物业档案怎么整理

不知道你们是用手工还是电脑.但是一般公司都有实在的资料的.
简单地说吧:
1\将业主的资料按幢\单元的顺序整理,用文件袋装好,并在文件袋上注明里面有的内容(注意要编号)
2\公司外来文件的整理,同上
3\公司内部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作记录的整理,(如巡逻记录\外来人员登记记录等等)同上.

如何做好物业管理档案

物业管理企业的档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。物业管理是新兴行业,这就要求物业管理企业的档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、体制、管理的创新。
一、做好档案管理工作，为物业管理企业提高水平助力
　　1、档案是保护企业合法权益的法律凭证：
　　企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维护企业生存和发展的生命线和保护神，企业档案工作做的好坏，直接关系到企业的合法权益。企业在生产经营的过程中，其组织机构、经营管理人员、经营范围不断变化，有的物业管理企业已发展成了跨行业、跨地区的多种成份的经济组织，企业之间在生产、经营过程中经济活动呈现多元化和复杂化并不断产生债权、债务，如何保护好企业的即得利益和合法权益，解决好债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷等问题，企业档案这一原始凭证就显得尤为重要了。
　　2、档案是企业再发展的重要信息资源：
　　企业档案作为企业知识
……（新文秘网省略775字，正式会员可完整阅读）……
经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。
　　5、档案可以提升企业信用水平：
　　诚信是中华民族的传统美德，也是规范社会主义市场经济可持续发展的必要条件，社会诚信越来越被社会所重视。诚信有经济效益，讲诚信就能可持续发展已成为全社会的共识。随着诚信社会的建立，信用档案显得越来越重要，信用档案主要是企业为了自身的生存和发展，专门建立保存的各种信用记录。信用档案是企业信用状况的积累，信用好，经营状况就好，经济效益就好。建立信用档案，即可以扩大、提升企业的信用，有利于推动社会信用档案的建设，也是整顿规范市场经济秩序的根本之策。企业信誉是企业的无形资产，是企业基础性的资源，市场经济是信用经济，企业信誉和企业密切相关，是企业经济发展的一种无形的推动力。企业信用档案是企业档案中的重要组成部分。
　　二、加强公司档案管理的措施
　　加强档案管理、实现档案管理的达标升级正处于必然。结合公司实际，我以为加强档案管理应从以下四个方面入手：
　　1、加强档案室硬件建设。从物业企业长远目标考虑，宜建立馆藏面积达150m2以上、具有一定承压能力的专业化档案室，配备专业性强、自动化程度高的手摇式档案柜组。从短期目标考虑，应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开，清除非档案物品，做到档案室专用；购买必要的书柜书架，专存图书，实行档案、图书一体化管理；购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便；还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。
　　2、建立合理的档案管理模式。根据物业公司目前工种多、服务时间长、项目多的实际，要建立“统一管理、分级负责”的管理模式，实行集中式管理和网点式管理相结合。总部对总部各部门档案集中管理，总部各部门所存档案定期向档案室移交，未移交前，档案柜统一存放档案室，由各部门掌管档案柜钥匙，并将档案柜内资料列出清单报档案室汇总备查，档案室钥匙只保留在档案员一人手中。总公司对各项目档案实行指导和监督。
　　3、明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。
　　4、不断丰富档案内容。在规范行政档案、人事档案、财务档案的基础上，要不断丰富新的档案内容，逐步建立起经营客户档案、科研技术档案、知识产权档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源，使档案工作范围不断拓宽。
　　三、积极做好物管档案的利用服务工作
　　档案为用户所用是档案工作的最终目的。随着社会的进步，房地产事业的发展，物业管理企业档案发挥着越来越重要的作用。为企业评定资质、资质升级、保护企业的知识产权和商业秘密、提高企业的经营效益、服务水平、甚至在物管企业推出项目时，物管档案都能提供第一手资料。因此，物管档案中的每一份材料、每一张表格、每一份凭证、甚至于每一个具体日期，都可能关系到员工或业主的切身利益。如果由于工作失误或粗心大意很可能给某位业主造成一定的损失。如入住日期的填写必须字迹清楚，涉及到房屋保修时效问题。以前发生过业主填写不全、字迹不清致使发生不必要的维修责任纠纷。所以要求档案管理人员必须作到一丝不苟、认真负责。

物业管理师管理务实要点：档案的收集与整理

（一）物业承接查验期档案的收集与整理

1、物业承接查验期物业管理档案收集的特点

（1）收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行；

（2）档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业服务企业的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。

