的审计要求。法规遵从对企业档案管理提出了新的严格要求，也督促公司管理层更加重视档案管理。

二、资产化

资产是指对过去的交易或事项形成的、由企业拥有或控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。档案的信息、知识属性决定了其经济价值，尤其是在知识经济时代，档案作为企业无形资产的地位更加凸现。国际标准《信息与文献—文件管理》(ISO15489)指出：“文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。”国际标准《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》(ISO30300)进一步明确：“文件作为一种信息资源，是组织智力资本的一部分，因此也属于组织的资产。”我国档案行业标准《企业档案工作规范》(DA/T42)也强调：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”

在实践中，1992年上海海洋地质调查局在参与组建上海石油天然气公司时，以其东湖油气田勘探阶段所获得的档案估价1.2亿元作为注册资本认缴。2000年,欧盟估计，欧盟各国政府以电子文件为主体的信息资源蕴涵了4700亿欧元的价值。2000年英国发布了《信息资产登记》和《评估信息资产：政府组织机构电子文件的鉴定》，用于英国联邦政府机构对包括档案在内的信息进行资产登记和评估。2008年全国**代表、富润控股集团有限公司董事局**赵林中提出：要像“离任财务审计”一样，对党政机关、企事业单位法定代表人进行“离任档案审计”，并纳入《档案法》。将档案视为资产，进行登记、评估和审计，将成为企业档案管理的重要趋势之一。

三、企业文化

一流企业做文化，二流企业做技术，三流企业做产品。我国企业要做大做强，做成百年基业的卓越公司，必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界许多知名企业，如美国电话电报公司、福特汽车、IBM、西门子、巴斯夫、拜耳等，都十分重视档案管理，重视对企业历史的研究。这些公司的档案馆还收藏了大量具有文物价值的产品、纪念品等，兼具公司博物馆和工业文化遗产陈列馆的功能。我国许多企业档案部门也越来越重视挖掘企业历史与文化，弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质，促进公司竞争力提升和可持续发展。

四、标准化

标准化是人们在生产建设活动中，广泛地将科学研究成果和生产实践经验进行总结，形成共同准则，并加以普遍推行的活动。标准化内含着统一、简化、协调和最优化的基本原理。推行标准化是大规模社会化生产的基本要求。多年来，我国企业档案界一直强调推行标准化，但实际工作中，主要遵循的是国家标准和行业标准，而较少关注国际标准。随着经济全球化、经营跨国化，采用国际标准成为现代企业的基本趋势和必然要求。而且，许多国际标准反映了某一领域内的先进理念和最佳实践，卓越企业应该以权威的国际标准为指引。

档案管理领域的国际标准主要由ISO/TC46/SC11（国际标准化组织档案/文件管理分技术委员会）负责制订。目前，ISO/TC46/SC11制定的以下标准值得企业档案部门关注：《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》（ISO30300）、《信息与文献—文件管理系统—需求》（ISO30301）、《信息与文献—文件管理》（ISO15489）、《信息与文献—文件管理过程—文件元数据管理》（ISO23081）、《信息与文献—用于文件的工作过程分析》（ISO26122）、《信息与文献—文件数字化实施指南》(ISO13028)、《信息与文献—数字文件的转换和迁移流程》(ISO13008)和《信息与文献—电子环境下文件管理原则与功能需求》(ISO16175)等。

五、组织记忆

“记忆”原为生物学、心理学概念，是指个人在日常生活过程中有意识或无意识地对其经验、事物等的保存和再现。记忆是一个人生存和成长的基础。后来，社会学家提出了“集体记忆”“社会记忆”的概念。集体记忆是所属群体共同的精神财富、文化纽带。上世纪末，“记忆”被引入档案学领域。1996年加拿大档案学家特里·库克在第十三届国际档案大会上指出，全世界档案人员仍然在建造记忆宫殿。2000年第十四届国际档案大会上，西班牙国王胡安·卡洛斯指出：“档案馆是保存人类记忆的各种表现形式，保存社会记忆、个人记忆的最权威场所。”2004年第十五届国际档案大会主题即为“档案、记忆和知识”。ISO15489提出，文件给组织带来的收益之一即是“维护组织记忆、个人记忆或社会记忆”；ISO30300也强调，实施文件管理系统的目标之一是“维护企业或集体记忆并承担社会责任”。

管理学界也提出了“组织记忆”的概念。组织记忆是指将过去的知识应用于现在的活动，并以此来提高组织的业务水平，其本质上就是企业的经验性知识、历史性知识。组织记忆与组织智能、学**型组织、人工智能、知识管理系统、组织和个人发展等概念密切相关，甚至等同于知识管理。王兆祥等指出：“企业记忆系统是指企业内部通过识记、保持、回忆等方式，积累和保持知识的系统。它主要由以下要素组成的：企业内全部成员的大脑，文件、合同、档案资料、图书、电脑存储器等各种形式的信息存储介质等。”可见，档案是组织记忆的重要组成部分，传承组织记忆应该成为企业档案管理的重要目标。从组织记忆的角度审视档案，为企业档案管理提供了新的思路。

六、知识管理

在当今知识经济时代，知识是唯一有价值的资源，知识管理是企业管理的基本范式。知识管理有两种基本模式：一是编码化模式（Codification Mode），强调借助信息技术构建知识库，通过“人—文档—人”途径，实现对显性知识的管理与开发；二是人性化模式（Personalization Mode），强调投资于人力资源，培养知识交流氛围，通过“人—人”途径，实现对隐性知识的共享与利用。档案是企业显性知识的“沉积容器”和隐性知识显性化的“编码工具”。编码化知识管理本质上是一种知识化的、高级的档案管理。早在1994年，特里·库克就提出，档案工作者应该从实体保管者向知识提供者过渡。2002年，张斌提出：“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”2007年，徐拥军进一步提出“档案知识管理模式”（“以知识管理为导向的档案管理”和“以档案管理为基础的知识管理”），认为档案管理应该向知识管理方向创新、拓展，知识管理可以从档案管理切入、起步。

早几年，由于忽视档案管理，知识无法固化，许多公司的知识管理失败了。近年来，越来越多的知识管理经理认识到，知识管理要落地，离不开档案管理。另一方面，许多企业档案部门也更加积极地参与知识管理，有的甚至成为公司知识管理的主导者或牵头单位。当前，企业档案管理在完成从实体管理到信息管理的发展后，正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。

七、集成管理

集成是指将一些孤立的事物或元素通过某种方式集中在一起，产生联系，从而构成一个有机整体的过程。集成管理是为实现系统目标而进行的纵向与横向的整合与优化。企业档案管理领域的集成包括以下几个层面：一是资源集成，包括文件与档案的集成（一体化）、图书情报和文档的集成（一体化）、结构化数据和非结构化数据的集成。未来企业将不再严格区别文件与档案、图书情报与档案、结构化数据与非结构化数据，而是将它们都视为信息资源（信息内容）予以统一管理。二是系统集成，即档案管理系统与业务系统的集成。先期主要构建业务系统与档案管理系统的接口，实现业务系统的数据自动归档于档案管理系统；最终将实现档案管理系统与业务系统的无缝衔接。部分企业也可以不建设单独的档案管理系统，而是将档案管理功能嵌入业务系统中。三是流程集成，即将文件/档案管理嵌入业务流程中，以文件/档案信息流支撑业务流。四是标准集成，即将文件/档案管理纳入ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系、ISO27000信息安全管理体系。

八、风险管理

随着科学技术飞速发展和全球化快速推进，人类社会已经步入一个充满不确定性的“风险社会”。无论是自然灾害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海啸，还是人为灾难，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克战争，都严重损毁了大量珍贵的档案，带来无法挽回的损失。“9.11”事件之后，世贸大楼许多公司因为业务数据全部被毁，没能再恢复运营，而摩根斯坦利公司因为在新泽西州建有备份系统，第三天就恢复了营业。可见，加强档案风险管理十分必要。