2、物业承接查验期物业管理档案收集的范围

物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。

物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。

【题例】

1、物业承接查验期档案收集的索取对象较单一，主要是：（B）

A、施工单位 B、建设单位

C、监理单位 D、业主或物业使用人

2、物业承接查验期整理的档案是（）档案，这类档案比较重要，一般须长期存放。（C）

A、物业重点资料 B、物业服务企业信息资料 C、物业基础资料 D、客户资料

（二）物业入住期档案资料的收集与整理

1、物业入住期物业管理档案收集的特点

物业入住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主（或物业使用人），即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。

（1）本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象——业主、物业使用人；

（2）本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料等。

2、物业入住期物业管理档案收集的方式和程序

在组织接待业主、物业使用人入住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：

（1）设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理；

（2）专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。

权属资料一般包括：房屋产权证、购房合同复印件等。 个人资料一般包括：身份证和户口本复印件、联系方式等。

上述资料均应核对原件，并以核对原件后的复印件作为档案资料保存。档案资料收集后，应及时整理并归档。

（三）日常物业管理期档案的'收集与整理

1、收集范围

日常物业管理期档案主要包括：物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业服务企业行政管理档案。

（1）物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。

（2）物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设备设施维修维护记录档案。

（3）物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。

2、收集时间

有关的文件一旦实施完毕，应及时收集。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。具体的移交规定，企业可根据自身情况来决定，但除一些需跨年执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过1年时间。手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。

3、收集后的整理工作

在日常业务处理工作中，由行政部门或业务部门对于需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。在每个条款下积累起来的文件，为立卷归档打下了初步的基础。当一年工作终了，必须在平时归档的基础上，进一步系统整理与编目。整理工作根据企业情况的不同，可由业务部门在档案移交前完成，也可移交后由档案室统一完成。

已立卷的案卷，应对卷内文件进行调整。查看卷内文件是否已齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件等，并对卷内文件进行必要的调整。

浅谈物业档案管理论文

物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分,在物业管理企业复杂的经济服务活动中具有十分重要的作用。下面是我为大家整理的物业档案管理论文，供大家参考。

摘 要：“物业档案管理研究”是北京联合大学应用文理学院与北京金隅集团有限责任公司(以下简称“金隅集团”)的合作项目。以规范物业档案管理为重点，通过对金隅集团等企业物业档案管理状况的深入调查，掌握目前物业档案管理现状、 经验 与存在的问题，结合提高物业管理水平的要求，提出了一整套物业档案管理 方法 ，系统地阐述加强物业档案管理的必要性与方法。

关键词：物业管理 物业档案 规范化管理

一、规范物业档案管理的必要性

物业档案是物业企业从事物业管理活动时形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的各种历史记录。物业档案管理是在物业管理过程中适时地做好物业文件与档案的形成、收集、整理、归档、提供利用工作，促进物业服务水平与效率的提高。

物业档案管理是物业企业的基础工作之一。物业企业综合管理水平对物业档案管理有制约性，而规范物业档案管理对提高物业管理整体水平有不可忽视的重要作用。二者相辅相成。

二、物业档案的构成

物业档案的基本构成如下：

1.物业清册：反映所有物业单元、公用区域状况及权属状况。包括房屋数量、户数、面积、结构、完好情况、产权归属、使用性质等;

2.物业租售档案：包括租售合同、物业权属证明、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、公证书等。

3.业主及住户档案：反映各单元业主及住户的情况。包括户主类型、姓名、年龄、职业、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。

4.物业保养维修档案：包括保养计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、材料单。

5.物业服务档案：物业部门在开展公共服务和专门服务中形成的档案。包括：绿化、环卫、保安、车辆管理、代理出租等产生的档案。

6.物业收费台帐(册)：是物业中各单元业主及住户缴费情况一览档案。

7.物业经营档案：物业企业在开展经营和物业延伸服务时形成的档案。

在上述档案中，物业专门档案是物业管理行业独有，是物业档案规范化管理的主攻方向，可以为提高物业管理水平，改善服务质量提供保障，必须尤其重视。

三、物业档案规范化管理的

基本要求和实施方法

我们通过调研发现，当前物业档案管理中存在的问题有：

首先，缺少统一管理制度和标准，基础工作不规范(分类不统一，案卷形态不统一，保管期限不明确)，操作上随意性较强。即便同一物业集团内部的各下属公司也如是。

其次，多数物业企业的档案没有集中统一管理，而是按内部机构的划分将档案分开存放，使档案的完整性和安全性得不到保证。比如：有的物业公司将售房档案放在上级公司，基建档案和行政档案放在本公司办公室，业主档案和维修档案放在房管部，财务档案则由财务部单独管理。

第三，物业公司与业主之间信息不对称，缺少档案信息公示，是造成管理者与业主(客户)矛盾的主要原因之一。

第四，对兼职档案管理员缺少档案专业培训，没有掌握档案管理基本技能，影响物业档案管理水平。

通过深入细致的研究，依据档案管理理论与操作规范，结合物业管理特点，金隅集团制订了《物业企业档案管理暂行办法》，其主要思路和实施控制要点如下：

1.要规范物业档案管理，首先要建立物业档案管理制度和规范，并明确物业档案管理人员职责。

“制定一套规范，明确一个管理责任者”，并且做到制度配套，操作性强，责任者明确，这是物业档案管理规范化的第一要点。

档案管理制度是物业管理制度体系的组成部分。建立物业档案管理制度，首先是为了完善物业管理的监督机制，发挥物业档案对提升物业管理水平的促进作用;其次是为了以制度的形式来明确物业档案管理责任，约束和规范档案管理行为，提高物业档案管理水平。

物业档案制度和规范建设包括：物业档案管理的业务范围、物业档案分类标准、物业档案归档制度、物业档案整理方法、物业档案保管制度、物业档案开放利用制度、物业档案管理人员的职责规范等。

在金隅集团下属物业企业中，100%都有物业档案管理制度，并有专(兼)职档案管理人员。同时，通过专门的指导和培训，提高档案人员的素质，规范档案工作，从而促进物业档案管理工作。

2.做好物业文件的形成和归档，既是物业档案管理的起点，也是重要的物业基础工作。

物业档案的规范化要从基础工作抓起：按规范形成物业文件、物业文件的归档、物业文件的整理与保管、物业档案的开放与提供利用、档案信息分析与研究等。考虑到当前物业档案管理的实际状况，我们特别强调物业文件的形成与归档两个环节。

①让每一个物业管理与服务人员有意识地、按规范形成文件，并注意积累

要提高物业管理与服务质量，就要求每个业务人员在从事各项工作时，必须遵循业务流程，有意识、规范地形成文件，以此作为工作依据和绩效凭证。

对“文件形成”的控制有两个方面：一是在物业管理制度中，明确每个物业管理环节形成的文件;二是明确每份物业文件的内容和质量(文件上要填写哪些内容，怎样填写)。只有满足这两个要求，才能称之为规范的物业文件。

②严格执行文件归档制度

要将文件归档作为业务流程的重要一环，要求物业管理与服务人员自觉执行，将归档作为每项物业管理与服务业务的收尾。要真正落实这一思路，需要物业制度中有配套的规范，包括每一项服务工作完成后要逐项或定期的验收、检查、绩效评估，同时也检查应该形成的文件质量。

3.突出行业特点，将管理重心放在物业管理专门档案上;完善一户一档的管理形态。

物业企业的档案中往往行政档案、基建档案等管理的比较好，但物业专门档案大多比较松散，随意性强，案卷形态多种多样。

物业专门档案是物业管理行业独有的，实际上，在物业投入使用后，这类档案的重要性将远远超过其他档案，其数量也会逐年增加，理所当然应该作为管理重点。

“一户一档”的管理形态，主要针对物业专门档案中的以户为对象的部分。虽然90%企业有了一户一档的管理，但不同的企业在一户一档的管理中采用的方式并不一样。有的是把每一户的业主档案作为一卷，有的是把整个一栋楼所有的业主档案作为一卷，再将每一户的业主档案作为子卷。

实行一户一档管理，不仅便于对“户”的针对性管理，而且还有利于为业主提供个性化服务，促进物业公司的管理质量与服务品位提升，是体现物业行业特色、保护业主和物业管理企业合法权益的好方式。在法律允许的范围内，还应尽量丰富一户一档的内容，包括收集业主、住户的 爱好 、习惯、联系方式等个人信息资料。

4.以物业管理前期介入为契机，打好物业档案基础，将动态管理落到实处。

在业主委员会与物业公司签订正式委托管理之前，物业公司是由发展商临时与物业管理公司签订 委托合同 ，履行该物业的管理职责。这种委托通常是在物业正式投入使用前，这就是物业管理的前期介入。它可以更好地把握物业设计和施工环节，加强对物业的全面了解，方便日后的物业管理。

档案管理人员在物业前期介入的过程中主要是做好基建审批与验收档案、竣工档案的质量监督和收集。各物业管理企业与房地产开发企业及时协调，提高档案人员的参与度，切实负起检查、监督和指导的责任。

在物业企业接手物业后，档案工作的另一个要点是做好动态管理。因为物业的情况不是一成不变，所以物业档案具有很强的动态性。业主可能因物业的买卖、交换、继承而变更，且物业本身也需要不断进行保养、维修，这都要求相应的物业档案及时随之改变，保持与实际相符。物业公司在管理过程中应采取定期检查、日常维护、跟踪项目等方式来保证动态信息填补及时、无遗漏，保持档案的现实有效性。档案人员及时收集变更的物业文件。