2001年，ISO15489就强调对文件风险进行评估、分析与应对。2004年，国际文件管理与行政工作者协会（ARMA）出版了《文件与信息的风险管理》，为各国文件管理人员提供风险管理方法论指导；欧洲数字保护中心（DCC）和欧洲数字保护（DPE）课题组研制了《基于风险评估的数字仓储审计方法》。2009年，我国DA/T42要求：“制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制订档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制订应急预案。”构建档案风险管理体系、制订档案管理应急预案，已经成为现代企业档案工作的重要一环。

九、境外档案监管

近年来，随着经济全球化日益加速、对外开放程度不断加深，我国国有企业纷纷“走出去”，在境外投资设厂、开展业务，从而产生了大量境外档案。由于诸多原因，许多国有企业境外档案监督不力、管理混乱，导致大量国有资产流失，国家核心经济秘密频繁外泄，企业经营风险急剧增加。为此，2005年，国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，要求“母体公司要逐步建立和完善驻外机构和境外企业档案工作管理体制”。2009年，国资委和国家档案局印发了《关于进一步加强**企业档案工作的意见》，其中强调要“加强境外企业和机构的档案管理”。

由于国有企业境外档案的特殊性、境外档案工作所处环境的特殊性，尤其是境内外档案法律、制度、语言、文化、传统等方面的差异性，给国有企业境外档案监管带来了特殊挑战，提出了特殊要求。为此，国有企业境外档案监管应遵循两项基本原则——“双重遵从”（同时遵从中国和所在国家或地区的档案法律法规）、“双向包容”（相互包容中国和所在国家或地区的档案文化传统）；把握三个关键控制点——境外文件归档范围与保管期限表的确定，覆盖全球的档案管理系统的构建，境外档案向境内移交方法的选择。

十、云计算和大数据

云计算（Cloud Computing）和大数据（Big Data）是当前信息化发展的两大重要趋势，对各行各业都将产生深远影响。和企业其他活动一样，档案管理必须适应云计算和大数据的特点与要求，进行思想理念、业务模式与管理方式的变革。一是档案概念的泛化。即树立“大档案观”，将一切具有保存价值的信息记录视为档案，而不论其所处过程、载体、类型、格式、保存期限如何。这意味着，凡记录皆档案，文件产生“一瞬间”即是档案。二是档案云平台的建设。即基于“云架构”，打造覆盖企业各个部门、系统和业务的统一、高效档案资源管理与服务平台。三是档案存储与知识挖掘。大数据的核心应用之一是预测，而预测依赖于历史数据的积累和挖掘。这就对档案的海量存储和知识挖掘提出了更高的要求。企业档案工作的重心将从“数字化”转变为“数据化”。四是档案安全问题更加严峻与复杂。

固定资产该如何管理？

管理分工
1．为了更好的利用固定资产，实行固定资产归口管理，加强对固定资产的维修与保养，建立岗位责任制和操作规范，按照集中领导、归口管理的原则以固定资产的类别确定分工管理如下： 　　1.1财务部作为固定资产的主管部门，应建立健全固定资产的明细帐卡。 　　1.2公司机器设备全部由生产部门归口管理. 　　1.3.生产部门负责生产车间设备的购建、安装、修理和使用管理。 　　1.4生产部门负责生产厂区动力设备的购建、安装、修理和使用管理。 　　1.5.公司仪器仪表设备应由技术中心归口管理。技术中心负责公司的仪器仪表的购置、修理和使用管理。 　　1.6公司的电子设备及厂房建筑物由综合部进行统一管理。 　　1.7综合部负责公司的通用电子计算机及附属设备购置、安装、维护和使用管理。 　　1.8综合部负责公司厂房建筑物及其附属设施的购置、安装、维护和使用管理。 　　1.9办公室负责公司运输工具的购置、维护和使用管理。

职责
主管部门的职责
2.1随时掌握固定资产的使用状况。 　　2.2负责监督配合使用单位做好设备的使用和维护，确保设备完好提高利用率，并定期组织设备的清点，保证帐、卡、物三相符。 　　2.3负责固定资产的管理，搞好固定资产的分类，统一编号，建立固定资产档案，登记账卡，负责审批并办理验收、调拨、报废、封存、启用等事项。 　　2.4根据使用部门的使用情况，组织编制设备大中修维修计划，按期编报设备更新计划。 　　2.5严肃财经纪律，对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除固定资产的行为和破坏固定资产的现象，要严格追查责任，视情节给予处罚。

使用部门的职责
3.1各固定资产使用部门负责本单位的设备管理工作，应设置专职或兼职的设备管理员，各生产班组要设置工人设备管理员，每台设备要明确使用、保管、维护的责任者。 　　3.2 严格执行技术操作规程和维护保养制度，确保设备的完好、清洁、润滑和安全使用。 　　3.3 建立固定资产明细帐，固定资产的领用、调出、报废必须经主管部门及总经理批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不能自行外借和变卖。 　　3.4 根据主管部门的要求定期组织固定资产的盘点，做到帐、卡、物三相符。

固定资产的购置、验收、领用
4.1 由于生产、研制需要，各单位购置固定资产必须提前向主管部门提出申请，报经总经理批准后，由相关部门负责购置。 　　4.2购设备进厂后，由相关单位开箱检查、验收，设备安装完毕后填“设备使用单”报主管部门。主管部门根据“设备使用单”建立固定资产卡片，并通知使用单位。 　　4.3 基本建设项目完工时，由基建部门办理“基建项目完工单”，报主管部门。

固定资产的调拨与转移
5.1 凡列入公司的固定资产未经公司主管领导和总经理批准，任何单位不得擅自调拔、转移、借出和出售。 　　5.1 .1 公司内部设备的调拨与转移，必须通过主管部门办理资产转移手续，同时由调出、调入单位的双方领导及经办人签字后，由财务部门办理转帐手续， 并通知相关的会计进行帐、卡交接。 　　5.2 公司对外的设备调拨和转移一般实行有偿价调拨方式， 设备主管部门根据设备的使用年限、折余价值、新旧程度按质论价，原则上调出设备的价值不得低于设备的折余价值， 对外处理设备必须由主管部门提出处理价值，报总经理签字方可处理，办理有关财务手续。 　　5.3 未经主管部门同意，各使用部门无权办理设备转移及处理，一经发现，将追究部门及经办人的责任。

固定资产的报废与封存
6.1 公司的固定资产报废处理时，须使用部门提出申请，填写设备报废单一式三份由财务部门将其净损失上报总经理批复后，办理报废相关手续。 　　6.2 凡符合下列条件可申请报废： 　　6.2.1 超过使用年限，主要结构陈旧，精度低劣生产率低，耗能高，而且不能改造利用的。 　　6.2.2 不能动迁的设备，因工房改造或工艺布置改变必须拆除的。 　　6.2.3 腐蚀严重无法修复或继续使用要发生危险的。 　　6.2.4 绝缘老化，磁路失效，性能低劣无修复价值的。 　　6.2.5 因事故或其他自然灾害，使设备遭受损坏无修复价值的。 　　6.3 凡经批准报废的固定资产不能继续在生产线上使用，主管部门与使用部门要及时作价处理。 处理后的固定资产由主管部门和使用部门一起办理固定资产的注销手续， 对外处理报废固定资产时由主管部门提出处理意见，总经理批准，变价收入上交财务部。 　　6.4 凡停用三个月以上的固定资产由使用部门封存、保管。 　　6.5闲置设备和封存设备启封后，由使用部门填写启封单，主管部门同意后，方可使用。

如何进行档案管理？

企业档案如何管理，可以通过以下几点来结合实际档案管理中，所出现的问题进行调整
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