此外，物业企业还通过宣传物业档案对业主的开放性，方便业主对档案的利用，主动公示重要的公共性档案信息;充分利用物业档案信息，迎合住户的服务需求，因地制宜开展物业延伸服务。

总之，物业档案管理贯穿在物业管理的全过程中，提高物业档案管理的水平是为了促进物业管理整体水平的提升。物业企业要真正认识到这一点，并为物业档案工作提供精神上和物质上的支持，对物业管理整体水平再上新台阶将大有裨益。

摘要：随着物业管理在我国的不断发展，物业档案管理的重要性也日益体现。 文章 从物业档案管理的特点，现状及提升建议三个方面阐述加强物业档案管理的意义。

关键词：物业档案管理　物业管理　加强

中图分类号：G271　文献标识码：A

文章编号：1004-4914(2011)09-263-02

物业档案是随着物业管理的出现而产生的，物业管理自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅20多年。在这短的时间里，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁;装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好。甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管理工作要能规范有序地开展。加强物业档案管理尤为重要。

一、物业档案管理的特点

1.动态性。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护;业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更;住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。

2.完整性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等;另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以―个物业单位为对象组成案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，从而需要物业档案管理完整规范。

3.相关性。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。

4.灵活性。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比。具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密。这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵活多变，既不能只存不用，也不能无限公开。

二、物业档案管理中存在的问题

1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导认为物业档案管理工作是“安置型”工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传。长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识不强。物业档案利用率低。重“藏”轻“用”。

2.物业档案管理人员素质有待提高。目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上自身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不安心，对本职工作缺乏热情;物业档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。

3.物业档案收集资料欠齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工作人员对物业档案收集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等;另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致收集资料不齐。

4.物业档案管理制度不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是档案综合管理力度不够;三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

三、提升物业档案管理水平的建议

1.领导重视，增强全员档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。

2.全面提高物业档案管理人员素质。物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立 爱岗敬业 精神，认真遵守“忠于职守，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本。无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要不断强化依法治

档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指导;积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员相互交流工作方法和经验，不断学习，不断提高。

3.收齐资料，做好整理。(1)要做到档案资料逻辑上的辩学性。档案收集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因此，收集、立卷、归档、整理、著录时一定要遵循规范。做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目标的实现、“各以查考性”和物业企业发展战略的确定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。收集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理过程中重点是要根据内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。在整理过程中，可以将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。

4.完善 规章制度 ，依法管档。(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格按照规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追究有关人员的责任;二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵入后中毒，什么档案都没有了，平刚要做一系列的防范工作。

5.大力提高物业档案管理现代化水平。随着信息技术的发展，物业管理手段也越来越先进。当前，不少物业企业在日常工作中已实施“无纸化办公”模式，即通过系统软件开展工作。通过信息技术在物业档案管理中的运用，可以系统地完成文件材料的起草、修改、删减、检索、打印、汇集等工作，使文件的形成、运行等各个环节与办公有机地衔接起来;利用信息技术整理档案，既可以降低人为因素在文件归档中的影响，又可以发挥计算机的优势，减少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。

物业公司物业档案管理办法和行政档案管理办法

一、物业管理公司档案管理规定：

1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司管理保密规定：

1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三．物业管理公司档案资料：

1、物业管理公司验收档案：

1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；

2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；

3）机电设备保养合约；

4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；

5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；

6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；

2、物业管理公司二次装修档案：

1）用户单元二次装修图则及审批手续；

2）二次装修期间管理处监督检查资料；

3、业户资料：

1）入伙情况记录；

2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

4、物业管理公司管理文本汇编：

1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；

2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；

3）物业管理公司各项管理分包合约；

5、物业管理公司设备维修保养类：

1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；

2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；

3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；

4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；

6、物业管理公司设施设备检测类：

1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；

2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；

3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；

4）避雷系统要有定期检测报告；

5）应有定期沉降检测报告；

6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；

7）其它设施设备检测记录资料；

7、物业管理公司物业管理处运作类：

1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；

2）物业管理公司管理费收缴情况

3）物业管理公司管理费财务报告

4）物业管理公司物业管理处运作报告；

物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议）

*物业管理公司物业管理处值班记录

*保安值班记录

*设备值班与巡检记录

*管理工作计划与报告

*工程设备管理计划与报告

*物业管理公司物业管理处往来信函

*用户报修与投诉处理记录

*承包商维修或保养工作情况记录

……

详细请参考物业管理网

物业公司档案管理的步骤

这个你有需要步骤么?
档案管理，首先是不管是谁交过来的档案，其本人必须登记留册..

其次，你作为档案管理员，必须将各类资料分类划册，存入档案库..必须做到，公司需要某份资料时候，你进入档案室，三分钟内拿到资料关门上锁...

最后，给个建议，向公司申请专业的档案柜，否则，档案管理就是在熬粥...