怎么做好企业档案管理

导语：档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

第一，领导重视是根本

目前，我们企业档案机构的发展水平普遍偏低，这与领导对档案工作重视不够有很大的关系。档案是一种历史文化遗产，是一种无形资产，它不能直接产生经济效益和社会效益，因此，领导常常忽略了企业档案的建设，认为只要将文件收好不丢失，保证用的时候能够查到就行，殊不知这种想法是有失偏见的。

首先，企业领导要对档案室中档案的价值有清楚的认识，知道这些档案在企业工作中发挥的作用，比如：工作中的参考、备查、凭证等诸多文件资料与对企业发展的实质性影响。

其次，企业领导要加大对档案室的投入，对档案室的库房建设、设备完善、人才引进都要给予政策倾斜和财力保障。再次，企业领导应充分认识到档案的服务性。将档案的合理利用与档案的安全保密有机结合，使档案建设向良性循环迈进。

第二，硬件设施是基础

企业档案对硬件设施的投入相对较少，甚至档案室与图书室达不到二分开的标准，一些档案整理的不规范，缺少必要的装具，档案信息化建设更是无从谈起。由此可见，完善的硬件设施管理是企业档案服务职能提升的基础，是做好档案对生产一线服务的保障，档案室只有规范硬件措施的配置规模、装具数量、计算机配套设置等基本内容，其服务才能顺利的实现，只有最基本的硬件设施得到保证，企业档案才有一个良好的生存环境，才能通过更为优质的工作为企业利用者提供服务。

第三，完善管理是源泉

在新的形势下，企业档案要不断开拓进取，紧紧跟上企业发展的步伐，突出重点，做到行业中工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里，切实为生产一线服务。档案室建设主要表现在两个方面：一是加大对本企业现有档案的收集力度，扩大收集范围，拓宽收集渠道，充分做好档案的收集整理归档工作。

此项工作是档案工作的重要组成部分，是为企业服务的前提和基础。在工作中，要学会抓重点，注意收集和保管专业的、学术的与企业工作密切相关的资料。二是加大现有档案成果的转化。档案中蕴藏着大量的有价值的信息，如何对档案室的'档案资源进行整合，使死信息转化为活成果，向利用者提供满意的信息服务，也是完善建设的关键所在。

第四，开发利用是关键

收集来的材料往往是零散的、无序的，不利于档案的开发和利用，档案工作就要从广泛的信息中选出有保存价值的信息，依据一定的原则方法，进行了科学的分类、系统的组合排列，以保持文件的历史联系和形成规律，使其有序化，成为有价值信息，经过鉴定，用科学的方法加以妥善保管，为档案信息的开发和利用提供可靠的保证。档案信息资源要通过利用才能实现其自身的价值。信息资源在利用同时，我们必须注意保持档案资源的完整与安全，避免流失。

因此，要建立健全档案管理制度，如档案员岗位责任制、档案借阅制度、利用保管制度、档案销毁制度、档案保密制度等来加强档案管理。同时制订科学的检索体系，可以加快档案的查找速度和准确度，为企业利用提供快速、准确的服务。我们要下工夫编制完备适用、配套的检索工具，为档案的开发利用提供必要的条件。

第五，高新技术是支撑

企业单位档案机构管理大多采用手工操作方式，存在着查询效率低、查询频繁、劳动强度大、纸质档案存放占用空间大、管理困难等问题。如今，随着科学技术的发展，计算机的普及深入到各个单位，根据查阅档案的管理制度，在计算机上实现一个查阅流程环节，根据流程最终实现查阅目的。使用计算机进行管理，可以避免手工检索的繁琐，并根据查档者的权限提供相应的档案，同时也防止失泄密的发生。这样不仅方便内部查询，也更好的提高了办公效率。

第六，服务观念是宗旨

档案人员服务意识的淡薄严重影响了档案资料信息的综合利用，阻碍了社会、经济、文化价值及开发人力资源价值的充分实现。长期以来企业单位档案重保密、轻利用现象严重，未能处理好保密与利用的关系，档案室成为纯粹的保密室。

在相当程度上影响了档案信息的利用。作为档案人员要想做好服务，首先应该让人们了解档案室的库藏情况，这是开发利用档案信息资源的首要前提。由于档案工作人员对自身形成的档案比较了解，在工作中遇到问题很自然地都会想到借助于档案来解决;

其次是主动服务，即工作者在熟悉库藏档案、掌握档案利用工作规律的基础上，预测各类用户的利用趋势，主动提供档案服务;最后树立超前服务意识，多渠道、多形式地开发档案信息，将封闭式服务变为开放式服务，将档案编研与系统提供结合起来，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力将档案工作的成果与企业信息化建设结合起来。依托现代信息技术的发展和现有平台，最大限度地满足以及利用者对档案信息的需求。

第七，人员素质是保障

有些人认为档案工作是一项实践性很强的工作，只需要在实际工作中摸索、掌握其原则和方法就行，很少有人专门注意对档案工作的管理知识进行系统的学习与以应用。事实上档案工作的实践性固然很强，但档案工作的专业性更强，它要求档案人员必须具备一定的专业素质，包括履行专业职责的能力、学历和资历等。

随着信息技术的推进，在档案网络化建设过程中，档案人员不仅是信息库的建造者和维护者，更应该是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带。要达到这一目标，必须尽快培养一批既精通档案管理业务，又熟知计算机管理的软硬件、网络、安全防范等技术的复合型人才，使其能够参与档案信息化建设的全过程，能够了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题，为信息化进程储备好高素质的人才。

怎么样才能实现有效的资产管理？

有效做好企业固定资产管理工作的措施
1.提高管理意识，明确职责分工，协调不同部门共同参与；另一方面，加强对固定资产的使用管理，定期保养、大修，延长使用寿命，克服过去分散管理时只知使用，不知保养的弊端，确保资产的安全运行，保证机械的完好率，提高经济效益和社会效益。
2 .建立、完善固定资产管理制度体系，从固定资产申请、招标、采购到资产的验收、保管、使用、维修、处置等各个环节都予以明确责任，对固定资产的增减、管理、效益等方面加以监督和考核。实物保管根据“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，明确责任领导人和责任人，完善管理制度，对违反管理制度，给固定资产造成严重损失的，应追究责任，承担经济处罚。
3. 建立固定资产定盘点制度，定期开展资产核查、盘点工作，及时核对实物资产与资产管理台账、实物资产与财务管理台账、财务管理台账与使我资产管理台账之间是否相符，及时发现问题，堵塞管理中的漏洞，做到账实相符、账账相符。
4. 实行固定资产“身份证”管理，做到一物一卡，完成固定资产初始录入。固定资产卡片录入后，必须经相关资产管理部门审核后才可以记账，未经审核签字的卡片不能记入固定资产账中。建立固定资产管理电子台账，对固定资产实行分级管理，实现管理的现代化、信息化。
拓展资料：
企业资产管理 (EAM) 是软件、系统和服务的组合，用于维护和控制运营资产及设备。
其目的是优化资产在整个生命周期的质量和利用率，提高生产正常运行时间并降低运营成本。
企业资产管理涉及工作管理，资产维护、规划和调度，供应链管理以及环境、健康和安全 (EHS) 举措。
与其他企业信息化系统不同的是，企业资产管理是以资产、设备台帐为基础，以工作单的提交、审批、执行为主线，按照缺陷处理、计划检修、预防性维修、预测性维修几种可能模式，以提高维修效率、降低总体维护成本为目标，将采购管理、库存管理、人力资源管理集成在一个数据充分共享的信息系统中。 企业资产管理是个集成系统。虽然可以分为多个模块，但模块之间是密切相关的。设备、维修、库存、采购、分析等一环套一环，有关信息"一处录入、多处共享"，保证了资产信息的及时性和准确性。